Звіт про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців у 2023 році
Відповідно до Закону України “Про Державний реєстр виборців” (далі — Закон) основними завданнями відділу є ведення персоніфікованого обліку виборців, складання списків виборців для проведення виборів різних рівнів, а також ведення паспортів виборчих дільниць, утворених на постійній основі.
У зв’язку із дією правового режиму воєнного стану та згідно із постановою Центральної виборчої комісії від 24 лютого 2022 року №61 “Про тимчасове припинення функціонування автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи “Державний реєстр виборців” на час дії воєнного стану” функціонування вказаної системи, а також ведення Державного реєстру виборців (далі — Реєстр) було тимчасово припинено.
14 вересня 2023 року була розпочата тестова експлуатація автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи Реєстру відповідно до постанови Центральної виборчої комісії від 14 вересня 2023 року № 60 “Про введення в тестову експлуатацію автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи “Державний реєстр виборців””. Тестова експлуатація не передбачала обробки персональних даних виборців та мала виключно технологічний характер.
За результатами виконання необхідних технологічних та організаційних заходів в рамках тестової експлуатації Реєстру виборців постановою Центральної виборчої комісії від 22 грудня 2023 року №83 “Про деякі питання часткового відновлення функціонування автоматизованої інформаційної-комунікаційної системи “Державний реєстр виборців”” частково відновлено функціонування Реєстру виборців у частині періодичної актуалізації (періодичного поновлення) бази даних Реєстру.
Доступ до функцій та підсистем автоматизованої інформаційної-комунікаційної системи Реєстру залишається частково обмеженим та буде наданий тільки в обсязі, необхідному для забезпечення опрацювання відомостей періодичного поновлення. Відновлення функціонування офіційного порталу Держаного реєстру виборців в мережі інтернет www.drv.gov.ua, роботи публічних електронних сервісів та публічного доступу до Реєстру на цьому етапі не передбачається.
Протягом шести місяців буде забезпечено опрацювання відомостей періодичного поновлення Реєстру, поданих органами, закладами, установами відповідно до статті 22 Закону України “Про Державний реєстр виборців” за період з лютого 2022 року до листопада 2023 року. Опрацювання відомостей буде здійснюватися послідовно у хронологічному порядку.
У звітному періоді робота відділу була спрямована на виконання завдань з підготовки до відновлення доступу до Реєстру.
У рамках підготовчої роботи з відновлення доступу до Державного реєстру виборців відділом за дорученням Центральної виборчої комісії проведено інвентаризацію обладнання, наданого Центральною виборчою комісією для функціонування автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи Реєстру, звірку серійних/сервісних номерів складових автоматизованих робочих місць (далі - АРМ) працівників відділу. Під час виконання робіт впорядковано обладнання АРМів працівників згідно з їх паспортами, здійснено сортування за відповідною комплектацією, а згодом проведено їх підключення.
Центральною виборчою комісією було передано необхідне обладнання для відновлення доступу до системи, зокрема, адаптивний міжмережний екран Cisco ASA 5506-x та засоби доступу до бази даних Реєстру працівникам відділу.
Відповідно до змін, що відбулися в законодавстві у сфері захисту інформації, для організації доступу працівників до інформаційних ресурсів системи запроваджена їх авторизація з використанням кваліфікованого електронного підпису. Так, після отримання програмно-апаратного засобу ідентифікації (далі - ПАЗІ) працівниками відділу та відповідно до Інструкції підготовки електронного ключа SecureToken-337 було виконано процедуру перенесення кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на відповідне ПАЗІ кожного працівника відділу.
Згідно із Порядком доступу до бази даних Державного реєстру виборців (далі - Порядок), затвердженим постановою Центральної виборчої комісії від 24 листопада 2023 року № 74, розпоряднику Реєстру надіслано документи/копії документів, передбачені зазначеним Порядком, що необхідні для отримання доступу до бази даних Реєстру працівниками відділу.
В ході тестової експлуатації Реєстру відповідно до договору між Центральною виборчою комісією та АТ “Укртелеком” прокладено оптичне волокно для забезпеченням зв’язку із серверами Реєстру. Також було виконано заходи на рівні відділу ведення з побудови комплексної системи захисту інформації з врахуванням її модернізації, здійснено налаштування обладнання (перевстановлено та оновлено до необхідної версії операційну систему, встановлено та налаштоване нове антивірусне ПЗ тощо).
У зв’язку з отриманням Центральною виборчою комісією Атестату відповідності комплексної системи захисту інформації автоматизованої інформаційної-комунікаційної системи Реєстру, на виконання листа Центральної виборчої комісії від 18 грудня 2023 року № 21-28-2650 комісією, створеною розпорядженням міського голови від 21 грудня 2023 року № 473 “Про проведення випробувань комплексної системи захисту інформації автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи “Державний реєстр виборців” у відділі ведення Державного реєстру виборців”, у відділі проведено зазначені вище випробування, про що складений відповідний протокол випробувань.
