Звіт про роботу загального відділу протягом вересня 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом вересня 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови у вересні 2023 року загальним відділом було організовано одне чергове та одне позачергове засідання виконавчого комітету.
Всього у вересні зареєстровано 160 рішень виконавчого комітету. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 100 рішень, містобудування і підприємництва – 17, житлових питань – 8, реклами – 8, тарифів – 6, комунальних підприємств – 5, економіки, режимів роботи – 5, соціальних питань – 3, транспорту – 2, майна комунальної власності – 2, загальних питань – 2, бюджету – 1, освіти – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 57 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
склад координаційної ради з питань запобігання та протидії домашньому насильству та/або насильству за ознакою статі;
план заходів з підготовки молоді до військової служби у 2023/2024 навчальному році;
графік проведення інформаційного аудиту у виконавчих органах Луцької міської ради та склад інформаційних аудиторів;
Положення про облік використання робочого часу працівниками апарату міської ради, виконавчого комітету, виконавчих органів Луцької міської ради;
список переможців на отримання премії міської ради «Успішний педагог»;
списки педагогічних працівників, яким призначається персональна стипендія та іменна премія міського голови на 2023/2024 навчальний рік.
Відповідно до розпоряджень міського голови організовано проведення у Луцькій міській територіальній громаді заходів з нагоди відзначення Дня міста, Дня захисників і захисниць України, Міжнародного дня людей похилого віку та Дня ветерана.
Протягом вересня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 846 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 324 звернення, поштою – 101, здано особисто – 183. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 77 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 158.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 520 документів вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшло 28 вхідних листів від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано чотири вихідних внутрішніх загальних листи.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців два доручення заступника міського голови.
На виконання шести адміністративних послуг, що надаються відділом, надано належним чином засвідчені копії рішень виконавчого комітету.
У звітному періоді зареєстровано 34 запити на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у вересні 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом вересня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом шістьох новопризначених працівників виконавчих органів міської ради, а саме:
департаменту містобудування, земельних ресурсів та реклами;
департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку»;
департаменту соціальної політики;
департаменту державної реєстрації;
відділу транспорту.
12 вересня начальник відділу Бортнік Надія взяла участь у зустрічі в онлайн-форматі з Уповноваженим Верховної Ради України з прав людини Дмитром Лубінцем. Під час зустрічі обговорено питання реалізації Закону України «Про доступ до публічної інформації» органами місцевого самоврядування в умовах воєнного стану та застосування норм Закону України «Про захист персональних даних».
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчань на теми: «Функціональне навчання (підвищення кваліфікації цільового призначення) у сфері цивільного захисту», «Практичні поради щодо організації діловодних процесів в ОМС», «Українська мова: помічник на щодень».
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Загальний відділ 777 943