ІНФОРМАЦІЯ за 2020 рік відділу кадрової роботи та нагород про стан діловодства
1. Підготовка розпорядчих документів.
За 2020 рік відділом кадрової роботи та нагород розглянуто та внесено в електронну систему документообігу 4769 заяви щодо прийому на роботу, переведення, звільнення працівників, надання їм відпусток та матеріальних допомог та підготовлено 3463 розпоряджень міського голови з кадрових питань, зокрема:
Структура розпоряджень міського голови з основної діяльності
Структура розпоряджень міського голови про прийняття, переведення, сумісництво, звільнення, атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, щорічну оцінку, заохочення (нагородження, преміювання), нарахування матеріальної допомоги, надання відпусток щодо догляду за дитиною, за власний рахунок
Структура розпоряджень міського голови про щорічні оплачувані відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням, короткострокові відрядження в межах України та за кордон
Структура розпоряджень міського голови з адміністративних питань
Відповідно до номенклатури справ відділу кадрової роботи та нагород в розділі нормативно-правові (організаційно-розпорядчі) документи в системі АСКОД з січня по грудень 2020 року зареєстровано:
- 395 щорічних оцінок працівників виконавчих органів місцевого самоврядування;
- 3 контракти з керівниками підприємств, установ та організацій, що перебувають у комунальній власності;
- 4 строкових трудових договори.
Відділом кадрової роботи та нагород підготовлено 2 рішення виконавчого комітету Луцької міської ради та 17 рішень Луцької міської ради.
2. Розгляд кореспонденції.
Через систему АСКОД у відділ кадрової роботи та нагород надійшло та надано відповіді на 23 звернення громадян, 79 публічних запитів та на 1 депутатське звернення, підготовлено 177 листів вихідної кореспонденції та 584 листи вихідної внутрішньої кореспонденції відділу, а також надійшло 2622 вхідних листа. З них:
За результатами розгляду підготовлено 761 розпорядження міського голови з кадрових питань.
3. Робота та архівними документами з кадрових питань
Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях (наказ №1000/5 Міністерства юстиції України від 18.06.2015) та Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій із зазначенням строків зберігання документів (наказ №578/5 Міністерства юстиції України від 12.04.2012) та Інструкції з діловодства (розпорядження міського голови від 02.01.2019 № 1) на належному рівні забезпечено архівування документів.
Протягом 2020 року зброшуровано 14 томів розпоряджень міського голови з кадрових питань за 2019 рік.
У IV кварталі 2020 року разом з архівістами Обласного комунального підприємства з архівної справи проведено науково-технічне опрацювання документів з кадрових питань, а саме: 37 особових справ звільнених у 2017 році працівників виконавчих органів міської ради та 4 особових справи керівників підприємств, організацій (установ, закладів), що є у міській комунальній власності. А також упорядковані розпорядження міського голови з кадрових питань за 2017 рік, протоколи засідання конкурсної комісії по організації і проведенню конкурсу при прийнятті осіб на роботу у виконавчі органи Луцької міської ради та екзаменаційні відомості до них.
Станом на 31.12.2020 у відділі кадрової роботи та нагород зберігається 1291 архівна особова справа.
4. Інформаційно-довідкова робота
Протягом 2020 року велась робота щодо спрощення механізмів обміну інформацією між системою електронного документообігу “АСКОД” та офіційним сайтом Луцької міської ради, а саме висвітленням документів з кадрових питань. На початку року разом з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій Луцької міської ради запроваджено автоматичну публікацію розпоряджень міського голови з кадрових питань на офіційному сайті міської ради.
Відділ кадрової роботи та нагород працює над вдосконаленням та підвищенням ефективності роботи з документами, а саме проаналізовано та внесено зміни в номенклатуру справ на 2021 рік, всі документи з кадрових питань мають готуватись в електронному вигляді в системі електронного документообігу “АСКОД” .
Разом з загальним відділом Луцької міської ради в грудні 2020 року було проведене навчання для діловодів Жидичинської, Заборольської, Княгининівської об’єднаних територіальних громад та Іванчицівської територіальної громади щодо роботи в системі електронного документообігу “АСКОД”.