Про роботу організаційного відділу у 2019 році
Протягом 2019 року діловодство у відділі склало:
- документообіг: 449 документів вхідної кореспонденції та 66 - вихідної;
- організовано 20 оперативних нарад;
- проведено 9 аудитів у виконавчих органах Луцької міської ради (вибірково);
- підготовлено проектів розпоряджень міського голови - 13;
- підготовлено проектів рішень виконавчого комітету - 5.
1. Організація оперативних нарад
У 2019 році проведено 20 оперативних нарад, за результатами яких складено відповідні протоколи. Серед доручень секретаря міської ради, заступників міського голови, даних на оперативних нарадах, є такі, що потребують щоденного або щомісячного виконання, тому перебувають на постійному контролі. За результатами контролю за виконанням доручень, встановлених на оперативних нарадах, щокварталу організаційний відділ подавав секретарю міської ради, заступникам міського голови статистичний та аналітичний звіти про виконання протокольних доручень :
за І кв. - лист від 02.04.2019 №7-13/15;
за ІІ кв. - лист від 19.07.2019 №7-13/40;
за ІІІ кв. - лист від 28.10.2019№7-13/58;
за ІV кв. - лист від 21.01.2020 №7-13/4.
Працівниками відділу підготовлено порядки денні, забезпечено реєстрацію учасників.
2
2. Планування роботи виконавчого комітету
У 2019 році відділом підготовлено 5 планів роботи виконавчого комітету:
- Рішення виконавчого комітету від 20.03.2019 №195-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІ квартал 2018 року”;
- Рішення виконавчого комітету від 19.06.2019 №386-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІІ квартал 2018 року”;
- Рішення виконавчого комітету від 18.09.2019 №574-1“Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІV квартал 2018 року”;
- Рішення виконавчого комітету від 18.12.2019 №832-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на 2019 рік”;
- Рішення виконавчого комітету від 18.12.2019 №833-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на І квартал 2019 року”.
3. Організація контролю
Протягом 2019 року у загальний відділ міської ради надійшло: розпоряджень голови облдержадміністрації - 152, з них - 52 з встановленими завданнями та термінами виконання. Доручень голови, заступників голови облдержадміністрації надійшло - 31. Листів голови облдержадміністрації - 1124. Крім цього, рішень обласної ради надійшло 25, а листів голови обласної ради зареєстровано 106. Протягом звітного періоду проведено 5 відеоселекторні наради під головуванням голови Волинської обласної держадміністрації та його заступників, на якій взяли участь міський голова, секретар міської ради, перший заступник та заступники міського голови, керівники виконавчих органів.
Станом на 23 січня 2020 року не виконаних виконавчими органами міської ради розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації немає. Щомісячно сектор контролю облдержадміністрації здійснює аналіз стану виконавської дисципліни, за їх результатами виконавчий комітет міської ради жодного разу не порушив термінів інформування.
Питання про стан виконавської дисципліни на засіданнях виконавчого комітету в минулому році розглянуто двічі та ухвалено рішення: від 20.02.2019 № 117-1, від 22.08.2019 №512-1.
4. Розвиток системи управління якістю
У травні минулого року у 9-ти виконавчих органах міської ради (вибірково) було проведено зовнішній наглядовий аудит.
Перевірки, в першу чергу, відбулись у тих підрозділах, які надають адміністративні послуги населенню. Зокрема: у департаменті “Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку”, департаменті сім’ї, молоді та спорту, управлінні з питань праці, управлінні охорони здоров’я, управлінні транспорту та зв’язку, а також у відділі кадрової роботи та нагород, архівному відділі, відділі секретаріату та загальному відділі.
3
Під час аудиту вивчено планування роботи виконавчих органів, встановлення цілей якості та їх досягнення, управління ризиками та моніторинг і аналіз діяльності. Проаналізовано дотримання працівниками Регламенту роботи та Інструкції з діловодства. За результатом аудиту ТзОВ “Глобал Сертифік” підготовлений відповідний звіт і направлений у виконавчий комітет Луцької міської ради.
5. Заходи
31 травня 2019 року у Волинському академічному обласному українському музично-драматичному театрі імені Т.Г. Шевченка відбувся Другий Молитовний сніданок Волині. Захід пройшов на найвищому рівні, про що свідчать численні відгуки гостей і учасників Молитовного сніданку.
6-7 липня 2019 року відділом у співпраці з іншими виконавчими органами організовано та проведено Командний чемпіонат Європи з легкоатлетичних багатоборств (Суперліга) — 2019 у місті Луцьку, який відбувся на стадіоні Авангард.
У вересні 2019 року організовано урочисту Академію до Дня міста (розпорядження міського голови від 09.08.2019 №319 “Про підготовку та відзначення у вересні 2019 року Дня міста”), а саме розроблено сценарій події, поліграфічну продукцію, організацію перебування вітчизняних делегацій у місті протягом цього періоду. Організовано 2 розширені наради, підготовлено 3 сценарії, організовано прийом офіційних делегацій. Проведено підготовчу роботу щодо організації заходів з нагоди Дня міста.
6. Щотижневе планування
Відділом проводиться щотижневе планування роботи Луцької міської ради, виконавчого комітету та виконавчих органів. Загалом за 2019 рік було складено 52 плани, також здійснюється постійний контроль за змінами і внесенням додаткових заходів протягом тижня у системі електронного документообігу El-Doc та АСКОД у розділі “Календар”. Вчасно інформуються заступники міського голови та секретар міської ради, виконувач повноважень щодо їх участі у заходах та подаються відповідні матеріали.
7. Телефонний довідник
У березні 2019 року у зв’язку із зміною структури виконавчих органів відділом було поновлено телефонний довідник працівників виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, членів виконавчого комітету, керівників територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади, окремих комунальних підприємств, установ та організацій. У довідник, який знаходиться у єдиній мережі “Загальна папка” протягом року систематично вносились зміни. Наразі йде підготовка до друку оновленої редакції довідника.
4
8. Інші заходи:
- Працівниками відділу протягом року підготовлено 22 вітальні адреси та листи, 10 відряджень заступників міського голови, керівників виконавчих органів на запрошення очільників українських міст.
- Начальник відділу взяла участь у 19 засіданнях комісії з розгляду проектів соціальної реклами.
- Організовано щоквартальну підписку періодичних видань.
- Працівники відділу протягом року брали участь у всіх внутрішніх навчаннях, а також у заходах державного, обласного, місцевого значення.