Про роботу організаційного відділу у 2020 році
Протягом 2020 року діловодство у відділі склало:
- документообіг: 529 документів вхідної кореспонденції та 87 - вихідної;
- організовано 10 оперативних нарад;
- підготовлено проектів розпоряджень міського голови - 13;
- підготовлено проектів рішень виконавчого комітету - 5.
1. Організація оперативних нарад
У 2020 році проведено 10 оперативних нарад з них: 7 у режимі відеоконференції - Zoom, за результатами яких складено відповідні протоколи. Серед доручень секретаря міської ради, заступників міського голови, даних на оперативних нарадах, є такі, що потребують щоденного або щомісячного виконання, тому перебувають на постійному контролі. За результатами контролю за виконанням доручень, встановлених на оперативних нарадах, щокварталу організаційний відділ подавав секретарю міської ради, заступникам міського голови статистичний та аналітичний звіти про виконання протокольних доручень :
за І кв. - лист від 27.04.2020 №7-8/16;
за ІІ кв. - лист від 15.07.2020 №7-8/39;
за ІІІ кв. - лист від 26.10.2019№7-8/66;
за ІV кв. - протокол оперативної наради від 13.10.2020 №10 без доручень.
Працівниками відділу підготовлено порядки денні, забезпечено реєстрацію учасників (у режимі відеоконференції - Zoom).
2
2. Планування роботи виконавчого комітету
У 2020 році відділом підготовлено 5 планів роботи виконавчого комітету:
- Рішення виконавчого комітету від 18.03.2020 №194-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІ квартал 2020 року”;
- Рішення виконавчого комітету від 25.06.2020 №314-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІІ квартал 2020 року”;
- Рішення виконавчого комітету від 24.09.2020 №533-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІV квартал 2020 року”;
- Рішення виконавчого комітету від 21.12.2020 №714-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на 2021 рік”;
- Рішення виконавчого комітету від 21.12.2020 №715-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на І квартал 2021 року”.
3. Організація контролю
Протягом 2020 року у загальний відділ міської ради надійшло: розпоряджень голови облдержадміністрації - 218, з них - 163 з встановленими завданнями та термінами виконання. Доручень голови, заступників голови облдержадміністрації надійшло - 90. Листів голови облдержадміністрації - 1213. Крім цього, рішень обласної ради надійшло 18, а листів голови обласної ради зареєстровано 26. Протягом звітного періоду проведено 9 відеоселекторні наради (у режимі відеоконференції - Zoom) під головуванням голови Волинської обласної держадміністрації та його заступників, на якій взяли участь міський голова, секретар міської ради, перший заступник та заступники міського голови, керівники виконавчих органів.
Станом на 14 січня 2021 року не виконаних виконавчими органами міської ради розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації немає. Щомісячно сектор контролю облдержадміністрації здійснює аналіз стану виконавської дисципліни, за їх результатами виконавчий комітет міської ради жодного разу не порушив термінів інформування.
Головний спеціаліст відділу у листопаді 2020 року пройшла навчання за спеціальною професійною програмою підвищення кваліфікації посадових осіб органів місцевого самоврядування IV-VII категорій посад та отримала сертифікат про підвищення кваліфікації.
4.Заходи
Відповідно до доручення міського голови від 19.12.2019 №0-12/49 “Про підготовку звіту секретаря міської ради про роботу за 2019 рік” організаційним відділом було підготовлено узагальнені матеріали для звітування секретаря міської ради у лютому 2020 року.
3
Відповідно до розпорядження міського голови від 23.03.2020 № 98 з 24 березня до 31 травня 2020 року при виконавчому комітеті міської ради працював тимчасовий оперативний центр (далі - ТОЦ), що створений з метою забезпечення оперативної комунікації з населенням Луцької об’єднаної територіальної громади на час карантинного режиму, пов’язаного з поширенням коронавірусу COVID-19, організації адресної допомоги окремим категоріям громадян та з метою запобігання виникненню та поширенню коронавірусу COVID-19 у місті Луцьку та Прилуцькому старостинському окрузі. Слід зазначити, що у забезпеченні мешканців міста продуктовими наборами оперативний центр співпрацював з благодійним фондом Ігоря Палиці «Тільки разом». Відповідно до розпорядження міського голови від 23.03.2020 № 21-рг “Про затвердження складу тимчасового оперативного центру щодо забезпечення комунікації з громадянами на час карантинного режиму, пов’язаного з поширенням коронавірусу COVID-19” керівником тимчасового оперативного центру було призначено начальника організаційного відділу Олену БАРСЬКУ.
У вересні 2020 року організовано урочисту Академію до Дня міста (розпорядження міського голови від 20.08.2020 №225 “Про підготовку та відзначення у вересні 2020 року Дня міста”), а саме розроблено сценарій події, поліграфічну продукцію. Організовано 2 розширені наради, підготовлено сценарії. Проведено підготовчу роботу щодо організації заходів з нагоди Дня міста.
25 жовтня 2020 року організовано проведення місцевих виборів (розпорядження міського голови від 510-1 від 24.09.2020 “Про хід підготовки до проведення місцевих виборів 25 жовтня 2020 року”) та 15 листопада 2020 року” організовано проведення повторного голосування (розпорядження міського голови від 313 від 06.11.2020 “Про підготовку до проведення на території Луцької міської територіальної громади повторного голосування з виборів міського голови 15 листопада 2020 року”).
27 листопада 2020 року у Палаці культури міста Луцька відбулась перша сесія Луцької міської ради восьмого скликання. Урочистий захід пройшов на найвищому рівні, про що свідчать численні відгуки гостей і учасників першої сесії.
5. Щотижневе планування
Відділом проводиться щотижневе планування роботи Луцької міської ради, виконавчого комітету та виконавчих органів. Загалом за 2020 рік було складено 53 плани, також здійснюється постійний контроль за змінами і внесенням додаткових заходів протягом тижня у системі електронного документообігу АСКОД у розділі “Календар”. Вчасно інформуються міський голова, заступники міського голови та секретар міської ради, виконувач повноважень щодо їх участі у заходах та подаються відповідні матеріали.
4
6. Телефонний довідник
У лютому 2020 року у зв’язку із зміною структури виконавчих органів відділом було поновлено телефонний довідник працівників виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, членів виконавчого комітету, керівників територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади, окремих комунальних підприємств, установ та організацій. У довідник, який знаходиться у єдиній мережі “Загальна папка” протягом року систематично вносились зміни. Наразі йде підготовка до друку оновленої редакції довідника.
7. Інші заходи:
- Працівниками відділу протягом року підготовлено 13 вітальні адреси та листи, 9 відряджень заступників міського голови, керівників виконавчих органів на запрошення очільників українських міст.
- Начальник відділу взяла участь у 15 засіданнях комісії з розгляду проектів соціальної реклами.
- Організовано щоквартальну підписку періодичних видань.
- Працівники відділу протягом року брали участь у всіх внутрішніх навчаннях, а також у заходах державного, обласного, місцевого значення.