Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2017 рік
Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст.29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про архівний відділ Луцької міської ради, затвердженого рішенням міської ради від 28.10.2009 № 49/8.
У своїй діяльності архівний відділ також керується Правилами роботи архівних установ України затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, Конституцією України, законами України, актами Президента України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Державним стандартом України ISO 9001:2008, наказами Державної архівної служби України, рішеннями Луцької міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами.
Основним завданням архівного відділу Луцької міської ради є створення належних умов зберігання, поповнення та активного використання документів Національного архівного фонду (далі НАФ), забезпечення належного збереження документів з особового складу для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з даних документів, суттєве покращення стану архівної справи на території міста, контроль за якістю формування справ в установах, задоволення соціально-правових потреб громадян та врахування у роботі відділу пріоритетів, визначених державою на поточний рік.
Для виконання цих завдань архівним відділом підготовлено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян в місті Луцьку на 2018-2020 роки, та Програму здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки.
На виконання плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки у 2017 році проведено перевірку наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Луцької міської ради 6-ти фондів II категорії на 1058 справ та перевірку наявності, стану та руху документів НАФ, які зберігають юридичні особи 4-ьох фондів списку №1 на 1014 справ, а саме:
- фонду № 2 – управління освіти Луцької міської ради. Станом на 01.03.2017 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 395 справ постійного зберігання управління освіти Луцької міської ради за 2001-2011 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 393 – міський комітет профспілки працівників освіти і науки. Станом на 12.04.2017 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 39 справ постійного зберігання профспілки за 1999-2013 роки, усі документи в задовільному стані;
- фонду № 403 – управління охорони здоров’я Луцької міської ради. Станом на 16.05.2017 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 154 справи постійного зберігання управління за 2001-2013 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 413 – управління капітального будівництва Луцької міської ради. Станом на 18.07.2017 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 80 справ постійного зберігання управління за 2001-2011 роки, усі документи в задовільному стані;
- фонду № 414 – КП «Газета «Луцький замок». Станом на 30.08.2017 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 54 справи постійного зберігання управління за 2001-2014 роки, усі документи в задовільному стані;
- фонду № 417 – Луцька об’єднана державна податкова інспекція. Станом на 21.09.2017 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 336 справ постійного зберігання управління за 2000-2014 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 45 – Луцький базовий медичний коледж. Усі впорядковані документи постійного терміну зберігання коледжу по 2013 рік включно, за описами передані до архівного відділу Луцької міської ради. В установі зберігаються, ще не впорядковані документи за 2015-2016 роки. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 270 справ постійного зберігання Луцького базового медичного коледжу за 1999-2013 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонд № 383 – Волинське державне училище культури та мистецтв ім. І.Ф.Стравінського. В архівному підрозділі училища зберігається 38 справ постійного зберігання за 2013-2015 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2012 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 187 справ училища за 2001-2012 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонд № 408 – коледж технологій, бізнесу та права СНУ імені Лесі Українки. Усі впорядковані документи постійного терміну зберігання коледжу по 2014 рік включно, за описами передані до архівного відділу Луцької міської ради. В установі зберігаються, ще не впорядковані документи за 2015-2016 роки. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 282 справи коледжу за 2000-2014 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонд № 409 – ДПТНЗ «Луцьке вище професійне училище». Усі впорядковані документи постійного терміну зберігання училища по 2014 рік включно, за описами передані до архівного відділу Луцької міської ради. В установі зберігаються, ще не впорядковані документи за 2015-2016 роки. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 237 справ училища за 2000-2014 роки, усі документи в задовільному стані.
Крім того, у 2017 році працівниками архівного відділу також проведено 5 перевірок роботи архівного підрозділу та експертної комісії підприємств, установ, організацій міста списку №1:
- 2 контрольних перевірки списку № 1 (управління капітального будівництва Луцької міської ради та Луцької дитячої художньої школи);
- 3 комплексних перевірки списку № 1 (управління економіки Луцької міської ради, Державного професійно-технічного навчального закладу «Луцьке вище професійне училище» (училище № 9), Луцької міської організації профспілки працівників освіти і науки України);
По усіх перевірках є відповідні довідки з якими ознайомлені діловоди і які надіслані керівникам установ для реагування. Рекомендації перевірок занесені в картку обліку роботи з установою, виконання рекомендацій знаходиться на контролі.
