• Загальна інформація
• Картка документа

Звіт про роботу архівного відділу Луцької міської ради за 2019 рік

Звіт про роботу архівного відділу

Луцької міської ради за 2019 рік

 

 

Архівний відділ Луцької міської ради організовує свою роботу відповідно до повноважень, наданих ст. 29 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та Положення про архівний відділ Луцької міської ради, затвердженого рішенням міської ради від 28.10.2009 № 49/8 в яке у 2018 році внесені зміни рішенням від 28.03.2018 № 39/9 «Про внесення змін в додаток до рішення міської ради від 28.10.2009 № 49/8 «Про затвердження Положення про архівний відділ  Луцької міської ради».

У своїй діяльності архівний відділ також керується Правилами роботи архівних установ України затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затвердженими наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 1000/5, Конституцією України, законами України, актами Президента України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Державним стандартом України ISO 9001:2008, наказами Державної архівної служби України, рішеннями Луцької міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, іншими нормативними актами.

Основним завданням архівного відділу Луцької міської ради є створення належних умов зберігання, поповнення та активного використання документів Національного архівного фонду (далі НАФ), забезпечення належного збереження документів з особового складу для  захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з даних документів, суттєве покращення стану архівної справи на території міста, контроль за якістю формування справ в установах, задоволення соціально-правових потреб громадян та врахування у роботі відділу пріоритетів, визначених державою на поточний рік.

Для виконання цих завдань секретарем міської ради Г. Пустовітом 14.11.2018 року затверджено план розвитку архівної справи на 2019 рік, наказом начальника архівного відділу Луцької міської ради від 19.09.2014 року затверджено Програму здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2015-2019 роки.

На виконання плану розвитку архівної справи на 2019 рік, протягом 2019 року проведено наступну роботу:

          1. На постійне зберігання до архівного відділу Луцької міської ради було прийнято 597 справ постійного зберігання 12-ти установ міста та 1-го фонду особового походження, 52 фотодокументи:

 

                                                                                                   ВСЬОГО :     590

 

2. Після прийому документів щорічно поповнюється комп’ютерно-пошукова база документів фонду №1 Луцької міської ради та її виконавчого комітету. Протягом 2019 року працівниками відділу опрацьовано 21 справу за 2015 рік, створено 949 карток та за 2016 рік опрацьовано 105 справ, створено 4043 картки.

Всього в базу даних архівного відділу Луцької міської ради введено документи Луцької міської ради за 1996-2016 роки опрацьовано 1991 справу, створено 75852 картки, це дає змогу пришвидшити розшук інформації для заявників за наданими пошуковими даними, здійснювати кваліфікований, оперативний розгляд звернень громадян, запитів установ, підприємств, організацій.

3. Організовано впорядкування документів у 10-ти установах міста та  1 фонд особового походження, що формують документи Національного архівного фонду, впорядковано 388 справ постійного зберігання, 237 справ з кадрових питань, 7 справ особового походження та 52 фотодокументи:

                                                                                                                                                                  

4. Передано в Державний архів Волинської області 446 справ Луцької об’єднаної державної податкової інспекції за 2000-2019 роки.

5. У відділі працює постійно-діюча експертна комісія (далі ЕК) архівного відділу Луцької міської ради. Протягом 2019 року проведено 14 засідань постійно-діючої експертної комісії відділу на які подали для  розгляду свої документи 135 установ міста. Всього перевірено, схвалено та погоджено:

- 10 положень про архів та експертну комісію установ списків №№ 1, 2, 3;

- 81 номенклатура справ установ списків №№ 1, 2, 3;

- 404 справ постійного терміну зберігання списків №№ 1, 2;

- 667 справ тривалого зберігання списків № 1 і № 3;

- 1529 справ з особового складу списків №№ 1, 2, 3;

- 7 справ особового фонду;

- 24885 справ та 47 справ на електронних носіях, які внесені в акти про вилучення для знищення справ списків №№ 1, 2, 3;

- 2 інструкції з діловодства установ списку № 3.

