Звіт про роботу організаційного відділу Луцької міської ради за 2022 рік
Станом на 01 січня 2023 року діловодство у відділі склало:
- документообіг: 209 документів вхідної кореспонденції та 15 - вихідної;
- організовано 5 розширених нарад у міського голови;
- підготовлено проектів розпоряджень міського голови -11;
- підготовлено проектів рішень виконавчого комітету - 1.
1. Щотижневе планування
Відповідно до планів роботи міського голови, його заступників, міської ради, його виконавчого комітету, виконавчих органів, комунальних закладів (установ, підприємств), старостатів відділом проводиться загальне щотижневе планування роботи керівництва та виконавчих органів Луцької міської ради. Станом на 01 січня 2023 року складено 52 тижневих планів, забезпечено узгодження заходів, внесення оперативних змін та додаткових заходів у плани. Планування ведеться у системі електронного документообігу АСКОД у розділі “Календар”.Забезпечено вчасне інформування керівництва Луцької міської ради щодо їх участі у заходах, а також про будь-які зміни в плані подій — відміна заходів, перенесення тощо, та здійснено контроль за вчасним поданням керівниками виконавчих органів відповідних інформаційних матеріалів напередодні їх проведення.
2. Організація та проведення заходів суспільного значення
У січні - лютому 2022 року відділом проведена ґрунтовна робота щодо підготовки повного звіту про роботу виконавчих органів міської ради протягом попереднього року. Спільно з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій відділом розроблено та забезпечено модерацію інтерактивної платформи на офіційному сайті міської ради, де розміщено “Звіт про роботу виконавчих органів Луцької міської ради у 2022 році” у кількох форматах: повний текстовий, у розрізі галузей господарювання, у розрізі виконавчих органів, у розрізі статистичних даних.
Підготовлено та організовано проведення трьох хвиль вакцинації для працівників виконавчих органів міської ради з метою профілактики поширення коронавірусу COVID-19.
3. Організація роботи Луцького центрального пункту допомоги
У перший день повномасштабного вторгнення Російської Федерації на територію України розпорядженням міського голови з метою забезпечення Збройних сил України, підрозділів територіальної оборони, внутрішньо переміщених осіб та громад, які потребують гуманітарної допомоги товарами першої необхідності продовольчої та непродовольчої групи розпорядженням Луцького міського голови було створено Луцький центральний пункт допомоги, який розміщено в облмуздрамтеатрі. Координацію діяльності Центру покладено на організаційний відділ луцької міської ради.
У роботі пункту взяли участь майже 300 осіб. Частина з них – працівники міської ради, решта – волонтери. З перших годин роботи пункту лучани та жителі Луцької і сусідніх громад безперервним потоком почали нести речі для військових, бійців тероборони, а також для допомоги співвітчизникам і громадам північних і східних областей України, які зазнали найбільших страждань, бомбардувань і руйнувань. У перший тиждень роботи у пункт приїхали вантажівки із гуманітарною допомогою з-за кордону.
Загалом за час роботи до драмтеатру приїздили машини з Польщі, Німеччини, Італії, Литви, Латвії, Франції, Румунії, Норвегії, Австрії, Швеції, Швейцарії, Англії, Португалії, Іспанії, Чехії, Словаччини. Нам допомагали не лише міста-партнери (Білосток, Ольштин, Торунь, Люблін, Жешув, Замость – Республіки Польща, Край Ліппе-Німеччина, Тракайський і Таурагський райони- Литва, Кійов - Чехія), але й невеликі громади (такі як, наприклад, громада містечка Устришкі Долне у Польщі, що надсилали нам гуманітарні вантажі 4 рази), або ж дипломатичні відомства, такі як у Норвегії, збирали допомогу у населення і передавали нам, чи німецьке місто Швайнфурт, що виступило з ініціативою стати нашим партнером. Загалом у наш центральний пункт надійшло майже 2 500 тонн різних вантажів з гуманітарною допомогою.
З перших днів роботи у пункт почали надходити звернення та листи – запити- про видачу необхідного для фронту, військових, для громадян.
