Звіт про роботу загального відділу протягом травня 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради у травні 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови протягом травня 2023 року загальним відділом було організовано два чергових засідання виконавчого комітету.
Всього у травні зареєстровано 123 рішення виконавчого комітету. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 55 рішень, містобудування і підприємництва – 22, економіки, торгівлі – 20, майна – 5, реклами – 5, житлово-комунального господарства – 4, екології, житлових питань, соціальних питань, транспорту – по 2 рішення, освіти, охорони здоров’я, цивільного захисту, загальних питань – по 1 рішенню.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 39 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Відповідно до розпоряджень міського голови:
проведено благодійний туристичний велопробіг «Ride for life», заходи до Дня пам’яті та примирення і перемоги над нацизмом у Другій світовій війні;
організовано тренінги «Соціальна компетентність» для дітей-сиріт та дітей, позбавлених батьківського піклування, із залученням громадських та благодійних організацій;
створено Робочу групу з формування Плану дій сталого енергетичного розвитку та клімату Луцької міської територіальної громади до 2030/2050 року та комісію з безоплатного прийняття квартир до комунальної власності Луцької міської територіальної громади.
Протягом травня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 790 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 297 звернень, поштою – 94, здано особисто – 184. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 77 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 138.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 529 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 20 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано шість вихідних внутрішніх загальних листів.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців два доручення міського голови та два – заступника міського голови.
У звітному періоді зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 73 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради. Звіт про роботу із запитами на інформацію у травні 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом травня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства та Регламентом п’ятьох новопризначених працівників, а саме: двох працівників управління соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, по одному – відділу ведення Держаного реєстру виборців, юридичного департаменту та департаменту містобудування, земельних ресурсів та реклами.
Загальним відділом напрацьовано та розроблено пам’ятку для новопризначених працівників Луцької міської ради щодо роботи з документами. У пам’ятці зібрано схеми погоджень проєктів документів, що опрацьовуються та реєструються у загальному відділі. Зокрема, розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, вихідних документів та відповідей на запити на інформацію.
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчання: «Інформаційна безпека та цифрова гігієна», «Протидія торгівлі людьми і домашньому насильству», «Командна робота та взаємодія», «Cоціально-психологічні аспекти діяльності публічного службовця». Взято участь у тренінгу «Проблемні питання ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію», який проходив у м. Володимирі.
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Загальний відділ 777 943