Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2018 рік
Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про архівний відділ Луцької міської ради, затвердженого рішенням міської ради від 28.10.2009 № 49/8 в яке у 2018 році внесені зміни рішенням від 28.03.2018 № 39/9 «Про внесення змін в додаток до рішення міської ради від 28.10.2009 № 49/8 «Про затвердження Положення про архівний відділ Луцької міської ради».
У своїй діяльності архівний відділ також керується Правилами роботи архівних установ України затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, Конституцією України, законами України, актами Президента України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Державним стандартом України ISO 9001:2008, наказами Державної архівної служби України, рішеннями Луцької міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами.
Основним завданням архівного відділу Луцької міської ради є створення належних умов зберігання, поповнення та активного використання документів Національного архівного фонду (далі НАФ), забезпечення належного збереження документів з особового складу для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з даних документів, суттєве покращення стану архівної справи на території міста, контроль за якістю формування справ в установах, задоволення соціально-правових потреб громадян та врахування у роботі відділу пріоритетів, визначених державою на поточний рік.
Для виконання цих завдань архівним відділом підготовлено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян в місті Луцьку на 2018-2020 роки, та Програму здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки.
На виконання плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки у 2018 році проведено перевірку наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Луцької міської ради 5-ти фондів II категорії на 795 справ та перевірку наявності, стану та руху документів НАФ, які зберігають юридичні особи 4-ьох фондів списку № 1 на 104 справи.
Перевірка наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Луцької міської ради, а саме:
- фонду № 44 – Луцький педагогічний коледж. Станом на 01.03.2018 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 214 справ постійного зберігання Луцького педагогічного коледжу за 1999-2012 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 45 – Луцький базовий медичний коледж. Станом на 01.03.2018 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 270 справ постійного зберігання Луцького базового медичного коледжу за 1999-2013 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 50 – Луцька спеціалізована школа I-III ступенів № 1. Станом на 22.03.2018 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 91 справа постійного зберігання Луцької спеціалізованої школи № 1 за 1999-2010 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 79 – КЗ «Луцький ліцей Луцької міської ради» (школа-інтернат). Станом на 16.07.2018 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 108 справ постійного зберігання ліцею за 2001-2012 роки, усі документи в задовільному стані.
- фонду № 421 – Луцька гімназія № 21 імені Михайла Кравчука. Станом на 20.09.2018 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 112 справ постійного зберігання Луцької гімназії № 21 за 2000-2012 роки, усі документи в задовільному стані.
Перевірка наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи, а саме:
- фонд № 50 – Луцька спеціалізована школа I-III ступенів № 1. Станом на 26.02.2018 року в архівному підрозділі школи зберігалося 23 справи постійного зберігання за 2011-2014 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2010 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 91 справа школи за 1999-2010 роки.
- фонд № 421 – Луцька гімназія № 21 імені М.Кравчука. Станом на 15.05.2018 року в архівному підрозділі гімназії зберігалося 36 справ постійного зберігання за 2012-2015 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2012 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 112 справ гімназії за 2000-2012 роки.
- фонд № 79 – КЗ «Луцький ліцей Луцької міської ради» (школа-інтернат). Станом на 27.08.2018 року в архівному підрозділі ліцею зберігалося 45 справ постійного зберігання за 2013-2015 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2012 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 108 справ ліцею за 2001-2012 роки.
- фонду № 412 – КЗ «Луцька художня школа». Станом на момент перевірки 09.10.2018 року усі впорядковані документи художньої школи передані на постійне зберігання до архівного відділу Луцької міської ради по 2013 рік включно. Всього в архівному відділі Луцької міської ради зберігається 86 справ художньої школи за 2001-2013 роки.
Крім того, у 2018 році працівниками архівного відділу також проведено 5 перевірок роботи архівного підрозділу та експертної комісії підприємств, установ, організацій міста списку № 1:
- 3 комплексні перевірки установ: Луцького педагогічного коледжу, Луцької гімназії № 21 ім. М.Кравчука та КП «Газета «Луцький замок»;
- 2 контрольні перевірки: Луцької міської організації профспілки працівників освіти і науки України та Палацу учнівської молоді м. Луцька.
По перевірках є відповідні довідки з якими ознайомлені діловоди і які надіслані керівникам установ для реагування. Рекомендації перевірок занесені в картку обліку роботи з установою, виконання рекомендацій знаходиться на контролі.
15 травня 2018 року в архівному відділі Луцької міської ради проводилась перевірка Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини на предмет дотримання законодавства України щодо захисту персональних даних у виконавчих органах Луцької міської ради.
