Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2023 рік
Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положенням про архівний відділ Луцької міської ради.
Основною метою відділу є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції та здійснення управління архівною справою на території Луцької міської територіальної громади.
Для виконання цих завдань було затверджено план розвитку архівної справи на 2023 рік та спільно з комунальною установою Луцький міський трудовий архів розроблено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян Луцької міської територіальної громади.
В архівному відділі Луцької міської ради станом на 31.12.2023 обліковано 36 фондів, документи яких зберігаються в архівному відділі.
Протягом 2023 року проведено 11 засідань постійно діючої експертної комісії архівного відділу, на які подали для розгляду свої документи 122 установи Луцької міської територіальної громади. Всього перевірено, схвалено та погоджено у 2023 році:
- 52 положення про архівний підрозділ та експертну комісію установ списків №№ 1, 3;
- 75 номенклатур справ установ списків №№ 1, 2, 3;
- 17 описів справ постійного зберігання на 418 справ списків №№ 1, 2;
- 60 описів тривалого (понад 10 років) зберігання на 930 справ списків №№ 1, 3;
- 68 описів справ з кадрових питань (особового складу) на 1161 справу списків №№ 1, 2, 3;
- 1 опис особового походження на 3 справи;
- 1 опис фотодокументів у цифровому форматі постійного терміну зберігання на 67 одиниць обліку (253 фото);
- 2 інструкції з діловодства установ списку №№ 1, 3;
- 26 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду на 21 084 справи списків №№ 1, 2, 3.
У 2023 році архівним відділом прийнято 7 частин фондів у кількості 146 справ управлінської документації постійного терміну зберігання.
Організовано впорядкування документів у 9 установах міста та 1 фонді особового походження, що формують документи Національного архівного фонду.
Після прийому документів щороку поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду № 1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. У 2023 році в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 2017-2018 роки, опрацьовано 136 справ, створено 3053 картки. Це дає змогу пришвидшити пошук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.
Протягом 2023 року в архівний відділ надійшло 302 запити фізичних та юридичних осіб. Крім того, працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога в організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій Луцької міської територіальної громади, незалежно від форм власності. У 2023 році на особистому прийомі надано 147 консультацій з питань архівної справи.
Для популяризації архівних документів архівним відділом проведено 15 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави. З них 14 виставок проведено спільно із бібліотекою-філією № 3 міста Луцька та 1 онлайн-виставка на сайті Луцької міської ради до Дня міста.
Робота архівного відділу висвітлюється на сайті Луцької міської ради, де створено вебсторінку відділу, що містить інформацію про послуги, які надаються архівними установами міста, графіки прийому громадян та нормативно-законодавчі акти, фотографії, контакти. Інформація поновлюється щокварталу.