Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2022 рік
Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положенням про архівний відділ Луцької міської ради.
Основною метою відділу є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції та здійснення управління архівною справою на території міста.
Для виконання цих завдань було затверджено план розвитку архівної справи на 2022 рік та спільно з комунальною установою Луцький міський трудовий архів розроблено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян Луцької міської територіальної громади .
В архівному відділі Луцької міської ради станом на 31.12.2022 року обліковано 36 фондів, документи яких зберігаються в архівному відділі, з них: 22 установи – внесені у список № 1 юридичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу Луцької міської ради та 1105 установ юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду та зберігаються за місцем створення.
Протягом 2022 року проведено 8 засідань постійно-діючої експертної комісії відділу, на які подали для розгляду свої документи 70 установ міста. Всього перевірено, схвалено та погоджено у 2022 році:
- 15 положень про архів та експертну комісію установ списків №№ 1, 2, 3;
- 43 номенклатури справ установ списків №№ 1, 2, 3;
- 394 справи постійного терміну зберігання списків №№ 1, 2;
- 748 справи тривалого зберігання списків № 1 і № 3;
- 2409 справ з особового складу списків №№ 1, 2, 3;
- 5 справ особового фонду;
- 1 інструкцію з діловодства установ списку № 1;
- 15140 справ, 1 диск з електронними документами, які внесені в акти про вилучення для знищення справ списків №№ 1, 2, 3.
У 2022 році архівним відділом прийнято 12 частин фондів у кількості 553 справи: 548 справ управлінської документації постійного терміну зберігання, 5 справ особового фонду.
Організовано впорядкування документів у 11 установах міста та 1 фонді особового походження, що формують документи Національного архівного фонду.
Після прийому документів щорічно поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду №1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. У 2022 році в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 2016-2017 роки, опрацьовано 155 справ, створено 6043 картки. Це дає змогу пришвидшити пошук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.
Протягом 2022 року в архівний відділ надійшло 373 запити фізичних та юридичних осіб.
Крім того, працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій міста, незалежно від форм власності. У 2022 році на особистому прийомі надано 90 консультацій з питань архівної справи.
Постійно проводиться робота щодо пошуку місцезнаходження документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з вищезгаданих документів. У 2022 році встановлено місцезнаходження документів 11-ти установ-банкрутів міста Луцька.
Для популяризації архівних документів архівним відділом проведено 13 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави. З них 12 виставок спільно із бібліотекою-філією № 3 міста Луцька та 1 онлайн-виставка на сайті Луцької міської ради до Дня міста Луцька.
Робота архівного відділу висвітлюється на сайті Луцької міської ради, де створено веб-сторінку відділу, що містить інформацію про послуги, які надаються архівними установами міста, графіки прийому громадян та адреси усіх архівних установ, нормативно - законодавчі акти, фотографії, контакти. Інформація поновлюється щоквартально.