Звіт про роботу організаційного відділу за 2017 рік
Про роботу відділу у 2017 році
Протягом 2017 року діловодство у відділі склало:
- документообіг: 520 документів вхідної кореспонденції та 60 — вихідної;
- організовано 23 оперативні наради;
- проведено 28 аудитів у виконавчих органах Луцької міської ради;
- проектів розпоряджень міського голови — 20;
- проектів рішень виконавчого комітету — 7.
1. Організація оперативних нарад
У 2017 році проведено 23 оперативні наради, за результатами яких складено відповідні протоколи. Усі доручення взято на контроль відділом, та надано звіти про їх виконання : за І кв. - лист від 05.05.2017 №7-13/17;
за ІІ кв. - лист від 31.07.2017 №7-13/32;
за ІІІ кв. - лист від 08.11.2017 №7-13/47;
за ІV кв. - лист від 16.01.2018 №7-13/6.
Підготовлено порядки денні, забезпечено реєстрацію учасників.
Протягом 2017 року було забезпечено участь міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови та керівників виконавчих органів у нарадах у режимі відеоселекторного зв’язку з Волинською обласною державною адміністрацією (165 нарад) та наради з відповідними міністерствами і відомствами, що проходять за адресою: вул. Кривий вал, 28 (5 нарад).
2. Планування роботи виконавчого комітету
У 2017 році відділом підготовлено 5 планів роботи виконавчого комітету:
- Рішення виконавчого комітету від 28.03.2017 №162-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІ квартал 2017 року”
- Рішення виконавчого комітету від 21.06.2017 №354-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІІ квартал 2017 року”
- Рішення виконавчого комітету від 22.09.2017 №565-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІV квартал 2017 року”
- Рішення виконавчого комітету від 20.12.2017 №824-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на 2018 рік”
- Рішення виконавчого комітету від 20.12.2017 №825-1 “Про план роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на І квартал 2018 року”.
За результатами засідань проведено аналіз та подано аналітичні дані щодо виконання планів роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради:
- лист від 30.08.2017 №7-12/40
- лист від 08.11.2017 №7-12/48
- лист від 15.01.2018 №7-12/5.
3. Організація контролю
Протягом 2017 року у загальний відділ міської ради надійшло: розпоряджень голови облдержадміністрації - 181, з них - 96 з встановленими завданнями та термінами виконання. Доручень голови, заступників голови облдержадміністрації надійшло - 108. Листів голови облдержадміністрації - 1978. Крім цього, рішень обласної ради надійшло 66, а листів голови обласної ради зареєстровано 140. Протягом звітного періоду проведено 165 відеоселекторних нарад під головуванням голови Волинської обласної держадміністрації та його заступників, на якій взяли участь міський голова, секретар міської ради, перший заступник та заступники міського голови, керівники виконавчих органів.
Станом на 1 січня 2017 року не виконаних виконавчими органами міської ради розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації немає. Щомісячно сектор контролю облдержадміністрації здійснює аналіз стану виконавської дисципліни, за їх результатами виконавчий комітет міської ради жодного разу не порушив термінів інформування.
Питання про стан виконавської дисципліни на засіданнях виконавчого комітету в минулому році розглянуто двічі та ухвалено рішення: від 23.02.2017 №111-1, від 17.08.2017 №487-1.
Головний спеціаліст відділу у травні 2017 року отримала сертифікат за програмою тематичного короткострокового семінару “Контроль та виконавська дисципліна в органах виконавчої влади”.
4. Розвиток системи управління якістю
У червні 2017 році відбувся зовнішній ресертифікаційний аудит, проведений компанією “Global Certifik”, за результатами якого отримано сертифікат нової версії ISO 9001:2015. Відповідно до цього було проведено 2 навчання: для керівників та працівників виконавчих органів, які працюють 2 і менше років щодо функціонування системи управління якістю. Окрім цього, підготовлено промоційний відеоролик, розробником якого є організаційний відділ “Функціонування системи управління якістю у виконавчих органах Луцької міської ради”.
Крім цього, начальником відділу проведено 2 навчання (у квітні та жовтні) у Волинському обласному центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ та організацій.
