Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2020 рік
Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про архівний відділ Луцької міської ради, затвердженого рішенням міської ради від 28.10.2009 № 49/8 в яке у 2018 році внесені зміни рішенням від 28.03.2018 № 39/9 «Про внесення змін в додаток до рішення міської ради від 28.10.2009 № 49/8 «Про затвердження Положення про архівний відділ Луцької міської ради».
У своїй діяльності архівний відділ також керується Правилами роботи архівних установ України затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, Конституцією України, законами України, актами Президента України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Державним стандартом України ISO 9001:2008, наказами Державної архівної служби України, рішеннями Луцької міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами.
Основним завданням архівного відділу Луцької міської ради є створення належних умов зберігання, поповнення та активного використання документів Національного архівного фонду (далі НАФ), забезпечення належного збереження документів з особового складу для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з даних документів, суттєве покращення стану архівної справи на території міста, контроль за якістю формування справ в установах, задоволення соціально-правових потреб громадян та врахування у роботі відділу пріоритетів, визначених державою на поточний рік.
Для виконання цих завдань заступником міського голови, керуючим справами виконкому Ю.Вербичем 05.12.2019 року затверджено план розвитку архівної справи на 2020 рік, архівним відділом спільно з комунальною установою Луцький міський трудовий архів розроблено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян Луцької міської територіальної громади на 2021-2023 роки, яка затверджена рішенням Луцької міської ради від 23.12.2020 року № 2/15.
В архівному відділі Луцької міської ради станом на 31.12.2020 року обліковано 35 фондів, документи яких зберігаються в архівному відділі, з них 22 установи – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу та внесені у список № 1 юридичних осіб-джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу Луцької міської ради та 1105 установ юридичних осіб в діяльності яких не утворюються документи НАФ та зберігаються за місцем створення. Усім установам, незалежно від форми власності, надається методично-консультативна допомога щодо архівної справи.
На виконання плану розвитку архівної справи на 2020 рік, протягом 2020 року проведено наступну роботу:
1. На постійне зберігання до архівного відділу Луцької міської ради було прийнято 639 справ постійного зберігання 16-ти установ міста та 1-го фонду особового походження, 52 фотодокументи фонду КП «Газета «Луцький замок»:
ВСЬОГО : 633
2. Після прийому документів щорічно поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду №1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. Всього в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 1996-2016 роки опрацьовано 1991 справу, створено 75852 картки, це дає змогу пришвидшити розшук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.
3. Протягом 2020 року організовано збір та описування документів у 12-ти установах міста та 3-х фондах особового походження, що формують документи Національного архівного фонду, впорядковано 467 справ постійного зберігання, 682 справи з кадрових питань, 77 справ особового походження та 97 фотодокументів:
ВСЬОГО: 467/682
4. Створено новий фонд № 430 «Почесні громадяни міста Луцька».
Зібрано та описано документи про Почесних громадян міста за 1986-2019 роки з яких сформовано 67 справ постійного зберігання.
5. У відділі працює постійно-діюча експертна комісія (далі ЕК) архівного відділу Луцької міської ради. Протягом 2020 року проведено 10 засідань постійно-діючої експертної комісії відділу на які подали для розгляду свої документи 150 установ міста. Всього перевірено, схвалено та погоджено у 2020 році:
- 10 положень про архів та експертну комісію установ списків №№ 1, 2, 3;
- 27 номенклатур справ установ списків №№ 1, 2, 3;
- 632 справи постійного терміну зберігання списків №№ 1, 2;
- 1232 справи тривалого зберігання списків № 1 і № 3;
- 2612 справ з особового складу списків №№ 1, 2, 3;
- 77 справ особового фонду;
- 24190 справ, 166 коробок та 184 пакування з документами, 16 дисків з електронними документами, які внесені в акти про вилучення для знищення справ списків №№ 1, 2, 3;
- 2 інструкції з діловодства установ списку № 3.