Працівниками архівного відділу організовано збір та описування спогадів учасників підпільної організації українських націоналістів Кравчука Костянтина Юліановича та Табачука Володимира Іларіоновича та створено новий фонд № 428 «Учасники підпільної організації українських націоналістів»; описано 7 справ фонду № 423 «Голова Луцької міської ради та виконавчого комітету» та 5 справ фонду № 426 «Бойчук Петро Микитович -директор Луцького педагогічного коледжу» та описано 72 фотодокументи газети «Луцький замок»
Крім того, працівниками архівного відділу у 2017 році організовано впорядкування документів у 12-ти установах міста, що формують документи Національного архівного фонду:
- Волинського державного училища культури і мистецтв імені І.Ф. Стравінського;
- Луцького педагогічного коледжу;
- Палацу учнівської молоді управління освіти Луцької міської ради;
- Луцької гімназії № 21 імені Михайла Кравчука;
- Луцької об’єднаної державної податкової інспекції;
- КЗ «Луцький навчально-виховний комплекс загальноосвітня школа-інтернат I-III ступенів – правознавчий ліцей з посиленою фізичною підготовкою» Луцької міської ради;
- Луцької міська рада та її виконавчого комітету;
- Департаменту соціальної політики Луцької міської ради;
- КП «Луцьке підприємство електротранспорту»;
- Управління Державної казначейської України у м.Луцьку;
- Луцького міськрайонного суду;
- Архівного відділу Луцької міської ради;
Всього описано 607 справ документів постійного зберігання та 514 справ з кадрових питань.
У відділі працює постійно-діюча експертна комісія архівного відділу Луцької міської ради. Протягом 2017 року проведено 12 засідань на які подали для розгляду свої документи 127 установ міста. Всього перевірено, схвалено та погоджено:
- 29 положень про архів та експертну комісію установ списків №№ 1, 2, 3;
- 27 номенклатур справ установ списків №№ 1, 2, 3;
- 607 справ постійного терміну зберігання списків №№ 1, 2;
- 2235 справи тривалого зберігання списків № 1 і № 3;
- 3245 справ з особового складу списків №№ 1, 2, 3;
- 19 справ особового фонду;
- 43403 справи, 159 справ на електронних носіях, які внесені в акти про вилучення для знищення справ списків №№ 1, 2, 3;
- 2 правила роботи архіву та 1 інструкцію з діловодства.
Також схвалено описи справ на документи архівного відділу за 2007-2015 роки на 29 справ управлінської документації та 2 справи з кадрових питань.
Відповідно до річного плану роботи у 2017 році в архівний відділ прийнято 6 частин фондів у кількості 165 справ: 146 справ управлінської документації постійного терміну зберігання та 19 справ особових фондів; організовано впорядкування документів у 12-ти установах міста, що формують документи Національного архівного фонду:
- 4 справи Луцького вищого професійного училища за 2011-2014 роки;
- 142 справи Луцької міської ради та її виконавчого комітету за 2013 рік;
- 5 справ особового фонду «Бойчук Петро Микитович», (директор Луцького педагогічного коледжу) за 2009-2016 роки;
- 7 справ особового фонду «Голова Луцької міської ради» за 1997, 2009-2011, 2013, 2017 роки;
- 7 справ особового фонду «Учасники підпільної організації українських націоналістів (ОУН)» за 2013, 2016-2017 роки.
Після прийому документів щорічно поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду №1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. Протягом 2017 року працівниками відділу доопрацьовано документи за 2012 рік, а саме 53 справи, створено 1982 картки та опрацьовано 90 справ за 2013 рік , створено 3522 картки.
