Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2024 рік
Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положенням про архівний відділ Луцької міської ради.
Основною метою відділу є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції та здійснення управління архівною справою на території Луцької міської територіальної громади.
Для виконання цих завдань було затверджено план розвитку архівної справи на 2024 рік та реалізовувалися заходи, передбачені Програмою забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян Луцької міської територіальної громади, розробленою спільно з комунальною установою Луцький міський трудовий архів.
В архівному відділі Луцької міської ради станом на 31.12.2024 обліковано 32 фонди, документи яких зберігаються в архівному відділі у кількості 8 351 справи.
Протягом 2024 року проведено 12 засідань постійно діючої експертної комісії архівного відділу, на які подали для розгляду свої документи 128 установ Луцької міської територіальної громади. Всього перевірено, схвалено та погоджено у 2024 році:
29 положень про архівний підрозділ та експертну комісію установ списків №№ 1, 3;
43 номенклатури справ установ списків №№ 1, 2, 3;
16 описів справ постійного зберігання на 691 справу списків №№ 1, 2;
67 описів тривалого (понад 10 років) зберігання на 1 117 справ списку № 3;
81 опис справ з кадрових питань (особового складу) на 1 683 справи списків №№ 1, 2, 3;
1 опис фотодокументів у цифровому форматі постійного терміну зберігання на 118 одиниць обліку (411 фото);
28 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, на 28 393 справи списків №№ 1, 3.
У 2024 році архівним відділом прийнято 4 частини фондів у кількості 205 справ управлінської документації постійного терміну зберігання. Також було передано до Державного архіву Волинської області документи 4 фондів у кількості 427 справ.
Організовано впорядкування документів у 8 установах міста, що формують документи Національного архівного фонду.
Після прийому документів щороку поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду № 1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. У 2024 році в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 2018-2019 роки, опрацьовано 157 справ, створено 5 389 карток. Це дає змогу пришвидшити пошук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.
Протягом 2024 року в архівний відділ надійшло 289 запитів фізичних та юридичних осіб. Крім того, працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога в організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій Луцької міської територіальної громади, незалежно від форм власності. У 2024 році на особистому прийомі надано 67 консультацій з питань архівної справи.
Для популяризації архівних документів архівним відділом спільно із бібліотекою-філією № 3 проведено 12 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави.
Робота архівного відділу висвітлюється на сайті Луцької міської ради, де створено вебсторінку відділу, що містить інформацію про послуги, які надаються архівними установами міста, графіки прийому громадян та нормативно-законодавчі акти, фотографії, контакти. Інформація поновлюється щокварталу.