6. Протягом 2019 року працівниками архівного відділу  проведено 9 перевірок організації діловодства, роботи архівного підрозділу та експертної комісії в установах, організаціях міста, незалежно від форми власності та 9 перевірок наявності, стану та руху документів НАФ на виконання плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки:

 

Дані перевірки проводяться з метою надання методичної допомоги підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворого дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства.

Під час перевірок встановлено, що в архівних підрозділах підприємств, установ, організацій, які знаходяться в зоні комплектування архівного відділу Луцької міської ради, документів НАФ, що не впорядковані та не прийняті на постійне зберігання понад встановлені строки немає.

Документи тимчасового терміну зберігання знищуються відповідно до актів про вилучення документів для знищення. В архівних підрозділах наявні акти про вилучення документів до знищення та описи справ. Фактів втрат чи незаконного знищення документів не виявлено.

В результаті перевірок  та надання методичної допомоги значно покращилися умови зберігання архівних документів та ведення діловодства загалом, вчасно проводиться впорядкування документів, працівники, відповідальні за діловодство та архів установ, організацій міста постійно звертаються за консультаціями та методичною допомогою щодо ведення архівної справи. По всіх перевірках є відповідні довідки з якими ознайомлені діловоди і які надіслані керівникам установ для реагування. Рекомендації перевірок занесені в картку обліку роботи з установою, виконання рекомендацій знаходиться на контролі.

На виконання плану заходів Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки у 2019 року проведено перевірку наявності, стану та руху документів НАФ, які зберігають юридичні особи чотирьох фондів списку юридичних осіб – джерел формування НАФ, які передають документи до архівного відділу на 79 справ та перевірку наявності, стану та руху документів НАФ, що зберігаються в архівному відділі Луцької міської ради п’яти фондів на 864 справ.

Перевірка наявності, стану та руху документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі Луцької міської ради (5 фондів III категорії ):

- фонд № 81  – Луцький Палац учнівської молоді. Станом на 31.01.2019 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося  72 справи постійного зберігання Луцького Палацу учнівської молоді за 1999-2012 роки, усі документи в задовільному стані.

- фонд № 383 – Волинське державне училище культури і мистецтв імені    І.Ф. Стравінського. Станом на 31.01.2019 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося  187 справ постійного зберігання училища за 2001-2012 роки, усі документи в задовільному стані.

- фонд № 408 – Коледж технологій, бізнесу та права  СНУ ім. Лесі Українки. Станом на 17.04.2019 року в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося  282 справи постійного зберігання коледжу за 2000-2014 роки, усі документи в задовільному стані.

- фонд № 409 – Державний професійно-технічний заклад «Луцьке вище професійне училище». Станом на 05.08.2019 в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося  237 справ постійного зберігання закладу за 2000-2014 роки, усі документи в задовільному стані.

- фонд № 412 -  Комунальний заклад «Луцька художня школа». Станом на 01.10.2019 в архівному відділі Луцької міської ради зберігалося 86 справ постійного зберігання закладу за 2001-2013 роки, усі документи в задовільному стані.                                                 

Перевірка наявності, стану та руху документів НАФ, які зберігають юридичні особи (4 фонди списку №1).

- фонд № 81 – Луцький Палац учнівської молоді. Станом на 17.01.2019 року в архівному підрозділі Палацу зберігалася 31 справа постійного зберігання за 2013-2015 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2012 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради.

- фонд № 414 – КП «Газета «Луцький замок». Станом на 04.06.2019 року в архівному підрозділі газети зберігалося 5 справ постійного зберігання за 2015-2017 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2014 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради.

- фонд № 382 – Комунальний заклад «Палац культури міста Луцька». Станом на 29.08.2019 року в архівному підрозділі закладу зберігалося 34 справи постійного зберігання за 2015-2017 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2014 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради.

