Звіт про роботу відділу ведення Державного реєстру виборців у І півріччі 2024 року
Відповідно до Закону України “Про Державний реєстр виборців” (далі — Закон) основними завданнями відділу є ведення персоніфікованого обліку виборців, складання списків виборців для проведення виборів різних рівнів, а також ведення паспортів виборчих дільниць, утворених на постійній основі.
У зв’язку з дією правового режиму воєнного стану та згідно з постановою Центральної виборчої комісії від 24 лютого 2022 року №61 “Про тимчасове припинення функціонування автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи “Державний реєстр виборців” на час дії воєнного стану” функціонування вказаної системи, а також ведення Державного реєстру виборців (далі - Реєстр) було тимчасово припинено з 24 лютого 2022 року.
Наприкінці 2023 року після реалізації низки технологічних заходів, спрямованих на виконання завдань з підготовки до відновлення ведення Реєстру в ході його тестової експлуатації, що була розпочата відповідно до постанови Центральної виборчої комісії від 14 вересня 2023 року № 60, наприкінці 2024 року постановою Центральної виборчої комісії від 22 грудня 2023 року № 83 "Про деякі питання часткового відновлення функціонування автоматизованої інформаційної-комунікаційної системи "Державний реєстр виборців" було частково відновлено функціонування Реєстр у частині періодичної актуалізації (періодичного поновлення) бази даних Реєстру без відновлення роботи публічних електронних сервісів та публічного доступу.
Пріоритетним напрямком роботи відділу у першому півріччі 2024 року стало опрацювання відомостей періодичного поновлення, накопичених за час припинення ведення Реєстру. Фактично за шість місяців 2024 року опрацьовано відомості періодичного поновлення, подані органами, закладами, установами відповідно до статті 22 Закону за період з березня 2022 року по березень 2024 року включно (25 щомісячних поновлення). Відомості місячного поновлення опрацьовувалися протягом одного тижня, а доступ до відповідного періоду надавався Розпорядником реєстру в хронологічній послідовності. З метою вчасного опрацювання зазначених відомостей відділом було забезпечено тісну співпрацю із суб’єктами подання відомостей в частині невідкладного опрацювання запитів та уточнення відомостей.
В межах своїх повноважень працівники відділу протягом звітного періоду постійно здійснювали виконання вимог постанови Центральної виборчої комісії від 20 грудня 2007 року № 572 “Про вимоги до приміщень відділів ведення Державного реєстру виборців та регіональних відділів адміністрування Державного реєстру виборців” (із змінами), а також вимог експлуатаційної документації комплексної системи захисту інформації органу ведення Реєстру в автоматизованій інформаційно-комунікаційній системі Реєстру.
Робочі приміщення відділу є приміщеннями з обмеженим доступом. Такий статус приміщень встановлено розпорядженням міського голови від 11 лютого 2015 року № 42. Працівники дотримуються Правил пропускного режиму до робочих приміщень відділу, затверджених міським головою 4 вересня 2023 року. Охорона приміщень була забезпечена відповідно до Інструкції про порядок прийому (здачі) під охорону приміщень відділу з врахуванням вимог Інструкції з протипожежного захисту приміщень відділу, які затверджені заступником міського голови, керуючим справами виконкому 4 вересня 2023 року.
Охоронна і пожежна системи сигналізації відповідають вимогам нормативних актів з питань впровадження та експлуатації технічних засобів охорони і пожежної безпеки.
У звітному періоді забезпечено підтримання у справному стані зазначених систем, встановлених у приміщеннях відділу, обслуговування, а також ведення цілодобового спостереження за цими приміщеннями аварійно-рятувальним загоном спецпризначення Управління ДСНС України у Волинській області відповідно до укладених договорів.
Облік виборчих дільниць, утворених на постійній основі
У звітному періоді продовжено ведення довідника постійних виборчих дільниць.
На території Луцької міської територіальної громади утворено 111 постійних виборчих дільниць: 100 — звичайних та 11 — спеціальних (10 — у лікувальних закладах міста, 1 — у ДП “Слідчий ізолятор”), з них у приєднаних до Луцької міської територіальної громади селах та селищі — 26 постійних звичайних виборчих дільниць.
При опрацюванні відомостей періодичного поновлення за період з березня 2022 року по березень 2024 року включно згідно з відомостями міського голови та відповідями на запити відділу, сформованими щодо уточнення наявності адресних об’єктів у зв’язку з реєстрацією місця проживання виборців у будинках, відсутніх в адресному Реєстрі, до адресної підсистеми Реєстру внесено 1526 змін з таких підстав: присвоєння номеру новому будинку, присвоєння назви новому геоніму, зміна назви геоніму, зміна номеру будинку.
