Звіт про роботу загального відділу протягом січня 2021 року
Загальним відділом Луцької міської ради у січні 2021 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті міської ради та виконавчих органах міської ради.
Було продовжено роботу зі збору та узагальнення пропозицій до проєкту Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови загальним відділом протягом січня 2021 року було організовано проведення одного чергового та одного позачергового засідань виконкому.
Чергове засідання виконавчого комітету відбулося 20 січня. На розгляд загальним відділом було підготовлено проєкт порядку денного з 137 питань.
На засіданні ухвалено 133 рішення, зокрема щодо захисту прав та інтересів дітей – 31, містобудування та торгівлі – 24, майна комунальної власності – 17, благоустрою – 17, підприємництва – 17, транспорту – 9, соціальної політики – 8, реклами – 2, житлових питань – 2, захисту прав недієздатних – 2, проєктів програм – 2, освіти – 1, економіки – 1 та кадрових питань – 1.
26 січня відбулося позачергове засідання виконкому, на якому члени виконкому розглянули та погодили проєкт Програми відшкодування частини суми кредитів ОСББ Луцької міської територіальної громади, залучених на впровадження в будинках енергоефективних заходів на 2021–2023 роки.
За результатом розгляду питань, винесених на засідання виконавчого комітету у січні міський голова дав 12 протокольних доручень. Через систему електронного документообігу протокольні доручення були доведені загальним відділом до відома виконавців.
Загалом у січні 2021 року загальним відділом зареєстровано 134 рішення виконавчого комітету та три проєкти рішень. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 2 розпорядження міського голови з адміністративно-господарських питань та 28 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Зокрема, розпорядженнями міського голови:
- встановлено стипендії спортсменам Луцької міської територіальної громади та одноразові виплати матеріальної допомоги до Дня вшанування пам'яті жертв Другої світової війни, військовослужбовцям, сім’ям загиблих воїнів в Афганістані;
- затверджено заходи з підготовки та проведення відзначення Дня Соборності України та Дня пам’яті Героїв Крут;
- створено Луцьку раду церков.
Протягом січня 2021 року зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 595 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 151 звернення, поштою – 110, здано наручно – 213. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 33 листи, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 89.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 551 документ вихідної кореспонденції.
Загальний відділ здійснює перевірку внутрішніх загальних листів, що надходять на розгляд міського голови та заступників міського голови від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Зокрема, таку перевірку у січні пройшло 40 вхідних листів та зареєстровано 21 вихідний.
Опрацьовано та доведено до відома виконавців 9 доручень міського голови, 1 доручення заступника міського голови, 1 доручення заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
У загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 110 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради. Відповідно до резолюції міського голови та заступників міського голови загальним відділом взято участь у розгляді та підготовці проєктів відповідей 49 запитів. Звіт про роботу із запитами на інформацію у січні 2021 року розміщено на сайті міської ради.
У січні 2021 році загальним відділом було зібрано та узагальнено інформацію для надання відповіді на запит аспірантки Горбатої Л. щодо рівня інформаційної відкритості органу публічної влади.
Також було узагальнено та надано відповідь на лист громадської організації «Трансперенсі Інтернешинл Україна» у рамках програми «Transparent Cities/Прозорі міста», що проводить дослідження підзвітності діяльності органів місцевого самоврядування. Програма оцінює 50 міст України та проводить найбільш повне дослідження підзвітності за переліком індикаторів у 14 сферах діяльності міських рад. За підсумками оцінки буде сформовано та публічно презентовано Рейтинг підзвітності міст 2020 року.
Працівниками відділу було надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту роботи виконавчого комітету.