Про роботу організаційного відділу у 2023 році
Станом на 31 грудня 2023 року діловодство у відділі склало:
- документообіг: 232 документів вхідної кореспонденції та 42 - вихідної;
- організовано 5 розширених нарад у міського голови;
- підготовлено проектів розпоряджень міського голови -3;
- підготовлено проектів рішень виконавчого комітету - 4.
Відповідно до планів роботи міського голови, його заступників, міської ради, його виконавчого комітету, виконавчих органів, комунальних закладів (установ, підприємств), старостатів відділом проводиться загальне щотижневе планування роботи керівництва та виконавчих органів Луцької міської ради. Станом на 01 січня 2024 року складено 52 тижневих планів, забезпечено узгодження заходів, внесення оперативних змін та додаткових заходів у плани. Планування ведеться у системі електронного документообігу АСКОД у розділі “Календар”. Забезпечено вчасне інформування керівництва Луцької міської ради щодо їх участі у заходах, а також про будь-які зміни в плані подій - відміна заходів, перенесення тощо, та здійснено контроль за вчасним поданням керівниками виконавчих органів відповідних інформаційних матеріалів напередодні їх проведення.
У січні - лютому 2023 року відділом проведена ґрунтовна робота щодо підготовки повного звіту про роботу виконавчих органів міської ради протягом попереднього року. Спільно з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій відділом розроблено та забезпечено модерацію інтерактивної платформи на офіційному сайті міської ради, де розміщено “Звіт Луцького міського голови про роботу у 2022 році”.
Протягом звітного періоду при виконавчому комітеті міської ради продовжував працювати Луцький центральний пункт допомоги відповідно до розпорядження міського голови № 119 від 18.04.2022 (який розміщений на вул. Островського, 10 а, а згодом у зв’язку із переїздом на вул. Кафедральна, 4) що створений з метою забезпечення Збройних сил України, підрозділів територіальної оборони, внутрішньо переміщених осіб та міст України, які потребують гуманітарної допомоги, товарами першої необхідності продовольчої та непродовольчої групи. Координацію діяльності Центру покладено на організаційний відділ луцької міської ради.
За період діяльності на адресу Пункту надійшло більше 4 тисяч тонн гуманітарних вантажів (за обсягом) із 16 країн світу (Польщі, Німеччини, Італії, Литви, Латвії, Франції, Румунії, Норвегії, Австрії, Швеції, Швейцарії, Англії, Португалії, Іспанії, Чехії, Словаччини) та від населення Луцької міської і сусідніх територіальних громад. Гуманітарна допомога представлена товарами продовольчої групи (харчові продукти в натуральному або переробленому вигляді, бутильована питна вода, безалкогольні напої, біологічно активні добавки, сублімована їжа. Товарів підакцизної групи не надходило), та непродовольчої групи (засоби загальної та особистої гігієни, одяг, каремати, спальники, ліхтарики, павербанки, генератори, інструменти, військова форма, взуття, амуніція, бронежилети, розгрузки, засоби для спостереження, рації, свічки, постільна білизна, іграшки та навіть корм для домашніх тварин тощо).
На адресу Пункту та міської ради як засновника надійшло більше 3,5 тисяч звернень про надання допомоги від військових, щойно мобілізованих осіб, цивільних, вимушено переселених осіб. В тому числі, на початковому етапі війни, від військових частин, що дислокуються у Луцьку, Волинській і сусідніх областях, а також в/ч Київської, Чернігівської, Сумської, Миколаївської, Харківської та інших областей. Також частина з цих від керівників громад Київської, Сумської, Чернігівської, Донецької, Дніпропетровської, Миколаївської, Харківської, Житомирської, Черкаської, Вінницької, Кіровоградської, Полтавської, Одеської, Херсонської областей, що найбільше постраждали внаслідок бойових дій.
За звітний період Луцьким центральним пунктом допомоги видано більше 4 тисяч тонн гуманітарної допомоги на звернення. Складено 2 633 акти видачі.
Надіслано 20 тонн гуманітарної допомоги громаді міста Херсон, що найбільше постраждав внаслідок техногенної катастрофи, спричиненої підривом державою-терористом Каховської ГЕС.
Робота Пункту висвітлювалась в його на фейсбук-сторінці та на сайті Луцької міської ради. Про роботу Луцького центрального пункту допомоги створено десятки відеоматеріалів, написано статей у місцевих, регіональних та загальнонаціональних засобах масової інформації (суспільне мовлення, перший національний, ICTV, 1+1).