6. Протягом 2020 року працівниками архівного відділу проведено 7 перевірок організації діловодства, роботи архівного підрозділу та експертної комісії в установах, організаціях міста, незалежно від форми власності:
Дані перевірки проводяться з метою надання методичної допомоги підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворого дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.
Під час перевірок встановлено, що в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій, які знаходяться в зоні комплектування архівного відділу Луцької міської ради, документів НАФ, що не впорядковані та не прийняті на постійне зберігання понад встановлені строки немає.
Документи тимчасового терміну зберігання знищуються відповідно до актів про вилучення документів для знищення. В архівних підрозділах наявні акти про вилучення документів до знищення та описи справ. Фактів втрат чи незаконного знищення документів не виявлено.
В результаті перевірок та надання методичної допомоги значно покращилися умови зберігання архівних документів та ведення діловодства загалом, вчасно проводиться впорядкування документів, працівники, відповідальні за діловодство та архів установ, організацій міста постійно звертаються за консультаціями та методичною допомогою щодо ведення архівної справи. У 2020 році введено штатну одиницю архіваріуса у комунальний заклад вищої освіти «Волинський медичний інститут».
Станом на 31.12.2020 року 5 установ списку № 1 мають посади штатних працівників архівного підрозділу:
- управління освіти Луцької міської ради (завідувач архіву);
- Волинське державне училище культури і мистецтв імені І.Ф. Стравінського (архіваріус);
- коледж технологій та бізнесу Волинського Національного університету імені Лесі Українки (архіваріус);
- Луцький педагогічний коледж (завідувач архіву);
- Луцький базовий медичний коледж (0,5 посади архіваріуса за сумісництвом).
По всіх перевірках є відповідні довідки з якими ознайомлені діловоди і які надіслані керівникам установ для реагування. Рекомендації перевірок занесені в картку обліку роботи з установою, виконання рекомендацій знаходиться на контролі.
7. Протягом 2020 року в архівний відділ надійшло 424 запити фізичних та юридичних осіб на виконання яких надано – 873 завірених копій та 562 сканкопій документів (2017 рік –1510; 2018 рік –255; 2019 рік – 508).
8. Працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій міста, незалежно від форм власності. На початку 2020 року до початку карантину на особистому прийомі надано 44 консультації, з початку карантину і до кінця року консультації максимально надавалися в телефонному режимі, так надано 134 консультації (2017 рік – 200; 2018 рік – 250; 2019 рік – 140 консультацій).
Найбільше громадяни цікавляться документами Луцької міської ради та її виконавчого комітету з питань перейменування вулиць міста, про присвоєння поштової адреси, про виділення, погодження, оренду земельних ділянок, про оформлення права власності на будинки та квартири.
9. Постійно проводиться робота щодо пошуку місцезнаходження документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з вищезгаданих документів. У 2020 році встановлено місцезнаходження документів 13-ти установ-банкрутів міста Луцька.
10. Для популяризації архівних документів архівним відділом проведено 15 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави. З них 13 виставок спільно із бібліотекою-філіалом № 3 міста Луцька та 2 виставки самостійно архівним відділом:
1. до Дня Соборності України під назвою: «Від історичної злуки – до омріяної злагоди»;
2. до Дня пам’яті Героїв Небесної Сотні під назвою: «Час плине, а пам’ять лишається»;
3. до дня народження Лесі Українки під назвою: «Уклін безсмертній славній жінці – величній Лесі Українці»;
4. до Дня пам’яті Т.Г.Шевченка під назвою: «Уклін та шана Кобзарю»;
5. до Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні: «Тих днів у пам’яті не стерти і сьогодні»;
6. до Дня визволення України від фашистських загарбників під назвою: «Шляхами подвигу та слави»;
7. до Дня Конституції України під назвою: «Оберіг нашої державності»;
8. до дня пам’яті Лесі Українки під назвою: «Моя ти, землячко, невтомна співачко»;
9. до Дня Незалежності України під назвою: «І є держава Україна, і є її нескорений народ»;
10. до 935-ої річниці Дня міста Луцька під назвою: «Луцьк – древнє місто над Стиром»;
11. до Дня Гідності та Свободи під назвою: «Уклонімось Героям Небесної Сотні»;
12. до Дня народження Михайла Грушевського під назвою «Великий українець»;
13. до Дня пам’яті жертв Голодомору в Україні під назвою: «Голодомор: не маємо права забути»;
14. онлайн-виставка до 935 річниці Дня міста Луцька під назвою: «Луцьк – древнє місто над Стиром»;
15. тематична фотовиставка до 935 річниці дня міста Луцька під назвою: «Почесні громадяни міста Луцька» в приміщення департаменту «Центр надання адміністративних послуг в місті Луцьку».
