Звіт про роботу загального відділу протягом жовтня 2023 року
Загальним відділом Луцької міської ради протягом жовтня 2023 року на належному рівні організовано роботу з документами у виконавчому комітеті та виконавчих органах міської ради.
Відповідно до розпорядження міського голови у жовтні 2023 року загальним відділом було організовано одне чергове засідання виконавчого комітету.
Всього у жовтні зареєстровано 181 рішення виконавчого комітету. Зокрема, щодо захисту прав та інтересів дітей – 127 рішень, містобудування і підприємництва – 23, житлово-комунального господарства – 5, реклами – 4, соціальних питань – 4, житлових питань – 3, тарифів – 3, економіки, режимів роботи – 3, комунальних підприємств – 2, юридичних питань – 2, захисту прав недієздатних – 2, транспорту – 1, майна комунальної власності – 1, бюджету – 1.
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» рішення оприлюднено на офіційному сайті Луцької міської ради.
Протягом звітного періоду у загальному відділі зареєстровано 41 розпорядження міського голови з питань основної діяльності та одне розпорядження міського голови з адміністративно-господарських питань, погоджених відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Луцькій міській раді (далі – Інструкція з діловодства) та Регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент).
Розпорядженнями міського голови затверджено:
Положення та склад робочої групи з питань реалізації у Луцькій міській територіальній громаді пріоритетів державної політики у сфері формування системи кращого догляду для дітей та підтримки сімей;
Положення про конкурс та склад комісії з визначення кращої концепції оформлення головної різдвяної ялинки міста Луцька.
Відповідно до розпорядження міського голови забезпечено роботу пунктів незламності у приміщеннях закладів загальної середньої освіти міста Луцька та в адміністративних приміщеннях старостинських округів Луцької міської територіальної громади.
Протягом жовтня у загальному відділі зареєстровано та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 759 документів вхідної кореспонденції від юридичних осіб. Електронною поштою надійшло 342 звернення, поштою – 67, здано особисто – 170. По системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (СЕВ) надійшло 59 документів, по системі електронного документообігу АСКОД із Волинської обласної державної адміністрації – 121.
Здійснено перевірку на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, зокрема щодо вимог підготовки електронного проєкта документа, опрацьовано та відправлено адресатам 451 документ вихідної кореспонденції.
За результатом перевірки внутрішніх загальних листів на розгляд міському голові та заступникам міського голови пройшов 21 вхідний лист від керівників комунальних підприємств та старост, що є користувачами системи електронного документообігу. Здійснено перевірку, опрацьовано та зареєстровано два вихідних внутрішніх загальних листи.
Опрацьовано, зареєстровано та доведено до відома виконавців три доручення міського голови та три доручення заступника міського голови.
На виконання однієї адміністративної послуги, що надається відділом, надано належним чином засвідчений витяг з рішення виконавчого комітету міської ради.
У звітному періоді зареєстровано 28 запитів на інформацію, що надійшли на адресу Луцької міської ради, та забезпечено контроль за дотриманням встановлених термінів їх розгляду. Звіт про роботу із запитами на інформацію у жовтні 2023 року розміщено на офіційному сайті міської ради.
На виконання Програми адаптації новопризначених працівників протягом жовтня проведено заходи та ознайомлено з Інструкцією з діловодства, Регламентом одного новопризначеного працівника департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку».
З метою підвищення кваліфікації у звітному періоді працівниками відділу пройдено програми професійного навчання у формі онлайн-навчань та освітніх серіалів на теми: «Державна мова», «Актуальні питання діяльності органів місцевого самоврядування», «Доброчесна громада», «Персональні дані», «Обережно!Кібершахраї».
19 жовтня начальник відділу Бортнік Надія взяла участь у режимі онлайн у засіданні круглого столу на тему «Стан забезпечення органами державної влади та місцевого самоврядування інформаційних прав в умовах воєнного стану».
20 жовтня головний спеціаліст відділу Нагурна Ірина взяла участь у режимі онлайн у тренінгу на тему «Практичні аспекти дотримання інформаційних прав в умовах воєнного стану».
Заступник начальника відділу Демидюк Ірина з 09 по 20 жовтня взяла учать у дистанційному навчанні в режимі реального часу через платформу Zoom за загальною професійною (сертифікатною) програмою підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування IV-VII категорій посад (не рідше одного разу на три роки).
Працівниками відділу надано ряд методичних рекомендацій з питань підготовки проєктів документів у системі електронного документообігу відповідно до вимог Інструкції з діловодства та Регламенту.
Загальний відділ
777 943