У відділі працює постійно-діюча експертна комісія архівного відділу Луцької міської ради. Протягом 2018 року проведено 14 засідань на які подали для розгляду свої документи 157 установ міста. Всього перевірено, схвалено та погоджено:
- 12 положень про архів та експертну комісію установ списків №№ 1, 2, 3;
- 96 номенклатури справ установ списків №№ 1, 2, 3;
- 426 справ постійного терміну зберігання списків №№ 1, 2;
- 1243 справи тривалого зберігання списків № 1 і № 3;
- 2417 справ з особового складу списків №№ 1, 2, 3;
- 5 справ особового фонду;
- 48626 справ та 69 справ на електронних носіях, які внесені в акти про вилучення для знищення справ списків №№ 1, 2, 3;
- 1 інструкція з діловодства установи списку № 1, 1 положення про комісію з питань роботи з документами, що містять службову інформацію установи списку № 2 та 1 положення про службу діловодства установи списку № 3.
У 2018 році працівниками архівного відділу організовано впорядкування документів у 11-ти установах міста, що формують документи Національного архівного фонду та одного фонду описані фотографії:
- Департамент житлово-комунального господарства Луцької міської ради за 2014 рік;
- Управління охорони здоров’я Луцької міської ради за 2015-2016 роки;
- Департамент соціальної політики Луцької міської ради за 2017 рік;
- Управління освіти Луцької міської ради за 2014-2015 роки;
- КП «Газета «Луцький замок» за 2015-2017 роки;
- Первинна профспілкова організація управління Державної казначейської служби України у м. Луцьку за 2016-2017 роки;
- Луцька міська організація профспілки працівників освіти і науки за 2016-2017 роки;
- Луцька міська рада та її виконавчий комітет за 2015 рік;
- Луцька об’єднана державна податкова інспекція Головного управління Державної фіскальної служби у Волинській області за 2017 рік;
- Луцький базовий медичний коледж за 2014-2016 роки;
- КЗ «Луцька художня школа» за 2014-2016 роки;
- Фотодокументи КП «Газета «Луцький замок» за 2017 рік.
Всього описано 426 справ документів постійного зберігання, 620 справ з кадрових питань та описано 118 фотодокументів.
Крім того, організовано збір та описування документів фонду особового походження № 422 «Войнаровський Юрій Васильович – митець культури, директор міжнародного фестивалю «Поліське літо з фольклором», президент Української секції СІОФФ за 2014-2015 роки на 5 справ.
За ініціативи працівників відділу протягом 2018 року оформлено фотоальбом діяльності виконавчих органів Луцької міської ради за 2013-2016 роки, описано 129 фотографій.
Відповідно до річного плану роботи у 2018 році в архівний відділ прийнято 9 частин фондів у кількості 335 справ: 330 справ управлінської документації постійного терміну зберігання, 5 справ особового фонду та 118 фотодокументів:
- 15 справ управління капітального будівництва Луцької міської ради за 2012-2014 роки;
- 20 справ департаменту житлово-комунального господарства за 2014 рік;
- 79 справ департаменту культури Луцької міської ради за 2011-2014 роки;
- 34 справи підприємства електротранспорту за 2013-2014 роки;
- 137 справ Луцької міської ради за 2014 рік
- 22 справи КЗ «Палац культури м. Луцька» за 2013-2014 роки;
- 23 справи Департаменту фінансів та бюджету Луцької міської ради за 2011-2014 роки
- 5 справ фонду особового походження «Войнаровський Юрій Васильович – митець культури, директор міжнародного фестивалю «Поліське літо з фольклором», президент Української секції СІОФФ» за 2014-2015 роки
- 118 фотодокументів КП «Газета «Луцький замок» за 2017 рік.
Після прийому документів щорічно поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду № 1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. Протягом 2018 року працівниками відділу опрацьовано 88 справ за 2014 рік, створено 3105 карток та опрацьовано частину документів за 2015 рік, а саме 68 справ, створено 2587 карток.
Всього в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 1996-2014 роки опрацьовано 1865 справ, створено 68995 карток та введено також частину опрацьованих документів за 2015 рік, 68 справ, створено 2587 карток. Це дає змогу пришвидшити розшук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.
Протягом 2018 року в архівний відділ надійшло 585 запит фізичних та юридичних осіб на виконання яких надано – 985 завірених копій та 255 сканкопій документів. Крім того, працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій міста, незалежно від форм власності. Надано більше 250 консультацій для встановлення єдиного для всіх установ порядку, відповідно до законодавчих норм, роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до архівних підрозділів установи.
Найбільше громадяни цікавляться документами Луцької міської ради та її виконавчого комітету з питань перейменування вулиць міста, про присвоєння поштової адреси, про виділення, погодження, оренду земельних ділянок, про оформлення права власності на будинки та квартири.
Для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, документів з кадрових питань ліквідованих установ створена комунальна установа Луцький міський трудовий архів, яка функціонує з 1993 року. Дана установа приймає від установ, підприємств та організацій – джерел комплектування (м. Луцьк) документів з особового складу, документів фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки яких не закінчилися та організовує користування документами у службових, наукових, соціально-правових та інших цілях, видає довідки, архівні копії та витяги з документів, що знаходяться на зберіганні, юридичним та фізичним особам. Для належного функціонування трудовго архіву приймаються цільові програми соціально-економічного розвитку установи. Останньою такою програмою комунальної установи Луцький міський трудовий архів є “Програма забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян в місті Луцьку на 2018-2020 роки” прийнята рішенням Луцької міської ради від 29.11.2017 № 34/29.
