Звіт про роботу загального відділу протягом травня 2024 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом травня 2024 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпорядження міського голови у травні 2024 року загальним відділом було організовано одне чергове засідання виконавчого комітету.
Всього у травні зареєстровано 144 рішення виконавчого комітету міської ради. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 102 рішення, реклами – 11, житлових питань – 7, містобудування і підприємництва – 6, соціальних питань –6, майна комунальної власності – 2, транспорту – 2, освіти – 2, міжнародної діяльності – 2, режимів роботи – 1, будівництва – 1, загальних питань – 1, тарифів – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 102 розпорядження міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядження міського голови стосувались забезпечення життєдіяльності міської територіальної громади та надання соціальних послуг в умовах воєнного стану.
Відповідно до розпоряджень міського голови було проведено заходи до Дня пам’яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939–1945 років, до Дня матері та вшановано пам’ять жертв політичних репресій.
Протягом травня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 921 документа вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 310 звернень, поштою – 104, здано особисто – 271. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшов 91 документ, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 145.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 511 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 13 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано чотири вихідних внутрішніх загальних листи.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців одне доручення міського голови, одне доручення секретаря міської ради, одне доручення заступника міського голови та одне доручення заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
На виконання 11 адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії рішень виконавчого комітету, витяги з рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови.
У звітному періоді зареєстровано 36 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у травні 2024 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом травня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом двох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради, а саме юридичного департаменту та департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку».
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчання на теми: «Державна мова», «Е-демократія і комунікація», «Сприйняття змін».
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.