Звіт про роботу загального відділу протягом березня 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради у березні 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови протягом березня 2023 року загальним відділом було організовано одне чергове та два позачергових засідання виконавчого комітету.
Всього у березні зареєстровано 147 рішень виконавчого комітету. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 42 рішення, економіки, тарифів – 42, містобудування і підприємництва – 16, транспорту – 8, соціальних питань – 7, демонтажу – 6, майна – 6, житлових питань – 4, загальних питань – 3, комунальних підприємств – 3, реклами – 3, екології – 2, охорони здоров’я – 2, Програм – 2, житлово-комунального господарства – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 44 розпорядження міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Відповідно до розпоряджень міського голови затверджено:
склад Групи з впровадження проєкту «Оновлення інфраструктури електротранспорту міста Луцька Волинської області»;
склад комісії з перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на підприємствах, в установах та організаціях Луцької міської територіальної громади.
Організовано та проведено Зимовий чемпіонат України зі спортивної ходьби.
З метою недопущення продовольчої кризи та для активізації жителів громади щодо участі у процесі забезпечення місцевого продовольчого резерву розпорядженням міського голови було створено робочу групу з напрацювання та подальшого впровадження Програми підтримки самозабезпечення Луцької міської територіальної громади харчовими продуктами на 2023–2024 роки «Сади Перемоги».
Протягом березня зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 724 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 265 звернень, поштою – 117, здано особисто – 152. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшов 61 лист, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 129.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 472 документи вихідної кореспонденції.
Загальний відділ здійснює перевірку внутрішніх загальних листів, що надходять на розгляд міського голови та заступників міського голови від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Зокрема, у березні таку перевірку пройшло 11 вхідних листів та зареєстровано шість вихідних листів.
Опрацьовано, доведено до відома виконавців два доручення міського голови.
У загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 39 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради. Звіт про роботу із запитами на інформацію у березні 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
Відповідно до плану внутрішніх навчань 28 березня 2023 року загальний відділ організував та провів внутрішнє навчання для осіб, відповідальних за ведення діловодства та підготовку проєктів нормативно-розпорядчих документів у виконавчих органах міської ради, на тему: «Документування управлінської інформації в органах місцевого самоврядування та організація електронного документообігу в Луцькій міській раді».
Були підведені підсумки роботи з електронними документами, розглянуті питання підготовки та погодження проєктів нормативно-розпорядчої документації, контролю за виконанням документів, організації електронного документообігу у виконавчих органах міської ради. Всього взяли участь в навчанні 36 осіб.
Загальний відділ
777 943