Звіт про роботу загального відділу протягом червня 2024 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом червня 2024 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови у червні 2024 року загальним відділом було організовано одне чергове та одне позачергове засідання виконавчого комітету.
Всього у червні зареєстровано три проєкти та 152 рішення виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 102 рішення, реклами – 16, містобудування і підприємництва – 9, соціальних питань – 7, житлово-комунального господарства і діяльності комунальних підприємств – 5, житлових питань – 4, майна комунальної власності – 2, юридичних питань – 2, економіки та режиму роботи – 2, освіти – 1, прав недієздатних – 1, загальних питань – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 79 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядження міського голови стосувались забезпечення життєдіяльності міської територіальної громади, надання соціальних послуг в умовах воєнного стану та передачі матеріальних цінностей підрозділам Збройних Сил України.
Відповідно до розпоряджень міського голови проведено заходи до вшанування пам’яті жертв розстрілу в’язнів у Луцькій тюрмі та організовано проведення Відкритих всеукраїнських Ігор з видів спорту, започаткованих на національно-культурних традиціях, «ДУХ НЕЗЛАМНИХ».
Протягом червня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 787 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 320 звернень, поштою – 73, здано особисто – 189. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 80 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 125.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 476 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло десять вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців одне доручення міського голови та три доручення заступника міського голови.
На виконання чотирьох адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії розпоряджень міського голови та рішення виконавчого комітету міської ради.
У звітному періоді зареєстровано 39 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у червні 2024 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчання на теми: «Електронні послуги і безпека», «Правотворча діяльність органів місцевого самоврядування: сьогодення та перспективи удосконалення».
13 червня заступник начальника відділу Демидюк Ірина взяла участь у навчальному семінарі Управління інспекційної діяльності у Волинській області Західного міжрегіонального управління Державної служби з питань праці на тему «Запровадження психосоціальної підтримки на робочому місці».
14 червня загальним відділом було організовано навчання для осіб, відповідальних за ведення діловодства у виконавчих органах міської ради, щодо створення електронного кабінету на сайті Укрпошти для формування електронного реєстру кореспонденції, що надсилається рекомендованим поштовим відправленням.
Головний спеціаліст відділу Соботович Людмила успішно пройшла загальну професійну (сертифікатну) програму підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування IV–VII категорій посад (не рідше одного разу на три роки).
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.