- фонд № 393 – Луцька міська організація профспілки працівників освіти і науки України. Станом на 18.10.2019 року в архівному підрозділі профспілки зберігалося 9 справ постійного зберігання за 2014-2016 роки в задовільному стані, документи попередніх років по 2013 рік включно передані на постійне зберігання в архівний відділ Луцької міської ради.

          Дані перевірки оформлюються листом перевірки наявності і стану справ фонду.

7. Протягом 2019 року в архівний відділ надійшло 515 запитів фізичних та юридичних осіб на виконання яких надано – 775 завірених копій та 508 сканкопій документів. Крім того, працівниками архівного відділу Луцької міської ради постійно надається методична і практична допомога організації роботи архівних підрозділів установ, підприємств, організацій міста, незалежно від форм власності. Надано більше 140 консультацій для встановлення єдиного для всіх установ порядку, відповідно до законодавчих норм, роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до архівних підрозділів установи.

Найбільше громадяни цікавляться документами Луцької міської ради та її виконавчого комітету з питань перейменування вулиць міста, про присвоєння поштової адреси, про виділення, погодження, оренду земельних ділянок, про оформлення права власності на будинки та квартири.

8. З 2009 року проводиться  робота щодо пошуку місцезнаходження  документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру з вищезгаданих документів. У 2019 році встановлено місцезнаходження документів 19-ти установ-банкрутів міста Луцька.

9. Для популяризації архівних документів архівним відділом спільно із Бібліотекою-філією № 3 для дорослих міста Луцька та Волинською обласною бібліотекою для юнацтва проведено 12 виставок архівних та публіцистичних документів до визначних дат міста та держави, інформація про яких розміщена на сайті міської ради:

- до Дня Соборності України під назвою: «Соборна. Вільна. Неподільна»;

- до Дня пам’яті Героїв Небесної Сотні під назвою: «На варті наших душ – Небесна Сотня»;

- до дня народження Лесі Українки під назвою: «Моя ти, землячко, невтомна співачко»;

- до Дня пам’яті Т.Г.Шевченка під назвою: «Доля, осяяна талантом»;

 - до річниці аварії на Чорнобильській атомній електростанції під назвою: «Чорнобиль від початку до сьогодення»;

 - до 74 річниці перемоги над нацизмом у Другій світовій війні під назвою: «Перегортає пам’ять сторінки»;

 - до Дня Конституції України під назвою: «Ти – громадянин України»;

- до дня пам’яті Лесі Українки під назвою: «Уклін безсмертній славній жінці – величній Лесі Українці»;

- до Дня Незалежності України під назвою: «Україна незалежна – час випробувань і сподівань»;

- до 934-ої річниці Дня міста Луцька під назвою: «Луцьк – древнє місто над Стиром»;

- до Дня Гідності та Свободи під назвою: «На захисті Вітчизни»;

- до Дня пам’яті жертв Голодомору в Україні під назвою: «Голодомор – чорна сповідь моєї Вітчизни».

По усіх виставках підготовлено 12 інформаційних повідомлень на сайт Луцької міської ради. У 2020 році планується проведення  онлайн-виставок на сайті Луцької міської ради.

10. 12 листопада 2019 року працівниками архівного відділу спільно з працівниками загального відділу Луцької міської ради організовано навчання з архівної справи на тему «Про складання номенклатури справ виконавчого органу та актів про вилучення для знищення документів»  на якому були присутні працівники виконавчих органів Луцької міської ради.

11. Протягом 2019 року працівниками архівного відділу організовано екскурсію для студентів Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки за участю 27 студентів.

12. У 2019 році доопрацьовано фотоальбом  про створення та діяльність архівного відділу.

13. Для зберігання документів, що не входять до складу НАФ, документів з кадрових питань ліквідованих установ створена комунальна установа Луцький міський трудовий архів, яка функціонує з 1993 року. Дана установа приймає від установ, підприємств та організацій – джерел комплектування (м. Луцьк) документів з особового складу, документів фінансово-господарської діяльності та інших документів, строки яких не закінчилися та організовує користування документами у службових, наукових, соціально-правових та інших цілях, видає довідки, архівні копії та витяги з документів, що знаходяться на зберіганні, юридичним та фізичним особам. Для належного функціонування трудового архіву приймаються цільові програми соціально-економічного розвитку установи. Враховуючи, що кількість звернень щороку збільшується, для зручності лучан з 2015 року послуги стало можливо отримати у департаменті «Центр надання адміністративних послуг у м. Луцьку». 

