Звіт про роботу організаційного відділу Луцької міської ради за 2021 рік
1. Підготовка і проведення нарад
У 2021 році відділом організована та підготовлено проведення 9 розширених нарад у міського голови, за результатами яких складено відповідні протоколи. Серед доручень, встановлених під час нарад, є такі, що потребують щоденного або щомісячного виконання, тому перебувають на постійному контролі у відділі. На підставі поданих виконавцями довідок організаційний відділ у встановлені терміни подає міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови статистичний та аналітичний звіти про виконання протокольних доручень.
У звітному періоді концепція проведення нарад у міського голови була дещо змінена відповідно до Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради.
Крім цього, відділом організовано проведення та реєстрацію учасників 12 нарад під головуванням міського голови або його заступників.
2. Планування роботи виконавчого комітету міської ради
У 2021 році, на підставі розділу 3 Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради, відділом підготовлено проєкти рішень виконавчого комітету міської ради про плани роботи на відповідні періоди: від 17.03.2021 №235-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на І квартал 2021 року”, від 16.06.2021 №475-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІ квартал 2021 року”, від 15.09.2021 №752-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІІ квартал 2021 року”. За якими підготовлено відповідні звіти про виконання квартальних планів роботи.
Наразі у відділі ведеться робота щодо підготовки проєктів рішень виконавчого комітету “Про план роботи на 2022 рік та на І квартал 2022 року”.
3. Щотижневе планування
Відповідно до планів роботи міського голови, його заступників, міської ради, його виконавчого комітету, виконавчих органів, комунальних закладів (установ, підприємств), старостатів відділом проводиться загальне щотижневе планування роботи керівництва та виконавчих органів Луцької міської ради. Складено 52 тижневих планів, забезпечено узгодження заходів, внесення оперативних змін та додаткових заходів у плани. Планування ведеться у системі електронного документообігу АСКОД у розділі “Календар”. Забезпечено вчасне інформування керівництва Луцької міської ради щодо їх участі у заходах, а також про будь-які зміни в плані подій — відміна заходів, перенесення тощо, та здійснено контроль за вчасним поданням керівниками виконавчих органів відповідних інформаційних матеріалів напередодні їх проведення.
4. Організація контролю
Протягом 2021 року у загальний відділ міської ради надійшло: розпоряджень голови облдержадміністрації - 93, з них - 70 з встановленими завданнями та термінами виконання. Доручень голови, заступників голови облдержадміністрації надійшло - 106. Листів голови облдержадміністрації - 945. Крім цього, рішень обласної ради надійшло 15, а листів голови обласної ради зареєстровано 62.
Протягом 2021 року не виконаних виконавчими органами міської ради розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації немає. Щомісячно сектор контролю облдержадміністрації здійснює аналіз стану виконавської дисципліни, за їх результатами виконавчий комітет міської ради жодного разу не порушив термінів інформування.
Протягом звітного періоду забезпечено проведення 16 відеоселекторних нарад, у яких взяли участь міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керівники виконавчих органів.
5. Організація та проведення заходів суспільного значення
У січні - лютому 2021 року відділом проведена ґрунтовна робота щодо підготовки повного звіту про роботу виконавчих органів міської ради протягом попереднього року. Спільно з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій відділом розроблено та забезпечено модерацію інтерактивної платформи на офіційному сайті міської ради, де розміщено “Звіт про роботу виконавчих органів Луцької міської ради у 2020 році” у кількох форматах: повний текстовий, у розрізі галузей господарювання, у розрізі виконавчих органів, у розрізі статистичних даних.
Наразі відділ розпочав роботу з підготовки звіту за 2021 рік міського голови про свою роботу перед територіальною громадою.
Крім цього, у звітному періоді підготовлено і проведено ряд ключових для громади заходів.
Зокрема, у співпраці з іншими виконавчими органами організовано та проведено заходи з нагоди Дня міста. Розроблено запрошення та організовано належний прийом і супровід офіційних делегацій протягом святкових днів. Підготовлено сценарій та організовано проведення офіційного прийому міського голови. Розроблено інтерактивну афішу святкових заходів на офіційному сайті міської ради.
Проведено підготовчу роботу, складено сценарій, забезпечено запрошення 32 учасників, організовано та проведено Третій Молитовний сніданок Волині 10 вересня 2021 року.
У звітному періоді забезпечено прийом та перебування у м.Луцьку офіційних делегацій з міст Новоград-Волинський Житомирської області та Новомосковськ Дніпропетровської області, які відвідали місто з метою обміну досвідом.
20 травня 2021 року забезпечено організацію перебування у місті Луцьку з робочим візитом делегації Новоград-Волинської міської ради Житомирської області.
18-19 жовтня 2021 року відділом у співпраці з іншими виконавчими органами забезпечено загальну організацію прийому, перебування, супроводу проведення офіційних заходів в рамках презентації завершення проєкту та “Енергоефективніть у громадських будівлях міста Луцька”.
6. Інші заходи:
Працівниками відділу протягом року підготовлено 35 вітальних адрес, листів, організовано 12 відряджень секретаря міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів на запрошення очільників українських міст.
Начальник відділу, як член комісії, взяла участь у 15 засіданнях комісії з розгляду проектів соціальної реклами.
Організовано щоквартальну підписку періодичних видань для міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, старост, керівників виконавчих органів.
Працівники відділу протягом року брали участь у всіх внутрішніх навчаннях, а також у заходах державного, обласного, місцевого значення.
Крім цього, відділом підготовлено робочі та офіційні візити міського голови, секретаря міської ради та заступників міського голови.
Начальником відділу у звітному періоді проведено ряд ознайомчих зустрічей із студентами Луцького національного технічного університету та Волинського національного університету імені Лесі Українки з метою презентації основних принципів роботи Луцької міської ради та її виконавчих органів.
Підготовлено та організовано проведення п’ятьох хвиль вакцинації для працівників виконавчих органів міської ради з метою профілактики поширення коронавірусу COVID-19. Наразі, у кінці листопада поточного року планується п’ята хвиля вакцинації.
7. Телефонний довідник
У березні, листопаді 2021 року у зв’язку із зміною структури виконавчих органів міської ради відділом було поновлено телефонний довідник працівників виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, членів виконавчого комітету, керівників територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади, окремих комунальних підприємств, установ та організацій. У довідник, який розміщено у єдиній мережі “Загальна папка”, а також на офіційному сайті Луцької міської ради, протягом року систематично вносились зміни відповідно до змін у штатному розписі.
8. Висвітлення діяльності відділу
З метою висвітлення діяльності відділу у соціальний Фейсбук створена та постійно актуалізується офіційна сторінка організаційного відділу Луцької міської ради, на якій щодня оприлюднюються анонси основних заходів на день, офіційних свят державного та міжнародного значення, висвітлюється діяльність луцького міського голови, міської ради, виконавчого комітету, тощо.