Звіт про роботу загального відділу протягом червня 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради у червні 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови протягом червня 2023 року загальним відділом було організовано два чергових та одне позачергове засідання виконавчого комітету.
Всього у червні зареєстровано 136 рішень виконавчого комітету. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 83 рішення, містобудування і підприємництва – 14, транспорту – 9, реклами – 6, благоустрою – 6, житлових питань – 5, економіки, режимів роботи – 4, соціальних питань – 4, юридичних та загальних питань – по 2 рішення, програми – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 49 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Відповідно до розпоряджень міського голови затверджено:
плани основних заходів цивільного захисту субланки Луцької міської територіальної громади на 2023 рік та заходів з удосконалення механізму державної допомоги суб’єктам господарювання за рахунок місцевих ресурсів;
склад робочих груп з розробки Статуту Луцької міської територіальної громади та з розгляду звернень про встановлення меморіальних дощок;
склад комітету зі стратегічного планування розвитку Луцької міської територіальної громади;
заходи офіційного відкриття музейного простору «Окольний замок».
Організовано проведення:
турніру з міні-футболу серед команд Луцької міської територіальної громади «Кубок міського голови»;
Міжнародного фестивалю кіномистецтва для дітей та підлітків «Чілдрен Кінофест»;
сплаву на байдарках для дітей військовослужбовців, дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, дітей з сімей, які опинились в складних життєвих обставинах, в рамках проєкту «Психоемоційне відновлення вразливих категорій мешканців Луцької громади»;
престуру для журналістів українських видань та блогерів та фамтуру для туроператорів в’їзного туризму з нагоди відкриття музейного простору «Окольний замок»;
конкурсу на кращу ідею облаштування скверу Генерала Владислава Андерса на вул. Ковельській;
вшанування пам’яті жертв розстрілу в’язнів у Луцькій тюрмі.
Протягом червня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 750 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 271 звернення, поштою – 110, здано особисто – 177. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 55 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 137.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 528 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 32 вхідних листа від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано вісім вихідних внутрішніх загальних листів. Надано належним чином засвідчені копії рішень виконавчого комітету на виконання трьох адміністративних послуг, що надаються відділом.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців три доручення заступника міського голови та три доручення заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
У звітному періоді зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 37 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради. Звіт про роботу із запитами на інформацію у червні 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом червня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства та Регламентом чотирьох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради, а саме:
департаменту муніципальної варти;
департаменту містобудування, земельних ресурсів та реклами;
департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку»;
управління персоналу.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчань на теми: «Стратегічне управління та планування», «Сприйняття змін», «Цифрова грамотність для публічних службовців», «Організація діловодства за зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію».
Головний спеціаліст відділу Васечко Вікторія взяла участь у загальній професійній (сертифікатній) програмі підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування IV-VII категорій посад.
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Загальний відділ
777 943