По усіх виставках підготовлено 15 інформаційних повідомлень на сайт Луцької міської ради, також інформація про виставки публікувалась у місцевих ЗМІ.
11. Для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, документів з кадрових питань ліквідованих установ створена комунальна установа Луцький міський трудовий архів, яка функціонує з 1993 року. Дана установа приймає від установ, підприємств та організацій – джерел комплектування (м. Луцьк) документів з особового складу, документів фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки яких не закінчилися та організовує користування документами у службових, наукових, соціально-правових та інших цілях, видає довідки, архівні копії та витяги з документів, що знаходяться на зберіганні, юридичним та фізичним особам. Для належного функціонування трудового архіву приймаються цільові програми соціально-економічного розвитку установи. Враховуючи, що кількість звернень щороку збільшується, для зручності лучан з 2015 року послуги стало можливо отримати у департаменті «Центр надання адміністративних послуг у м. Луцьку».
Після прийняття Програми забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян Луцької міської територіальної громади на 2021-2023 роки продовжується фінансування з міського бюджету комунальної установи Луцький міський трудовий архів, для забезпечення гарантованого зберігання документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій міста, зміцнення матеріально-технічної бази архівної установи, оперативного забезпечення в значних обсягах потреб громадян та юридичних осіб, для задоволення їх прав та законних інтересів.
Протягом 2020 року працівники комунальної установи Луцький міський трудовий архів виконали 3477 запитів соціально-правового характеру та прийняли 25 фондів на 551 документ. Всього в трудовому архіві станом на 01.01.2021 року зберігається 431 фонд, 29578 одиниць зберігання.
12. Для зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, забезпечення умов для гарантованого збереження документів, на ім’я міського голови та заступника міського голови, керуючого справами виконкому подавались листи та пропозиції. На нарадах у заступника міського голови, керуючого справами виконкому Вербича Ю.Г. аналізується робота архівного відділу. За результатами розгляду вирішуються питання необхідні для функціонування відділу та даються окремі усні доручення начальнику відділу для покращення роботи.
13. Працівниками архівного відділу Луцької міської ради проводиться постійний контроль за наявністю та фізичним станом документів. Двері у робочих кабінетах та архівосховищах металеві, опечатуються, приміщення здаються під сигналізацію на центральний пункт охорони. Доступ до архівосховища є лише у працівників архівного відділу, які мають код відключення сигналізації. Документи розміщені на стелажах по фондах, оформлені картки пофондового та постелажного топографічного покажчиків, які оновлюються при надходженні та вибутті документів. В архівосховищі підтримується температурно-вологісний режим зберігання документів, який контролюється термо-баро-гігрометрами, два рази в тиждень показники вказаних приладів заносяться до журналу реєстрації спостережень за температурно-вологісним режимом зберігання архівних документів.
На сайті Луцької міської ради створено веб-сторінку архівного відділу на якій опубліковані найактуальніші питання з якими звертаються громадяни та інформація про послуги, які надаються архівними установами міста. Для ознайомлення громадян розміщено Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Положення про роботу архівного відділу, інформація про комунальну установи Луцький міський трудовий архів та законодавчі акти з архівної справи: Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Вчасно розміщуються інформаційні повідомлення на сайті Луцької міської ради про заходи, які організовує архівний відділ, зокрема про виставки архівних документів, засідання експертної комісії Луцької міської ради, навчання. Інформація поновлюється щоквартально.