Звіт про роботу загального відділу міської ради протягом 2020 року
У зв’язку з встановленням у 2020 році на всій території України карантину виникла гостра потреба врегулювання питання організації роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради, в тому числі дистанційної. Важливим чинником в оперативному вирішенні питань, які виникали у цей період, стало впровадження у 2019 році електронного документообігу у Луцькій міській раді. Навички роботи в системі електронного документообігу дали можливість швидкої адаптації працівників до дистанційної роботи.
Враховуючи зміни в законодавстві загальним відділом було підготовлено та внесено зміни до Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради щодо особливостей організації та проведення засідань виконавчого комітету міської ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану. Починаючи з квітня в режимі відеоконференцій було проведено 29 позачергових дистанційних засідань виконкому.
Загалом у 2020 році було організовано проведення 44 засідань виконкому, (38 з них позачергові), на яких ухвалено 1314 рішень виконавчого комітету.
В грудні 2020 року розпочав свою діяльність новий склад виконавчого комітету Луцької міської ради VIII скликання, до складу якого увійшли старости сіл, старостинського округу.
Загальним відділом взято участь у підготовці та зареєстровано 371 розпорядження міського голови з питань основної діяльності.
Всі ухвалені рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови, що не містять конфіденційної інформації, опубліковано на офіційному сайті Луцької міської ради. Загальним відділом спільно з управління інформаційно-комунікаційних технологій було напрацьовано механізм вивантаження документів з системи електронного документообігу на офіційний сайт міської ради, який повноцінно запрацював з січня 2020 року.
Загальним відділом міської ради протягом 2020 року:
- зареєстровано та забезпечено облік та контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 7136 документів вхідної кореспонденції;
- зареєстровано та відправлено 5950 документів вихідної кореспонденції;
- зареєстровано та доведено до відома виконавців 51 доручення міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
На виконання заходів щодо організації роботи в населених пунктах, які увійшли до складу Луцької міської територіальної громади у грудні 2020 року загальному відділу міської ради надано повноваження здійснювати реєстрацію звернень від юридичних осіб з питань, що стосуються розформованих територіальних громад, та запитів на інформацію, розпорядниками якої є Жидичинська, Заборольська, Княгининівська та Іванчицівська сільські ради.
Загалом у 2020 році до Луцької міської ради надійшло 684 запити на інформацію.
Найчастіше запити на інформацію стосувалися питань житлово-комунального господарства та благоустрою, кадрових та земельних питань, питань бюджету, архівної справи, будівництва та містобудування.
Загальним відділом опрацьовано та узагальнено інформацію на запити, що стосувалися моніторингу, а саме:
- показників е-демократії в рамках третього дослідження стану розвитку місцевої електронної демократії в 22 містах обласних центрах України, проведеного у травні провідним аналітичним центром у сфері е-демократії «Центр розвитку інновацій»;
- рівня інформаційної відкритості органу публічної влади – дослідження аспірантки кафедри публічного управління та менеджменту інноваційної діяльності ННІ неперервної освіти і туризму Національного університету біоресурсів і природокористування України Горбатої Людмили з метою впровадження оцінного інструменту визначення (оцінки) рівня інформаційної відкритості органу публічної влади.
Загальний відділ 777 943