З 2009 року проводиться робота щодо пошуку місцезнаходження документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з вищезгаданих документів. У 2018 році встановлено місцезнаходження документів 17-ти установ-банкрутів міста Луцька.
Для популяризації архівних документів архівним відділом спільно із бібліотекою-філіалом № 3 міста Луцька проведено 10 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави:
- до Дня Соборності України під назвою: «Соборна. Вільна. Неподільна»;
- до Дня пам’яті Героїв Небесної Сотні під назвою: «Уклонімось Героям Небесної Сотні»;
- до Дня пам’яті Т.Г.Шевченка під назвою: «Великий пророк воскресіння України»;
- до 32 річниці аварії на Чорнобильській атомній електростанції під назвою: «Чорнобиль: трагедія, подвиг, пам’ять»;
- до 73 річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні під назвою: «Пам’ятаємо – перемагаємо!!!»;
- до 22 річниці Конституції України «Оберіг нашої державності»;
- до 27-ої річниці Незалежності України «Незалежність. Сила. Воля»;
- до 933-ої річниці Дня міста Луцька «Луцьк древній і завжди молодий»;
- до Дня Гідності та Свободи «На Захисті Вітчизни»;
- до Дня пам’яті жертв голодомору «Скорботною пам’яттю свіча горить».
Протягом 2018 року працівниками архівного відділу організовані навчання з архівної справи на тему «Організація діловодства та забезпечення збереженості архівних документів» − 30.01.2018, кількість слухачів − 47 та «Основні вимоги до складання номенклатури справ на 2019 рік» для працівників загальноосвітніх та дошкільних закладів – 17.12.2018, кількість слухачів − 74 .
Також, відділ залучався до проведення навчання для осіб відповідальних за діловодство та архів у виконавчих органах Луцької міської ради на тему: «Порядок роботи із запитами на інформацію у Луцькій міській раді» - 07.02.2018, кількість слухачів - 39.
Для зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, забезпечення умов для гарантованого збереження документів, на ім’я міського голови та заступника міського голови, керуючого справами виконкому подавались листи та пропозиції. На щотижневих нарадах у заступника міського голови, керуючого справами виконкому Вербича Ю.Г. аналізується робота архівного відділу. За результатами розгляду вирішуються питання необхідні для функціонування відділу та даються окремі усні доручення начальнику відділу для покращення роботи. За результатами їх розгляду, з метою підвищення ефективності роботи, розпорядженням міського голови від 25.06.2018 № 41-ра «Про внесення змін до штатного розпису архівного відділу Луцької міської ради» до архівного відділу введено посаду заступника начальника відділу. Протягом 2018 року в архівному відділі встановлено металеві грати на два вікна в архівосховищі.
Працівниками архівного відділу Луцької міської ради проводиться постійний контроль за наявністю та фізичним станом документів. Двері у робочих кабінетах та архівосховищах металеві, опечатуються, приміщення здаються під сигналізацію на центральний пункт охорони. Доступ до архівосховища є лише у працівників архівного відділу, які мають код відключення сигналізації. Документи розміщені на стелажах по фондах, оформлені картки пофондового та постелажного топографічного покажчиків, які оновлюються при надходженні та вибутті документів. В архівосховищі підтримується температурно-вологісний режим зберігання документів, який контролюється термо-баро-гігрометрами, два рази в тиждень показники вказаних приладів заносяться до журналу реєстрації спостережень за температурно-вологісним режимом зберігання архівних документів.
Документи перевіряються відповідно до Програми щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки.
Робота архівного відділу Луцької міської ради постійно висвітлюється на сайті Луцької міської ради, де створено веб-сторінку архівного відділу на якій опубліковано найактуальніші питання з якими звертаються громадяни та інформацію про послуги, які надаються архівними установами міста. Також розміщено Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Положення про роботу архівного відділу, інформація про комунальну установи Луцький міський трудовий архів та законодавчі акти з архівної справи: Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.
Вчасно розміщуються інформаційні повідомлення на сайті Луцької міської ради про заходи, які організовує архівний відділ, зокрема про виставки архівних документів, засідання експертної комісії Луцької міської ради, навчання. Інформація на сайті поновлюється щотижнево.
Крім того, у 2018 році на сайт Луцької міської ради було підготовлено інформаційні повідомлення про участь працівника архівного відділу міської ради у колегії Державного архіву Волинської області 21.02.2018 та про екскурсію в архівному відділі Луцької міської ради для студентів ІІ-го курсу, які навчаються на факультеті історії, політології та національної безпеки Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки.
В.о. начальника відділу, заступник начальника
архівного відділу Луцької міської ради Валентина ШЕПЕЛЮК