У звітному періоді опрацьовано 129 рішень Луцької міської ради про перейменування на найменування нових вулиць Луцької міської територіальної громади та 18 рішень виконавчого комітету Луцької міської ради, що були ухвалені у зв’язку з необхідністю впорядкування нумерації будинків на перейменованих вулицях.
Зміни у адресній підсистемі Реєстру знайшли відображення у змінах довідника постійних виборчих дільниць. Так, у 1 півріччі 2024 року внесено 395 змін до опису меж звичайних постійних виборчих дільниць Луцької міської територіальної громади. Ці зміни не потребували подань до Центральної виборчої комісії та були застосовані із внесенням їх обґрунтування та додаванням до екрану “Облік відомостей про зміни в геонімах/будинках” автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи Реєстру сканкопій документів, що є підставою для виконання відповідних дій у Реєстрі. Усі зміни відображені у геометрії постійних виборчих дільниць геоінформаційної підсистеми автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи Реєстру.
Зміни до опису меж ще 71 постійної виборчої дільниці опрацьовані та підготовлені для включення у проєкт подання до Центральної виборчої комісії. Вони стосуються, зокрема,:
- змін адрес приміщень для голосування та/або адрес приміщень дільничних виборчих комісій 22-х постійних виборчих дільниць (з них 20 — звичайні, 2 — спеціальні виборчі дільниці) у зв’язку з перейменуванням вулиць Луцької міської територіальної громади, зміною нумерації будинків та зміною категорії населеного пункту (смт Рокині на с-ще Рокині);
- зміни меж 49-и постійних виборчих дільниць у зв’язку з перейменуванням та найменуванням нових вулиць Луцької міської територіальної громади, впорядкуванням нумерації будинків, додаванням будинків, відсутніх в адресній підсистемі Реєстру.
Технологічно функція формування таких подань до Центральної виборчої комісії буде доступна після завершення опрацювання усіх накопичених за час припинення ведення Реєстру відомостей періодичного поновлення.
У звітному періоді також проведено аналіз, структуровано та підготовлено для внесення до адресної підсистему Реєстру відомості міського голови про найменування нових та перейменування вулиць (проспектів, бульварів, площ, провулків, кварталів, кутків тощо), присвоєння номерів новим будинкам і зміну нумерації існуючих будинків у Луцькій міській територіальній громаді, що надійшли за період з січня 2024 року по червень 2024 року включно (загалом 577 нормативно-розпорядчих документи про відповідні зміни). На підставі цих відомостей актуалізовано базу даних житлового фонду Луцької міської територіальної громади, яку веде відділ.
Періодичне поновлення персональних даних Реєстру
У І півріччя 2024 року завантажено та опрацьовано відомості, які подані відповідними органами, закладами, установами, організаціями за період з 1 березня 2022 року по 31 березня 2024 року включно. За результатами опрацювання відомостей внесено 35908 змін до бази даних Реєстру. Інформація про кількість змін, внесених за результатами опрацювання відомостей періодичного поновлення у І півріччі 2024 року, у розрізі періодів поновлення та форм подань наведена у додатку 1.
Також до бази даних Реєстру внесені зміни у зв’язку із змінами місця народження виборців, виборчої адреси за змінами в адміністративно-територіальному устрої України, змінами виборчої адреси при змінах в геонімах/будинках, знищенням записів відповідно до частини 5 статті 17 Закону у зв’язку із закінченням строку збереження записів про виборця, який помер або громадянство України якого припинено, та усуненням кратних включень, змінами виборчих адрес виборців за зверненнями інших відділів.
Всього у першому півріччі 2024 року на виконання 798 електронних наказів керівника відділу було внесено 76855 змін до персональних даних виборців. Інформація кількість проведених наказів та рядків у них в розрізі типів змін, що були внесені за період з січня 2024 року по червень 2024 року включно, наведена у додатку 2.
У звітному періоді також було здійснено опрацювання відомостей про 18-річних за формами 3.7, 3.8, виборча адреса яких відноситься до с. Іванчиці та с. Озденіж. Такі відомості протягом тривалого часу були недоступні через ліквідацію Рожищенського відділу УДМС у Волинській області та відсутність відповідного доступу у Луцького відділу № 2 УДМС у Волинській області, який є його правонаступником. У травні 2024 року до відділу подані відомості про 18-річних, виборча адреса яких відноситься до с. Іванчиці та с. Озденіж, за формами 3.7, 3.8 за період з травня 2022 року по квітень 2024 року.
У зв’язку із змінами у законодавстві стосовно скасування строкової служби проведено відповідну роботу з військовими частинами, які згідно із статтею 22 Закону подавали відомості про виборців-військовослужбовців строкової служби. На підставі отриманих документів актуалізовано базу даних Реєстру.
У звітному періоді забезпечено надходження відомостей періодичного поновлення за період з січня 2024 року по червень 2024 року включно на паперових та електронних носіях від суб’єктів подання відомостей.