В межах своїх повноважень працівники відділу протягом звітного періоду постійно здійснювали виконання вимог постанови Центральної виборчої комісії від 20 грудня 2007 року № 572 “Про вимоги до приміщень відділів ведення Державного реєстру виборців та регіональних відділів адміністрування Державного реєстру виборців” (із змінами), експлуатаційної документації комплексної системи захисту інформації органу ведення Реєстру в автоматизованій інформаційно-комунікаційній системі Реєстру.
Робочі приміщення відділу ведення Реєстру є приміщеннями з обмеженим доступом. Працівники дотримуються Правил пропускного режиму до робочих приміщень відділу, затверджені міським головою 4 вересня 2023 року. Охорона приміщень здійснюється відповідно до Інструкції про порядок прийому (здачі) під охорону приміщень відділу, Інструкції з протипожежного захисту приміщень відділу.
Охоронна і пожежна системи сигналізації відповідають вимогам нормативних актів з питань впровадження та експлуатації технічних засобів охорони і пожежної безпеки.
У звітному періоді забезпечено підтримання у справному стані зазначених систем, встановлених у приміщеннях відділу, обслуговування, ремонт обладнання, а також ведення цілодобового спостереження за цими приміщеннями аварійно-рятувальним загоном спецпризначення Управління ДСНС України у Волинській області відповідно до укладених договорів.
Періодичне поновлення персональних даних Реєстру
За результатами проведення випробування комплексної системи захисту інформації в АІКС Реєстру після її модернізації відділ отримав доступ до бази даних та розпочав актуалізацію персональних даних Реєстру з 27 грудня 2023 року.
Протягом 2023 року було забезпечено надходження відомостей періодичного поновлення, передбачених статтею 22 Закону, з урахуванням місячної періодичності таких подань на паперових та електронних носіях.
Також на виконання резолюції голови Волинської обласної військової адміністрації від 22 березня 2023 року № 4982/25/1-23 до листа Центральної виборчої комісії від 22 березня 2023 № 21-38-383 здійснено аналіз стану надходження до відділу відомостей періодичного поновлення згідно з оновленими формами з урахуванням кількості записів, що у них містяться, за весь період відсутності доступу до Реєстру. Інформація про кількість записів у відомостях, поданих протягом 2023 року, наведена у Додатку 1.
У березні 2023 року відновлено подання відомостей відділами УДМС України у Волинській області за формами 3.7 (про осіб, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років та яким оформлено паспорт громадянина України) та 3.8 (про виборців, яким протягом попереднього місяця оформлено паспорт громадянина України вперше після досягнення 18-річного віку). Отримано інформацію за період з лютого 2022 року по квітень 2023 року, забезпечено її облік та попереднє опрацювання для подальшого внесення до автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи “Державний реєстр виборців” (далі — АІКС ДРВ).
У зв’язку з відсутністю у Луцького відділу № 2 УДМС України у Волинській області, на який покладено повноваження Рожищенського відділу УДМС України у Волинській області, доступу до відомостей стосовно виборців, виборча адреса яких відноситься до с. Іванчиці та с. Озденіж (входили до Рожищенського району), такі відомості не були подані.
Відомості міського голови про перейменування, зміну нумерації будинків та присвоєння номерів новим будинкам (всього 1000 нормативно-розпорядчих документів), які надійшли відповідно до пункту 16 статті 22 Закону, внесені до бази даних житлового фонду Луцької міської територіальної громади, яка актуалізується відділом.
Після відновлення доступу до бази даних Реєстру на підставі цих відомостей розпочата актуалізація адресної підсистеми Реєстру та внесені зміни до виборчих адрес виборців громади в межах періодів, до яких відкрито доступ Розпорядником Реєстру. Ці зміни також потребуватимуть внесення змін до Переліку постійних виборчих дільниць. Відповідні подання до Центральної виборчої комісії будуть внесені на розгляд виконавчого комітету Луцької міської ради згідно з вимогами чинного законодавства. Інформація про перейменовані/найменовані вулиці Луцької міського територіальної громади протягом 2023 року наведена у Додатку 2.
Кадрове забезпечення відділу
З метою збереження фахового складу органів ведення Реєстру Центральна виборча комісія здійснює постійний контроль стану функціонування, кадрового забезпечення та штатної чисельності відділів. Відповідні звіти подаються щомісяця відділом.
Згідно з розпорядженням міського голови від 28.08.2023 № 32-ра кількість працівників відділу склала 4 одиниці.
Відповідно до розпоряджень міського голови від 09.01.2023 № 1-ра та від 18.01.2023 № 66-рб проведено щорічну оцінку виконання обов’язків посадових осіб місцевого самоврядування працівниками відділу та атестацію працівників. Усі працівники отримали оцінку “висока” та були атестовані.
