Звіт про роботу загального відділу протягом березня 2024 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом березня 2024 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови у березні 2024 року загальним відділом було організовано одне чергове та одне позачергове засідання виконавчого комітету.
Всього у березні зареєстровано один проєкт та 175 рішень виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 93 рішення, містобудування і підприємництва – 16, майна комунальної власності – 14, реклами – 10, соціальних питань – 7, економіки, режимів роботи – 7, житлових питань – 6, житлово-комунального господарства та діяльності комунальних підприємств – 5, транспорту – 5, спорту та молодіжної політики – 4, благоустрою – 3, загальних питань – 3, охорони здоров’я – 2.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 81 розпорядження міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
План основних заходів цивільного захисту Луцької міської територіальної громади на 2024 рік;
план дій з реалізації принципів Міжнародної хартії відкритих даних у Луцькій міській раді у 2024–2025 роках;
перелік наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, розпорядником яких є Луцька міська рада;
склад комісії з питань забезпечення своєчасності сплати податків, внесення інших обов’язкових платежів, ліквідації заборгованості з виплати заробітної плати, детінізації заробітної плати.
Відповідно до розпоряджень міського голови було проведено мирну акцію «Автопробіг на підтримку військовополонених» та перейменовано вулицю Крилова на вулицю Мялковського Миколи.
Протягом березня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 833 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 356 звернень, поштою – 94, здано особисто – 201. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 63 документи, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 119.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 414 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 20 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано вісім вихідних внутрішніх загальних листів.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців два доручення міського голови та одне доручення заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
На виконання вісьмох адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії рішень виконавчого комітету та витяг з рішення виконавчого комітету міської ради.
У звітному періоді зареєстровано 37 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у березні 2024 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом березня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом трьох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради, а саме:
департаменту житлово-комунального господарства;
департаменту соціальної та ветеранської політики;
управління соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчання «Фінансовий контроль як інструмент антикорупційної політики. Електронне декларування» та освітнього серіалу на тему «Цифровізація державного сектору».
Відповідно до плану внутрішніх навчань 20 березня 2024 року загальний відділ організував та провів внутрішнє навчання для осіб, відповідальних за ведення діловодства та підготовку проєктів нормативно-розпорядчих документів у виконавчих органах міської ради, на тему «Документування управлінської інформації в органах місцевого самоврядування та організація електронного документообігу в Луцькій міській раді».
Підведено підсумки роботи з електронними документами у системі АСКОД, розглянуто питання підготовки та погодження вихідних проєктів та проєктів нормативно-розпорядчої документації, контролю за виконанням документів, організації електронного документообігу у виконавчих органах міської ради та організації роботи із запитами на інформацію. Всього взяли участь в навчанні 47 осіб.