Звіт про роботу загального відділу протягом листопада 2024 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом листопада 2024 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпорядження міського голови було організовано два чергових засідання виконавчого комітету міської ради.
Всього зареєстровано 183 рішення виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 96 рішень, містобудування і підприємництва – 17, благоустрою та демонтажу тимчасових споруд – 13, реклами – 10, житлових питань – 10, економіки та режимів роботи – 9, транспорту – 6, соціальних питань – 6, житлово-комунального господарства – 5, діяльності комунальних підприємств – 2, майна комунальної власності – 2, юридичних питань – 2, культури – 2, освіти – 1, бюджету – 1, охорони здоров’я – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 87 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядження міського голови стосувались забезпечення життєдіяльності міської територіальної громади, надання соціальних послуг в умовах воєнного стану та передачі матеріальних цінностей підрозділам Збройних сил України.
Відповідно до розпоряджень міського голови створено:
робочу групу з розробки концепції проєкту «Смарагдова мережа річки Сапалаївка у м. Луцьку – виконання адаптаційних заходів до зміни клімату» в рамках проєкту «Декарбонізація та стійкість до зміни клімату в країнах Східного партнерства – EU4ClimateResilience»;
робочу групу з розробки концепції індустріального парку на території Луцької міської територіальної громади;
комісію з відбору Почесних амбасадорів / амбасадорок Луцька.
Згідно з розпорядженнями міського голови відбулось вшанування пам’яті жертв голодоморів в Україні та організовано акцію «Подарунок від Святого Миколая» для дітей, які перебувають у складних життєвих обставинах.
З метою організації та проведення різдвяно-новорічних заходів на території Луцької міської територіальної громади розпорядженням міського голови було затверджено перелік відповідних завдань.
Протягом листопада у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 893 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 342 звернення, поштою – 82, здано особисто – 198. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 67 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 204.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 443 документи вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 30 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано шість вихідних внутрішніх загальних листів.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців два доручення міського голови.
На виконання адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії 13 документів – розпоряджень міського голови, рішення виконавчого комітету міської ради та витягів з рішень.
У звітному періоді зареєстровано 37 запитів на інформацію. Усі запити опрацьовано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у листопаді 2024 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді головними спеціалістами відділу пройдено:
внутрішнє очне навчання для відповідальних осіб за проведення інформаційного аудиту у виконавчих органах щодо проведення віддаленого аудиту;
очне навчання на тему «Організація діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування»;
онлайн-навчання на тему «Забезпечення національної стійкості».
25 листопада 2024 року начальник загального відділу Надія Бортнік успішно завершила курс англійської мови рівня В1 (Common European Framework of Reference for Languages B1) та отримала сертифікат.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом трьох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради.
Протягом 11–22 листопада, відповідно до затвердженого графіка, у загальному відділі проведено віддалений інформаційний аудит шляхом опрацювання та заповнення 11 анкет.
18 листопада відбулось організоване загальним відділом засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією з метою проведення експертизи документів і справ з грифом «Для службового користування» та подання пропозицій до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Відповідно до вимог Інструкції з діловодства, розпорядження міського голови від 29.10.2024 № 856 «Про класифікатор виконавчих органів міської ради та старостинських округів», з метою належної організації наступного діловодного року, загальним відділом опрацьовано пропозиції виконавчих органів міської ради, сформовано зведену номенклатуру справ Виконавчого комітету Луцької міської ради на 2025 рік та подано на погодження експертних комісій.
Загальний відділ
777 943