• Загальна інформація
• Картка документа

Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2021 рік

        Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». Для виконання цих завдань заступником міського голови, керуючим справами виконкому Ю.Вербичем 10.12.2020 року затверджено план розвитку архівної справи на 2021 рік, також архівним відділом спільно з комунальною установою Луцький міський трудовий архів розроблено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян Луцької міської територіальної громади на 2021-2023 роки, яка затверджена рішенням Луцької міської ради від 23.12.2020 року № 2/15.

        В архівному відділі Луцької міської ради станом на 31.12.2021 року обліковано 35 фондів, документи яких зберігаються в архівному відділі, з них 22 установи – джерел формування Національного архівного фонду. Крім того, архівний відділ співпрацює з юридичними особами в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду та зберігаються за місцем створення. Усім установам, незалежно від форми власності, надається методично-консультативна допомога щодо архівної справи.

        На виконання плану розвитку архівної справи протягом 2021 року проведено наступну роботу: 

        1. На постійне зберігання до архівного відділу Луцької міської ради було прийнято 581 справ постійного зберігання 9-ти установ міста та 2-ох фондів особового походження, 341 фотодокумент фонду КП «Газета «Луцький замок»:

 

                                                                                                                                                ВСЬОГО :     510

 

                                                                                                                                              ВСЬОГО :     71

        2. Після прийому документів щорічно поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду №1 Луцька міська рада та її виконавчий комітет. За 2021 рік опрацьовано 99 справ, створено 3956 карток, шо дає змогу пришвидшити розшук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій. 

        3. Протягом 2021 року організовано збір та описування документів у 8-ми установах міста та 2-х фондах особового походження, що формують документи Національного архівного фонду, впорядковано 387 справ постійного зберігання, 132 справи з кадрових питань, 71 справу особового походження та 341 фотодокумент.

                                                                                                                                               ВСЬОГО: 387/132

 

                                                                                                                                                     Всього:   71 

        4. Вперше проведено оцифрування описів постійного терміну зберігання. Оцифровано опис фонду №1 Луцька міська рада та її виконавчий комітет у кількості  246 аркушів 2184 справи.

        5. У відділі працює постійно-діюча експертна комісія (далі ЕК) архівного відділу Луцької міської ради. Протягом 2021 року проведено 13 засідань постійно-діючої експертної комісії відділу на які подали для  розгляду свої документи 168 установ міста. Всього перевірено, схвалено та погоджено у 2021 році:
        - 30 положень про архів та експертну комісію установ списків №№ 1, 2, 3;
        - 25 номенклатур справ установ списків №№ 1, 2, 3;
        - 649 справи постійного терміну зберігання списків №№ 1, 2;
        - 2104 справи тривалого зберігання списків № 1 і № 3;
        - 2940 справ з особового складу списків №№ 1, 2, 3;
        - 71 справу фондів особового походження;
        - 8783 справи, 6 коробок, 16 дисків з електронними документами, які внесені в акти про вилучення для знищення справ списків №№ 1, 2, 3;
        - 2 інструкції з діловодства установ списку № 3.

        6. Протягом 2021 року в архівний відділ надійшло 370 запитів фізичних та юридичних осіб на виконання яких надано - 1300 завірених копій документів, 297 скан-копій архівних документів, 270 архівних витягів.

        7. Працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій міста, незалежно від форм власності. За 10 місяців 2021 року на особистому прийомі надано 140 консультацій з питань архівної справи, під час карантину  консультації максимально надаються в телефонному режимі.

       8. Постійно проводиться  робота щодо пошуку місцезнаходження  документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з вищезгаданих документів. У 2021 році встановлено місцезнаходження документів 18-ти установ-банкрутів міста Луцька.

      9. Для популяризації архівних документів архівним відділом проведено 15 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави. Започатковано підготовку онлайн виставок. Підготовлено онлайн-виставку  присвячену 25-ій річниці Конституції України під назвою: «Оберіг нашої       державності». Також проведено виставки:

        1. До Дня Соборності України під назвою: «Соборна. Вільна. Неподільна»;
        2. Приурочену Героям Небесної Сотні під назвою: «Майдан - це стан душі і поклик серця»;

        3. До Дня перемоги над нацизмом у Другій світовій війні під назвою: «Пам’ятаємо – перемагаємо»;

        4. До Дня народження Лесі Українки під назвою: «Уклін безсмертній славній жінці - величній Лесі Українці»;

        5. До Дня народження Тараса Шевченка під назвою: «Уклін та шана Кобзарю»;

        6.  До Дня скорботи і вшанування пам’яті жертв війни в Україні: «Тих днів у пам’яті не стерти і сьогодні»;

        7. До Дня визволення України від фашистських загарбників під назвою: «Рокам ніколи пам’яті не стерти»;

        8. Присвячену Дню Конституції України під назвою: «Оберіг нашої державності»;

        9.  До Дня пам’яті Лесі Українки;

       10.  До  Дня  Незалежності України під назвою: «Незалежна Україна: портрет нового часу»;

       11. Приурочену трагічним подіям на Чорнобильській АЕС під назвою: «Під тінню Чорнобильського крила»;

        12.  До Дня міста Луцька під назвою: «Луцьк – древнє місто над Стиром»;
       13.  До Дня народження Михайла Грушевського під назвою «Перший Президент України -  Михайло Грушевський»;

        14. Постійно діюча онлайн виставка до Дня міста Луцька під назвою: «Луцьк – древнє місто над Стиром»; 

        На виконання розпорядження міського голови від 17.12.2020 №352 «Про план заходів з реорганізації Заборольської, Княгининівської сільських рад Луцького району, Жидичинської сільської ради Ківерцівського району та Іванчицівської сільської ради Рожищенського району Волиинської області»  начальником архівного відділу та завідувачем комунальної установи Луцький міський трудовий архів було проведено об’їзд вищевказаних сільських рад з метою огляду архівосховищ для зберігання документів, оцінки наявного стану зберігання документів та визначення їх орієнтовної кількості.

Надано методичні рекомендації старостам приєднаних громад з організації експертизи цінності й науково-методичного опрацювання документів сільських рад та роз’яснено порядок їх подальшого зберігання, згідно чинного законодавства.