За увесь час роботи центрального пункту на його адресу, адресу міської ради надійшло більше 2 000 звернень про надання допомоги. Зокрема, до нас звернулося майже півсотні військових частин і формувань, деяким з них ми допомагали неодноразово. Це військові частини, що дислокуються у Луцьку, Волинській і сусідніх областях, а також в/ч Київської, Чернігівської, Сумської, Миколаївської, Харківської областей. Щотижня (а часом і кілька разів на тиждень) ми передавали вантажі на адресу 14-ї окремої механізованої бригади, військові якої і зараз перебувають на передовій у найгарячіших її ділянках. Саме у цій військовій частині служить значна кількість мобілізованих жителів нашої громади. Від Луцького центрального пункту допомоги відправлено 17 автомобілів, які були придбані, оновлені та відремонтовані за кошти, зібрані працівниками міської ради, комунальних установ та організацій. Разом передавались необхідні на війні речі: військова форма, взуття, амуніція, бронежилети, розгрузки, засоби для спостереження і ведення бою, рації, старлінки, дрони тощо. Центральний пункт допомоги завантажував автомобілі виробами медичного призначення, засобами загальної та особистої гігієни, продуктами харчування, солодощами, одягом. Передавали каремати, спальники, ліхтарики, павербанки, саперні лопатки, інструмент тощо.
За час роботи пункту отримали майже 600 звернень від керівників громад Київської, Сумської, Чернігівської, Донецької, Дніпропетровської, Миколаївської, Харківської, Житомирської, Черкаської, Вінницької, Кіровоградської, Полтавської, Одеської, Херсонської областей. Жителям міст і сіл ми відправляли одяг, взуття, теплі речі, ковдри, спальники, каремати, свічки, ліхтарики для укриттів, продукти харчування, засоби гігієни, іграшки і навіть корм для домашніх тварин.
Загалом за час роботи працівниками пункту видано приблизно 2 350 тонн вантажів і допомог.
Луцький центральний пункт допомоги спільно з управлінням з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення забезпечив усі укриття міста Луцька ковдрами, спальниками, свічками, сухпайками, ліхтариками. Підготовлено та передано на зберігання медичні аптечки для усіх укриттів громади.
Луцький центральний пункт допомоги тісно співпрацював з медичними закладами, що обслуговують військовослужбовців та вимушено переселених осіб. Їм передано десятки тонн допомоги, що включає вироби медичного призначення, продукти загального та дитячого харчування, одяг, підгузки, засоби особистої та загальної гігієни тощо.
З квітня працівники центрального пункту неодноразово передавали вантажі загонам ДСНС, що працювали у зруйнованих містах і селах України, розбираючи завали, відбудовуючи об’єкти критичної інфраструктури.
Усього за період роботи Луцького центрального пункту допомоги складено 1 870 актів видачі.
Робота Центрального пункту постійно висвітлюється на фейсбук-сторінці. Про його роботу створено десятки відеоматеріалів, написано статей у місцевих, регіональних та загальнонаціональних засобах масової інформації (Суспільне мовлення, Перший національний, ICTV, 1+1), а також журналістами з Німеччини, Польщі, Литви, Великобританії, Чехії, Румунії, Ізраїлю.
Підсумовуючи, варто зауважити, що робота усіх пунктів допомоги стала можливою завдяки волонтерам, а також згуртованості та єдності усіх жителів луцької громади. Координатори Луцького центрального пункту допомоги дякують усім керівникам виконавчих органів, комунальних установ, керівникам приватних підприємств, підприємцям, медикам, освітянам, комунальникам та усім лучанам за допомогу і сприяння.
4. Телефонний довідник
У листопаді – грудні 2022 року у зв’язку із значними змінами було поновлено телефонний довідник працівників виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, членів виконавчого комітету, керівників територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади, окремих комунальних підприємств, установ та організацій.
6. Висвітлення діяльності відділу
З метою висвітлення діяльності відділу у соціальній мережі Фейсбук створена та постійно актуалізується офіційна сторінка організаційного відділу Луцької міської ради, а також офіційна сторінка Луцького центрального пункту допомоги.
Відділом створено та модерується Телеграм-канал для комунікації між керівництвом міської ради, керівниками виконавчих органів, комунальних установ та організацій.