Подання відомостей періодичного поновлення про смерть фізичних осіб здійснюється інформаційно-комунікаційними засобами із застосуванням технічного та криптографічного захисту інформації відповідно до Закону України “Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах” на центральному рівні шляхом автоматизованого обміну електронними повідомленнями між Центральною виборчою комісією, яка є розпорядником Державного реєстру виборців, і Міністерством юстиції України, яке є держателем Державного реєстру актів цивільного стану громадян, через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів у порядку подання Центральній виборчій комісії відомостей з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть фізичних осіб, затвердженому постановою Центральної виборчої комісії від 10 грудня 2020 року № 555. Відомості про померлих завантажуються до автоматизованої інформаційно-комунікаційної системи Реєстру відповідно до поточного періоду.
Усі відомостей подані своєчасно.
З метою коректного поновлення персональних даних Реєстру та опрацювання екранів “Контроль достовірності даних”, “Ймовірні кратні включення”, “Виборці, що вибули з установ відбування покарань, зняті з обліку в МЗС, попередня адреса яких була зареєстрована в межах Луцької міської територіальної громади” у звітному періоді було сформовано та надіслано 212 запитів до суб’єктів подань відомостей, що містили 2003 рядки, зокрема:
- 815 записів про виборців, які потрапили до контролю “Аналіз розбіжностей при співставленні виборців”;
- 377 записи про ймовірні кратні включення;
- 315 запис про виборців, які зняті з обліку в МЗС, вибули з установ відбування покарань та попередня адреса яких була зареєстрована в межах Луцької міської територіальної громади;
- 172 записи про громадян, які зняті з реєстрації у зв’язку із смертю, проте відомості про смерть відсутні;
- 324 записів про уточнення відомостей про виборців, в персональних даних яких виявлено розбіжності.
На підставі інформації, що надійшла на такі запити відділу, до Реєстру внесено необхідні зміни.
У звітному періоді було відновлено роботу з надання інформації з Державного реєстру виборців відповідно до статті 26 Закону та статті 6 Закону України “Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України”, статей 5, 6 Закону України “Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб” про персональні дані внутрішньо переміщених осіб у зв’язку із необхідністю оформлення документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, внесення інформації про реєстрацію місця проживання. За травень — червень
поточного року до відділу надійшло 8 запитів від УДМС України у Волинській області. Інформація на запити надана відповідно до чинного законодавства.
Кадрове забезпечення відділу
З метою збереження фахового складу органів ведення Реєстру Центральна виборча комісія здійснює постійний контроль стану функціонування, кадрового забезпечення та штатної чисельності відділів. Відповідні звіти подаються щомісяця відділом.
Кількість працівників відділу складає 4 одиниці, що передбачено штатним розписом, затвердженим розпорядженням міського голови від 28.08.2023 №38-ра.
Відповідно до розпорядження міського голови від 1 лютого 2024 року № 5-ра “Про проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами місцевого самоврядування апарату міської ради та виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради, покладених на них обов’язків та завдань” у лютому 2024 року працівники відділу, які підлягали походженню щорічної оцінки виконання посадовою особою місцевого самоврядування посадових обов’язків і завдань, за результатами такої оцінки отримали високі результати.
Працівники відділу постійно підвищують кваліфікацію шляхом самоосвіти, а також беруть участь у навчаннях, зокрема, начальник відділу Наталія Гальченко пройшла підвищення кваліфікації за загальною короткостроковою програмою “Е-демократія і комунікація” у лютому 2024 року, “Державна мова” -— в травні 2024 року у Волинському регіональному центрі підвищення кваліфікації та отримала відповідні сертифікати.
У березні працівники відділу успішно пройшли тестування за результатами перегляду освітнього серіалу на порталі Дія на тему: “Цифровізація державного сектору” та отримали відповідні сертифікати. Двоє працівників відділу 11 березня поточного року підвищили кваліфікацію за спеціалізованою короткостроковою програмою “Фінансовий контроль як інструмент антикорупційної політики. Електронне декларування”.
Інформування про роботу відділу на сайті Луцької міської ради
Протягом І півріччя 2024 року відділом здійснювалася актуалізація та наповнення рубрики “Виборець повинен знати!” на офіційному сайті Луцької міської ради, зокрема, нормативно-правової бази, відомостей про зміни в назвах геонімів Луцької міської територіальної громади у 2022-2024 роках.
Також на сторінці відділу офіційного сайту Луцької міської ради розміщена інформації про роботу відділу за півріччя та рік, а у системі обліку публічної інформації - щомісячні звіти про роботу відділу.
Статитичні дані станом на 10 липня 2024 року
Усього записів: 191 380
Виборців, в т.ч.: 178 648
мають виборчу адресу 169 811
без виборчої адреси 8 837
померлих 12 463
скасовано громадянство 17
недієздатних 252
нездатних самостійно пересуватися 720
вулиць 1 049
будинків 21 258