Звіт про роботу загального відділу протягом листопада 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом листопада 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпорядження міського голови у листопаді 2023 року загальним відділом було організовано одне чергове та два позачергових засідання виконавчого комітету.
Всього у листопаді зареєстровано 251 рішення виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 181 рішення, містобудування і підприємництва – 25, економіки, режимів роботи – 12, житлових питань – 6, реклами – 5, молодіжної політики і спорту – 4, транспорту – 3, благоустрою – 2, тарифів – 2, комунальних підприємств – 2, майна комунальної власності – 2, екології – 2, соціальних питань – 1, освіти – 1, цивільного захисту – 1, охорони здоров’я –1, бюджету – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 56 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності та два розпорядження міського голови з адміністративно-господарських питань, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
перелік проєктів-переможців Бюджету участі Луцької міської територіальної громади;
Положення про Координаційну групу з питань визначення потреб населення Луцької міської територіальної громади у соціальних послугах та її склад;
Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, у тому числі з грифом обмеження доступу «Для службового користування», у Луцькій міській раді;
Порядок створення і використання місцевого матеріального резерву для запобігання, ліквідації надзвичайних ситуацій техногенного і природного характеру та їх наслідків;
Перелік та обсяги матеріальних ресурсів для запобігання, ліквідації надзвичайних ситуацій техногенного та природного характеру, та відповідальних за їх накопичення;
Положення про консультаційні пункти з питань цивільного захисту на території Луцької міської територіальної громади та їх перелік;
Перелік завдань з підготовки та проведення різдвяно-новорічних заходів.
Відповідно до розпоряджень міського голови проведено заходи з вшанування Дня пам’яті жертв голодоморів в Україні та спортивно-благодійний захід «Миколайчики, біжіть».
Протягом листопада у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 809 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 309 звернень, поштою – 107, здано особисто – 194. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 78 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 121.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 488 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 25 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано один вихідний внутрішній загальний лист.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців чотири доручення міського голови та два доручення заступника міського голови.
На виконання двох адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені витяги з рішень виконавчого комітету міської ради.
У звітному періоді зареєстровано 52 запити на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у листопаді 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом листопада проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом трьох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради, а саме:
відділу охорони культурної спадщини;
відділу з питань праці;
управління соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчань на теми: «Особливості здійснення служби в органах місцевого самоврядування в умовах воєнного стану», «Статус, основні гарантії і повноваження депутатів місцевих рад», «Система електронного документообігу “АСКОД”», «Управління конфліктами», «Актуальні питання діяльності органів публічної влади.
Е-декларування».
01 листопада головний спеціаліст відділу Литвинчук Наталія взяла участь в очному навчанні за короткостроковою програмою «Організація діловодства в органах влади».
27 листопада начальник відділу Бортнік Надія взяла участь у дискусії на тему «Право на доступ до публічної інформації: було – стало» під час проведення круглого столу, присвяченого презентації підсумкового аналітичного звіту «Війна у цифровому вимірі і права людини» в онлайн форматі на платформі ZOOM.
З метою належної організації наступного діловодного року, відповідно до поданих пропозицій виконавчих органів міської ради, загальним відділом розпочато роботу над формуванням зведеної номенклатури справ виконавчих органів Луцької міської ради на 2024 рік.
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.