Архівним відділом спільно з комунальною установою Луцький міський трудовий архів розроблено Програму забезпечення зберігання документів для соціально-правового захисту громадян в місті Луцьку на 2018-2020 роки затверджену рішенням Луцької міської ради від 29.11.2017 року № 34/29, до якої внесено зміни рішенням Луцької міської ради від 24.12.2019 року № 68/58 після прийняття якої стало можливим фінансування з міського бюджету комунальної установи Луцький міський трудовий архів, для забезпечення гарантованого зберігання документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій  міста, зміцнення матеріально-технічної бази архівної установи, оперативного забезпечення в значних обсягах потреб громадян та юридичних осіб, для задоволення їх прав та законних інтересів.

Протягом 2019 року працівники комунальної установи Луцький міський трудовий архів виконали 3821 запит соціально-правового характеру та прийняли 774 документи 17 ліквідованих установ міста. Всього в трудовому архіві станом на 01.01.2010 року зберігається 406 фондів, 28923 одиниці зберігання.

Для зміцнення матеріально-технічної бази архівного відділу, забезпечення умов для гарантованого збереження документів, на ім’я міського голови та заступника міського голови, керуючого справами виконкому подавались листи та пропозиції. На щотижневих нарадах у заступника міського голови, керуючого справами виконкому Вербича Ю.Г. аналізується робота архівного відділу. За результатами розгляду вирішуються питання необхідні для функціонування відділу та даються окремі усні доручення начальнику відділу для покращення роботи.

Працівниками архівного відділу Луцької міської ради проводиться постійний контроль за наявністю та фізичним станом документів. Двері у робочих кабінетах та архівосховищах металеві, опечатуються, приміщення здаються під сигналізацію на центральний пункт охорони. Доступ до архівосховища є лише у працівників архівного відділу, які мають код відключення сигналізації. Документи розміщені на стелажах по фондах, оформлені картки пофондового та постелажного топографічного покажчиків, які оновлюються при надходженні та вибутті документів. В архівосховищі підтримується температурно-вологісний режим зберігання документів, який контролюється термо-баро-гігрометрами, два рази в тиждень показники вказаних приладів заносяться до журналу реєстрації спостережень за температурно-вологісним режимом зберігання архівних документів.

Робота архівного відділу Луцької міської ради висвітлюється у засобах масової інформації. В газеті Луцький замок від 08 серпня 2019 року № 29 рзміщено інформацію про виставку до Дня пам’яті Лесі Українки під назвою: «Леся Українка: нове й незнане постає з архіву»; інформація про виставку до Дня Конституції України була також подана в інтернет –виданні «Волинь». На веб-сайті Луцької міської ради була опублікована інформація про навчання для діловодів, відповідальних за архівний підрозділ виконавчих органів Луцької міської ради на тему: «Про складання номенклатури справ виконавчого органу та актів про вилучення для знищення документів».

Також на сайті Луцької міської ради створено веб-сторінку архівного відділу на якій опубліковані найактуальніші питання з якими звертаються громадяни та інформація про послуги, які надаються архівними установами міста. Для ознайомлення громадян розміщено Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Положення про роботу архівного відділу, інформація про  комунальну установи Луцький міський трудовий архів та законодавчі акти з архівної справи: Правила  роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Вчасно розміщуються інформаційні повідомлення на сайті Луцької міської ради про заходи, які організовує архівний відділ, зокрема про виставки архівних документів, засідання експертної комісії Луцької міської ради, навчання. Інформація поновлюється щоквартально.

 

Начальник архівного відділу

Луцької міської ради                                                                                           Алла ДРЕЙЧАН

 

724760