Після отримання відповідного сертифікату нового зразку ISO 9001:2015 групою внутрішніх аудиторів було скоректовано графік проведення внутрішніх аудитів (розпорядження від 11.09.2017 №480 “Про внесення змін до розпорядження міського голови від 27.01.2017 №53”) та за період з вересня по грудень 2017 року проведено 28 внутрішніх аудитів щодо функціонування системи управління якістю, за результатами яких складено відповідні протоколи.
Відділом узагальнено та підготовлено розпорядження міського голови від 24.03.2017 № 156 «Про Цілі якості виконавчих органів Луцької міської ради на 2017 рік», а також на його основі подано аналітичний звіт про їх виконання за 2017 рік — лист від 10.01.2018 №7-14/2.
У звітному році проведено 4 наради внутрішніх аудиторів та робочої групи з питань функціонування системи управління якістю.
5. Заходи
Відповідно до розпорядження міського голови від 03.01.2017 №2 “Про підготовку звіту міського голови перед територіальної громадою міста Луцька” організаційним відділом було підготовлено узагальнені матеріали для звітування міського голови у лютому 2017 року. Та у зв’язку з передчасною смертю Романюка Миколи Ярославовича 03.02.2017 року звіт не відбувся.
У 2017 році відділом було організовано поховання колишнього мера міста Кривицького Антона Федоровича (розпорядження міського голови від 20.01.2017 №41 “Про організацію та проведення поховання Кривицького А.Ф”), міського голови Романюка Миколи Ярославовича (розпорядження міського голови від 03.02.2017 №67 “Про організацію та проведення поховання Луцького міського голови Романюка Миколи Ярославовича”) та загиблого військового у зоні проведення АТО Гринчишина Максима Ігоровича.
У серпні 2017 року організовано урочисту Академію до Дня міста (розпорядження міського голови від 17.07.2017 №987 “Про відзначення 26-ої річниці Незалежності України, Дня Державного прапора України та Дня міста у серпні 2017 року”), а саме розроблено сценарій події, поліграфічну продукцію, організацію перебування вітчизняних делегацій у місті протягом цього періоду.
У жовтні 2017 організовано відкриття алей у Центральному парку культури та відпочинку імені Лесі України (розпорядження міського голови від 04.10.2017 №534 “Про відкриття паркових алей”) із залученням святкової програми та врученням відділом кадрової роботи та нагород памятних відзнак представникам соціально-активного бізнесу, які долучилися до реконструкції парку.
6. Щотижневе планування
Відділом проводиться щотижневе планування роботи Луцької міської ради, виконавчого комітету та виконавчих органів. Загалом за 2017 рік було складено 52 плани, а також постійний контроль за змінами і внесенням додаткових заходів протягом тижня у системі електронного документообігу El-Doc у розділі “Календар”. Та, зважаючи на неналежну виконавську дисципліну окремих керівників виконавчих органів, протягом року були зафіксовані недоліки при плануванні роботи чи оперативному внесенні змін. А тому, листом заступника міського голови, керуючого справами виконкому від 11.01.2018 № 1.1-26/164 керівникам структурних підрозділів ще раз наголошено про належне планування.
7. Телефонний довідник
У червні 2017 року у зв’язку із зміною керівництва та структури виконавчих органів відділом було поновлено телефонний довідник працівників виконавчих органів міської ради, депутатів міської ради, членів виконавчого комітету, керівників територіальних органів міністерств, центральних органів виконавчої влади, окремих комунальних підприємств, установ та організацій. Наразі йде підготовка до друку оновленої редакції довідника.
8. Інші заходи:
- Працівниками відділу протягом року підготовлено 23 вітальні адреси та листи.
- Начальник відділу взяла участь у 12 засіданнях комісії з розгляду проектів соціальної реклами.
- Організовано 3 прийоми офіційної делегації з м.Волноваха, Донецької області.
- Організовано щоквартальну підписку періодичних видань.
- Червень 2017 року - участь начальника відділу у форумі Асоціації Відкритих міст у м.Київ.
- Лютий 2017 року — участь начальника відділу в дводенному навчанні “Орган сертифікації персоналу Української асоціації якості” (м.Київ).
- Липень 2017 року — участь начальника відділу в урочистостях з нагоди Дня міста Брест, Республіка Білорусь.
- Працівники відділу протягом року брали участь у всіх внутрішніх навчаннях, а також у заходах державного, обласного, місцевого значення.
Начальник відділу Олена Барська