Звіт про роботу загального відділу міської ради протягом 2019 року
Пріоритетним завданням на 2019 рік як для виконавчих органів міської ради так і для загального відділу, до повноважень якого відноситься розроблення в міській раді єдиного порядку документування управлінської інформації та роботи з документами, було впровадження електронного документообігу.
Для належної організації цього завдання загальним відділом було розроблено нову Інструкцію з діловодства у Луцькій міській раді, відповідно до якої документування управлінської інформації здійснюється в електронній формі із застосуванням електронного цифрового підпису в системі електронного документообігу «АСКОД».
В січні загальним відділом було організовано та проведено засідання робочої групи з питань функціонування системи електронного документообігу у виконавчих органах міської ради, на якому обговорено питання щодо вдосконалення роботи з документами в системі електронного документообігу.
Для керівників виконавчих органів міської ради та працівників, відповідальних за ведення діловодства, було організовано та проведено внутрішнє навчання на тему «Інструкція з діловодства та функціонування системи електронного документообігу “АСКОД”».
Наступним етапом по впровадженню електронного документообігу було проведення навчання для керівників комунальних підприємств та осіб, відповідальних за організацію та ведення діловодства на підприємстві, на тему «Робота з документами в системі електронного документообігу “АСКОД”».
Прийняте розпорядження міського голови від 10.04.2019 № 146 «Про забезпечення обміну електронними документами з комунальними підприємствами міста з використанням системи електронного документообігу “АСКОД”», відповідно до якого з 01 травня 2019 року обмін електронними документами між виконавчими органами міської ради та комунальними підприємствами міста здійснюється виключно з використанням системи електронного документообігу.
Протягом першого кварталу загальним відділом було напрацьовано схеми проходжень та погоджень проєктів рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови. За результатами спільної роботи загального відділу з виконавчими органами міської ради було підготовлено нову редакцію Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради, та внесено на розгляд виконавчого комітету для затвердження у квітні 2019 року.
З метою обміну практичними навиками щодо роботи з електронними документами, вдосконаленням роботи в системі електронного документообігу в червні проведене чергове внутрішнє навчання для осіб, відповідальних за ведення діловодства у виконавчих органах міської ради, на тему «Робота з документами в системі електронного документообігу “АСКОД”».
Вдосконалюючи роботу із запитами на інформацію та у зв’язку з опрацюванням запитів та підготовкою відповідей на них в системі електронного документообігу «АСКОД» загальним відділом підготовлений та затверджений в новій редакції Порядок роботи із запитами на інформацію у Луцькій міській раді.
Для належної підготовки складання зведеної номенклатури справ на 2020 рік, враховуючи особливості ведення справ як в електронній, так і в паперовій формах, загальний відділ взяв участь в організації та проведенні навчання для діловодів, відповідальних за архівний підрозділ виконавчих органів міської ради, на тему «Про складання номенклатури справ виконавчого органу та актів про вилучення для знищення документів». Протягом листопада-грудня загальним відділом було опрацьовано пропозиції виконавчих органів міської ради та подано на затвердження секретареві міської ради зведену номенклатуру справ на 2020 рік.
Щодо кількісних показників роботи загального відділу протягом звітного періоду інформуємо.
У 2019 році загальним відділом організовано проведення 39 засідань виконавчого комітету міської ради (при запланованих відповідно до Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради 22 засіданнях), на яких ухвалено 1549 рішень виконавчого комітету.
Взято участь у підготовці та зареєстровано 493 розпорядження міського голови з питань основної діяльності.
Всі ухвалені рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови, що не містять конфіденційної інформації, опубліковано на офіційному сайті Луцької міської ради.
У 2019 році до Луцької міської ради надійшло 738 запитів на інформацію.
Всі запити розглянуто з дотриманням вимог та термінів, встановлених Законом України «Про доступ до публічної інформації».
Протягом року загальний відділ забезпечує подання інформації громадським інституціям, які проводять моніторинг прозорості діяльності Луцької міської ради.
В жовтні відбулася презентація дослідження Індексу публічності органів місцевого самоврядування, яке проводилось ВГО «Громадянська мережа ОПОРА» спільно з ЛМГО «Центр політичного аналізу та виборчого консалтингу». За результатами дослідження Луцька міська рада посіла друге місце серед міст обласного значення у загальнонаціональному рейтингу Індексу публічності місцевого самоврядування у 2018 році і тим самим покращила попередній показник.
Загальним відділом міської ради протягом 2019 року:
- зареєстровано та забезпечено облік та контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 7290 документів вхідної кореспонденції;
- зареєстровано та відправлено 6314 документів вихідної кореспонденції;
- зареєстровано та доведено до відома виконавців 49 доручень секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
У зв’язку з утворенням Луцької міської територіальної громади в кінці року розпочато роботи з налагодження електронного документообігу з Прилуцьким старостинським округом.
Загальний відділ 777 943, 777 948, 777 983, 777 947