Звіт про роботу загального відділу протягом грудня 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом грудня 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови у грудні 2023 року загальним відділом було організовано одне чергове та три позачергових засідання виконавчого комітету, одне з яких у режимі відеоконференції.
Всього у грудні зареєстровано 169 рішень виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 96 рішень, містобудування і підприємництва – 12, економіки, режимів роботи – 8, транспорту – 8, житлових питань – 7, реклами – 7, соціальних питань – 7, комунальних підприємств – 5, юридичних питань – 3, благоустрою – 2, майна комунальної власності – 2, освіти – 2, адмінкомісії – 2, загальних питань – 2, бюджету – 2, міжнародної діяльності – 1, будівництва – 1, архівної справи – 1, туризму – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 77 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
звіт про проведення інформаційного аудиту у виконавчих органах Луцької міської ради у 2023 році;
Положення та склад робочої групи з питань легалізації тіньової зайнятості та заробітної плати найманих працівників;
склад комісії з передачі майна комплексу об’єктів соціальної інфраструктури «Луцька дитяча залізниця»;
інструкцію з охорони праці для опалювача водогрійних котлів, що працюють на газовому паливі, Луцької міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови:
створено комісію з прийняття у власність Луцької міської територіальної громади з спільної власності територіальних громад сіл, селищ, міст області Волинської обласної ради будівлі на вул. Драгоманова, 8 у місті Луцьку;
створено Консультативну групу з розгляду, обговорення та розподілу матеріальних цінностей для потреб військових частин та підрозділів Збройних сил України, інших військових формувань;
організовано та проведено консультації з громадськістю з розгляду проєкту бюджету Луцької міської територіальної громади на 2024 рік.
Протягом грудня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 729 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 274 звернення, поштою – 91, здано особисто – 167. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 60 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 137.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 470 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 19 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано чотири вихідних внутрішніх загальних листи.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців три доручення міського голови.
На виконання семи адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії рішень та витяги з рішень виконавчого комітету міської ради.
У звітному періоді зареєстровано 41 запит на інформацію, що надійшов на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у грудні 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом грудня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом двох новопризначених працівників департаментів соціальної політики та житлово-комунального господарства.
12 грудня головні спеціалісти відділу Нагурна Ірина та Литвинчук Наталія взяли участь у підсумковій зустрічі за результатами проведення інформаційного аудиту в онлайн форматі за допомогою платформи ZOOM.
Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, та Інструкції з діловодства сформована зведена номенклатура справ Луцької міської ради на 2024 рік пройшла погодження та схвалення відповідних експертних комісій міської ради. Загальним відділом підготовлено витяги зі зведеної номенклатури справ для кожного виконавчого органу міської ради та старостинського округу.
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.