Відділом створено та модерується Телеграм-канал для комунікації між керівництвом міської ради, керівниками виконавчих органів, комунальних установ та організацій.
Працівники організаційного відділу успішно атестовані за результатами атестації посадових осіб місцевого самоврядування апарату виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради, проведеної у березні 2023 року.
У квітні 2023 року у зв’язку із значними змінами у структурі виконавчих органів Луцької міської ради було поновлено телефонний довідник працівників виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, членів виконавчого комітету, керівників територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади, окремих комунальних підприємств, установ та організацій.
Протягом червня-грудня 2023 року організаційним відділом у тісній співпраці з експертами Офісу Ради Європи та громадськими організаціями працювали над проєктом Статуту Луцької міської територіальної громади, (розпорядження міського голови №189 від 21.06.2023 “Про робочу групу з розробки Статуту Луцької міської територіальної громади”). Робота проходила у кілька етапів: збір пропозицій від виконавчих органів міської ради, комунальних установ, старост; аналіз і обговорення пропозицій, підготовка попередньої редакції проєкту, юридична експертиза та проведення у листопаді громадського обговорення, про що було оголошено на сайті Луцької міської ради, а на Платформі електронної демократії у розділі «Консультації з громадськістю» проєкт Статуту розміщено у публічному доступі. Окрім цього, документ було надіслано усім старостам для обговорення в округах, усім комунальним установам та керівникам місцевих представництв органів державної виконавчої влади. З урахуванням опрацьованих результатів громадського обговорення підготовлено остаточний текст документа, у якому враховані думки та пропозиції усіх учасників процесу (рішення Луцької міської ради № 189 від 21.06.2023 “Про затвердження Статуту Луцької міської громади”).
11 травня 2023 року заступник начальника відділу О.Кучинська взяла участь у семінарі «Демократія участі – невід’ємний елемент доброго демократичного врядування» у межах реалізації проєкту Ради Європи «Зміцнення стійкості демократичних процесів через громадську участь під час війни та в післявоєнний період» у місті Львів (розпорядження міського голови № 362-рв від 09.05.2023 “Про службове відрядження до м.Львова, З.Дацик, О.Кучинської ”).
29 червня 2023 року начальник відділу Олена Барська взяла участь у Конференції з демократичного врядування, організованої Міжнародним республіканським інститутом в місті Київ (розпорядження міського голови № 540-рв від 27.06.2023 “Про службове відрядження до м.Києва О.Барської”).
У вересні 2023 року організовано проведення громадського обговорення кандидатури старости Прилуцького старостинського округу Луцької міської територіальної громади (розпорядження міського голови № 282 від 01.09.2023 “Про проведення громадського обговорення кандидатури старости Прилуцького старостинського округу Луцької міської територіальної громади”).
Протягом вересня-грудня минулого року заступник начальника відділу Олена Кучинська була залучена до Робочої групи з оцінювання корупційних ризиків у діяльності Луцької міської ради (розпорядження міського голови №50/95 від 30.08.2023 “Про проведення оцінювання корупційних ризиків у діяльності Луцької міської ради”).
У жовтні минулого року начальник організаційного відділу Олена Барська та головний спеціаліст Юлія Шундурук були залучені до Складу інформаційних аудиторів, уповноважених на проведення інформаційного аудиту у виконавчих органах Луцької міської ради (розпорядження міського голови № 304 від 15.09.2023 “Про проведення інформаційного аудиту у 2023 році ”) в 6-ти виконавчих органах міської ради було проведено інформаційний аудит Перевірки відбулись у підрозділах: департаменті муніципальної варти, департаменті містобудування, земельних ресурсів та реклами, департаменті житлово-комунального господарства, департаменті фінансів, бюджету та аудиту, у відділі управління майном міської комунальної власності та у відділі охорони культурної спадщини. Під час аудиту вивчено планування роботи виконавчих органів, встановлення цілей якості та їх досягнення, управління ризиками та моніторинг і аналіз діяльності. Проаналізовано дотримання працівниками Регламенту роботи та Інструкції з діловодства. За результатом інформаційного аудиту підготовлений відповідний звіт.
Протягом 2023 року організаційним відділом організовано щоквартальну підписку періодичних видань.
Також з метою підвищення кваліфікації працівники відділу протягом 2023 року пройшли ряд програм професійного навчання у формі очних та онлайн-навчань, самонавчань.
Начальник відділу Олена БАРСЬКА
Юлія Шундурук 777 939