Звіт про роботу загального відділу протягом лютого 2024 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом лютого 2024 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови у лютому 2024 року загальним відділом було організовано одне чергове та одне позачергове засідання виконавчого комітету.
Всього у лютому зареєстровано 226 рішень виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 136 рішень, соціальних питань – 22, містобудування і підприємництва – 19, економіки, режимів
роботи – 12, реклами – 6, майна комунальної власності – 6, житлово-комунального господарства та діяльності комунальних підприємств – 5, житлових питань – 4, благоустрою – 4, транспорту – 3, охорони здоров’я – 2, бюджету – 2, освіти – 1, тарифів – 1, загальних питань – 1, будівництва – 1, екології – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 60 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
план спільних дій щодо запобігання та протидії домашньому насильству та/або насильству за ознакою статі у Луцькій міській територіальній громаді на 2024 рік;
Положення та склад експертної комісії Луцької міської ради та її виконавчих органів;
персональний склад Молодіжної ради при Луцькій міській раді;
склад групи з впровадження проєкту «Реконструкція комунального закладу “Луцька загальноосвітня школа I-III ступенів № 13” (корпус № 2) на вул. Чернишевського, 29 в м. Луцьку Волинської області»;
склад групи з впровадження проєкту «Реставрація з пристосуванням будівлі кінотеатру /літера А-4/ під приміщення багатофункціонального простору для бізнесу в м. Луцьку на вул. П’ятницька гірка, 2».
Відповідно до розпоряджень міського голови проведено заходи з вшанування подвигу учасників Революції гідності та увічнення пам’яті Героїв Небесної Сотні, було відзначено 153-ю річницю від дня народження Лесі Українки.
Протягом лютого у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 789 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 302 звернення, поштою – 90, здано особисто – 187. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 85 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 125.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 429 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 15 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано сім вихідних внутрішніх загальних листів.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців одне доручення заступника міського голови.
На виконання чотирьох адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії рішень виконавчого комітету та витяг з рішення виконавчого комітету міської ради.
У звітному періоді зареєстровано 44 запити на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у лютому 2024 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом лютого проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом двох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради, а саме:
управління туризму та промоції міста;
департаменту житлово-комунального господарства.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчань на теми: «Впровадження змін та прийняття ефективних рішень», «Застосування гендерних підходів у діяльності органів публічної влади», «Комунікації та взаємодія», «Дотримання прав людини та протидія дискримінації»,
«Е-демократія і комунакація».
12 та 13 лютого головний спеціаліст відділу Нагурна Ірина взяла участь в очному навчанні за короткостроковою програмою «Мовнокомунікативний практикум для публічних службовців» у Волинському регіональному центрі підвищення кваліфікацій.
На виконання розпорядження міського голови від 21.02.2024 № 83 «Про проведення перевірки наявності документів, що містять службову інформацію», відповідно до Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Луцькій міській раді, загальним відділом організовано та проведено 29 лютого засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. За результатами проведеної перевірки та засідання оформлено відповідний акт.
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Загальний відділ
777 943