Звіт про роботу загального відділу протягом жовтня 2021 року
Загальним відділом Луцької міської ради у жовтні 2021 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті міської ради та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпоряджень міського голови протягом жовтня було організовано проведення одного чергового та одного позачергового засідання виконкому.
Всього у жовтні зареєстровано 110 рішень виконавчого комітету та один проєкт. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 36 рішень, містобудування і підприємництва – 26, соціальної політики – 1, транспорту – 3, реклами – 4, економіки – 1, майна комунальної власності – 15, житлових питань – 8, загальних питань – 2, програм – 4, тарифів – 8, культури – 1, захисту прав недієздатних – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 32 розпорядження міського голови з питань основної діяльності, які погоджені відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Зокрема, розпорядженнями міського голови затверджено:
- Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Луцькій міській раді;
- інструкцію з охорони праці для робітника, зайнятого на ремонті і наладці устаткування, на верстатних роботах;
- інструкцію з охорони праці для прибиральника службових приміщень;
- склад робочої групи з питань легалізації тіньової зайнятості та заробітної плати найманих працівників.
Відповідно до розпоряджень міського голови вшановано пам’ять жертв Другої світової війни, проведено змагання з літнього біатлону «Гонка майбутніх чемпіонів», присвячених Дню захисників і захисниць України.
Протягом жовтня зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 666 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 219 звернень, поштою – 112, здано наручно – 190. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 42 листи, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 103.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 493 документи вихідної кореспонденції.
Загальний відділ здійснює перевірку внутрішніх загальних листів, що надходять на розгляд міського голови та заступників міського голови від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Зокрема, таку перевірку у жовтні пройшло 26 вхідних листів та зареєстровано 10 вихідних листів.
Опрацьовано, доведено до відома виконавців три доручення міського голови та два доручення заступника міського голови.
У загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 44 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради. Відповідно до резолюції міського голови та заступників міського голови загальним відділом взято участь у розгляді та підготовці проєктів відповідей п’яти запитів. Звіт про роботу із запитами на інформацію у жовтні 2021 року розміщено на сайті міської ради.
У жовтні працівники відділу пройшли навчання на онлайн-платформі з цифрової грамотності «Дія. Цифрова освіта» з курсу основи кібергігієни та отримали відповідні сертифікати.
Протягом місяця начальник загального відділу Бортнік Н.С. взяла участь в організації та проведенні таких навчань: «Система електронного документообігу “АСКОД”» (створення, заповнення та редагування номенклатури справ) та «Основні вимоги Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, у Луцькій міській раді, затвердженої розпорядженням міського голови від 20.10.2021 № 354».
Працівниками відділу було надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту роботи виконавчого комітету.
Загальний відділ 777 943