Звіт про роботу загального відділу протягом січня 2024 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом січня 2024 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпорядження міського голови у січні 2024 року загальним відділом було організовано одне чергове засідання виконавчого комітету.
Всього у січні зареєстровано один проєкт та 111 рішень виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 67 рішень, містобудування і підприємництва – 11, економіки, тарифів – 8, соціальних питань – 4, транспорту – 4, житлових питань – 3, комунальних підприємств – 3, реклами – 3, загальних питань – 2, будівництва – 1, екології – 1, житлово-комунального господарства – 1, оренди майна – 1, охорони здоров’я – 1, охорони культурної спадщини – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 47 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності та одне розпорядження міського голови з адміністративно-господарських питань, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
Положення та персональний склад Консультаційної ради внутрішньо переміщених осіб при міському голові;
план заходів щодо запобігання корупційним правопорушенням та правопорушенням, пов’язаним з корупцією, у Луцькій міській раді, її виконавчих органах, на підприємствах, в організаціях (установах, закладах), що належать до комунальної власності міської територіальної громади, на 2024 рік;
Порядок роботи та використання системи контролю і управління доступом (СКУД) при здійсненні пропускного режиму в приміщенні виконавчого комітету Луцької міської ради.
Відповідно до розпорядження міського голови проведено заходи з вшанування Дня пам’яті Героїв Крут.
Протягом січня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 731 документа вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 244 звернення, поштою – 105, здано особисто – 180. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 64 документи, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 138.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 576 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 11 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано сім вихідних внутрішніх загальних листів.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців одне доручення заступника міського голови.
На виконання трьох адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії рішень виконавчого комітету та витяг з рішення виконавчого комітету міської.
У звітному періоді зареєстровано 95 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у січні 2024 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На початку року загальним відділом організовано збір інформації, узагальнення та її подання на запит громадської організації «Трансперенсі Інтернешнл Україна» в рамках програми «Transparent Cities/Прозорі міста», яка поновила рейтингування міст та розпочала проведення дослідження стану прозорості діяльності міських рад в умовах воєнного стану.
30, 31 січня начальник відділу Бортнік Надія та головний спеціаліст Ярощук Лілія взяли участь в онлайн-навчанні за короткостроковою програмою на тему «Впровадження змін та прийняття ефективних рішень».
31 січня головний спеціаліст відділу Нагурна Ірина взяла участь у тренінгу на тему «Реалізація права на доступ до інформації в органах місцевого самоврядування».
Протягом січня було опрацьовано подані виконавчими органами міської ради підсумкові записи про категорії та кількість справ, заведених у минулому діловодному році, узагальнено та внесено дані у зведену номенклатуру справ на 2023 рік.
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Загальний відділ
777 943