У звітному періоді працівники відділу взяли участь у таких навчаннях:
20.01.2023 — навчання “Надання медичної допомоги” (КП ”Обласний центр екстреної медичної допомоги та медицини катастроф”);
09.02.2023 — онлайн-навчання “Доступ до публічної інформації. Робота з відкритими даними” (ВРЦПК);
14.02.2023 — онлайн-курс “Основи кібербезпеки для представників державних органів”;
21.02.2023 — онлайн-курс “Правила поводження з вибухонебезпечними предметами”;
22.03.2023 — онлайн-навчання “Запобігання корупції та забезпечення доброчесності” (ВРЦПК);
30.03.2023 — навчання за короткостроковою програмою щодо електронного декларування(ВРЦПК);
08.05.2023 — онлайн-навчання “Інформаційна безпека та цифрова гігієна”(ВРЦПК);
29.05 — 09.06.2023 — дистанційне навчання в режимі реального часу за загальною професійною (сертифікатною) програмою підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування IV-VII категорій (ВРЦПК);
12.06.2023 — онлайн-навчання “Управління конфліктами” (ВРЦПК);
14.06 — 15.06.2023 навчання за короткостроковою програмою “Сприйняття змін” (ВРЦПК);
20.07 — 15.08.2023 — проходження освітніх серіалів “Кризові комунікації”, “Виборець”, “Доступ до публічної інформації”, “Як громаді стати цифровою”, “Психологічна та юридична допомога під час воєнного стану ;
18.09.2023 — функціональне онлайн-навчання (підвищення кваліфікації цільового призначення) у сфері цивільного захисту;
13.10.2023 - проходження освітнього серіалу “Обережно!Кібершахраї” та “Персональні дані”.
2 листопада 2023 року працівники відділу взяли участь у робочій Zoom-нараді з питань відновлення функціонування Реєстру, яку проводила Служба розпорядника Державного реєстру виборців для усіх органів ведення Реєстру.
За сприяння представництва Міжнародної фундації виборчих систем (IFES) в Україні пройшли інформаційні вебінари для органів ведення Реєстру. Всі працівники відділу взяли участь у таких вебінарах:
- “Виявлення і протидія виборчій дезінформації” – 08.11.2023;
- “Вступ до кібергігієни: правила безпечної роботи з соціальними мережами – 22.11.2023”;
- “Загальний огляд актуальних питань адміністрування повоєнних виборів” — 06.12.2023;
- вебінар на тему “Презентація оцінки IFES тренінгових потреб відділів ДРВ у 2024 році” — 20.12.2023.
29.11.2023 двоє працівників взяли участь у навчанні за спеціальною короткостроковою програмою “Актуальні питання діяльності органів публічної влади. Е-декларування” (ВРЦПК).
27.12.2023 двоє працівників відділу взяли участь у навчанні для адміністраторів та керівників відділів ведення ДРВ.
За результатами навчання у Волинському регіональному центрі підвищення кваліфікації працівники отримали відповідні сертифікати.
Працівники відділу постійно підвищують кваліфікацію шляхом самоосвіти, зокрема вивчали зміни до Стратегічного плану Центральної виборчої комісії на 2020 – 2025 роки, пропозиціями щодо вдосконалення законодавства України, які спрямовані на забезпечення підготовки та проведення виборів після припинення чи скасування воєнного стану в Україні тощо.
Інформування про роботу відділу на сайті Луцької міської ради
Протягом 2023 року відділом здійснювалася актуалізація та наповнення рубрики “Виборець повинен знати!” на офіційному сайті Луцької міської ради, зокрема, нормативно-правової бази, відомостей про зміни в назвах геонімів Луцької міської територіальної громади у 2022-2023 роках.
У рубриці “Оперативна інформація” було розміщено такі публікації: 20 червня 2023 року - “Перші вибори після перемоги: що може змінитися” з оглядом публікацій про виклики при проведенні післявоєнних виборів та пошук шляхів їх вирішення, 28 грудня 2023 року - “Відновлено періодичне поновлення персональних даних Державного реєстру виборців”.
Також на сторінці відділу на офіційному сайті Луцької міської ради здійснюється розміщення інформації про роботу відділу за півріччя та рік, а у системі обліку публічної інформації — щомісячні звіти про роботу відділу.
Статистичні дані
Станом на початок 2024 року у базі даних Державного реєстру виборців (далі - Реєстр) в межах Луцької міської територіальної громади внесено 178542 записів про виборців (170749 - мають виборчу адресу, 7793 - без виборчої адреси з відміткою “вибув”). У м.Луцьку обліковано 150695 діючих виборців. Відмітка про нездатність самостійно пересуватись проставлена в службових даних 851 виборця. До адресної підсистеми Реєстру внесено 1016 вулиць, 20063 будинки.
У Луцькій міській територіальній громаді утворено 111 постійних виборчих дільниць: 100 - звичайних та 11 — спеціальних (10 - у лікувальних закладах міста, 1- у ДП “Луцький слідчий ізолятор”), з них у приєднаних до Луцької міської територіальної громади населених пунктах - 26 постійних звичайних виборчих дільниць.