Всього в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 1996-2013 роки опрацьовано 1777 справ, створено 65890 карток, це дає змогу пришвидшити розшук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.
Протягом 2017 року в архівний відділ надійшло 417 запитів фізичних та юридичних осіб на виконання яких надано – 974 завірених копій документів та 1510 сканкопій. Крім того, працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій міста, незалежно від форм власності. Надано більше 200 консультацій для встановлення єдиного для всіх установ порядку, відповідно до законодавчих норм, роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до архівних підрозділів установи.
На вимогу заявників в користування у робочому кабінеті архівного відділу видавались 430 справ за 2000-2004, 2008-2013 роки.
Відвідувачі цікавились документами Луцької міської ради та її виконавчого комітету з питань перейменування вулиць міста, про присвоєння поштової адреси, про виділення, погодження, оренду земельних ділянок, про оформлення права власності на будинки та квартири.
З 2009 року проводиться робота щодо пошуку місцезнаходження документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з вищезгаданих документів. У 2017 році встановлено місцезнаходження документів 20-ти установ-банкрутів міста Луцька.
Для популяризації архівних документів архівним відділом спільно із бібліотекою-філіалом № 3 міста Луцька проведено 10 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави:
- до Дня Соборності України під назвою: «Оберіг нашої державності»;
- з нагоди відзначення 203-ої річниці від дня народження Т.Г.Шевченка під назвою: «Доля, осяяна талантом»;
- приурочену 31-ій річниці аварії на ЧАЕС під назвою: «Чорнобиль. Трагедія. Подвиг. Пам'ять»;
- присвячену 72-ій річниці Перемоги над нацизмом у Великій Вітчизняній війні під назвою: «Уклонімось доземно всім живим і померлим»;
- приурочену 21-ій річниці Конституції України під назвою: «Оберіг нашої державності»;
- приурочену 932-ій річниці Дня міста Луцька;
- присвячену 26-ій річниці Незалежності України під назвою “Незалежна і єдина, будь навіки, Україно!”;
- присвячену Дню Гідності та Свободи під назвою “На Захисті Вітчизни”;
- присвячену Дню пам’яті жертв голодоморів в Україні під назвою: «Голодомор: не маємо права забути»;
- присвячену 100-річчю архівних установ.
Для зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, забезпечення умов для гарантованого збереження документів, на ім’я міського голови та заступника міського голови, керуючого справами виконкому подавались листи та пропозиції.
За результатами їх розгляду в архівному відділі проведено ремонт кабінету №105, вкладено плитку на підлогу у коридорі (14 м.), закуплено комп’ютерну та оргтехніку, крісла, відділ забезпечено канцтоварами та папером в необхідній кількості, проведено оплату охоронної сигналізації, придбано картонні коробки для картонування документів. Також подані пропозиції щодо потреб архівного відділу у товарах та послугах на 2018 рік, зокрема: металеві грати на два вікна в архівосховищі та встановлення автоматичної системи пожежогасіння.
У 2017 році працівники архівного відділу спільно з загальним відділом Луцької міської ради провели навчання на тему: Організація діловодства та складання номенклатури справ виконавчого органу». Крім того працівники архівного відділу у 2017 році підвищули кваліфікацію взявши участь у навчаннях та семінарах.
Робота архівного відділу Луцької міської ради постійно висвітлюється на сайті Луцької міської ради, де створено веб-сторінку архівного відділу на якій опубліковано найактуальніші питання з якими звертаються громадяни та інформацію про послуги, які надаються архівними установами міста. Також розміщено Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Положення про роботу архівного відділу, інформація про комунальну установи Луцький міський трудовий архів та законодавчі акти з архівної справи: Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Крім того постійного розміщуються інформаційні повідомлення на сайті Луцької міської ради про заходи, які організовує архівний відділ, зокрема про виставки архівних документів, засідання експертної комісії Луцької міської ради. Інформація на сайті поновлюється щотижнево.
Начальник архівного відділу
Луцької міської ради А.О.Дрейчан