Звіт про роботу загального відділу протягом 2018 року
Протягом 2018 року загальним відділом організовано проведення 33 засідань виконавчого комітету міської ради, на яких ухвалено 1922 рішення виконавчого комітету.
Взято участь у підготовці та зареєстровано 606 розпоряджень міського голови з питань основної діяльності.
Всі ухвалені рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови, що не містять інформації з обмеженим доступом, опубліковано на офіційному сайті Луцької міської ради.
У 2018 році до Луцької міської ради надійшло 1020 запитів на інформацію. Всі запити розглянуто з дотриманням вимог та термінів, встановлених Законом України «Про доступ до публічної інформації».
Найчастіше запити на інформацію стосувалися питань житлово-комунального господарства, благоустрою, земельних та кадрових питань.
З метою систематизації роботи із запитами на інформацію, розпорядником якої є Луцька міська рада, було прийняте розпорядження міського голови від 02.01.2018 № 1 «Про Порядок роботи із запитами на інформацію у Луцькій міській раді».
11 січня загальним відділом було організовано та проведено внутрішнє навчання для працівників, відповідальних за доступ до публічної інформації, на тему: «Порядок роботи із запитами на інформацію у Луцькій міській раді».
26 січня загальним відділом спільно з відділом програмно-комп’ютерного забезпечення проведено нараду з особами, відповідальними за підготовку, передачу, актуальність, достовірність та оновлення інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних з питань вдосконалення роботи з відкритими даними.
16 лютого загальним відділом спільно з відділом програмно-комп’ютерного забезпечення проведено нараду, що стосувалась змін до Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, які були внесені постановою Кабінету Міністрів України від 20.12.2017 №1100. На нараді обговорювались проблемні питання, що виникають у зв’язку із появою нових наборів даних.
Видано розпорядження міського голови від 04.04.2018 № 156 «Про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться у володінні Луцької міської ради», розробником якого є загальний відділ міської ради.
11 квітня загальним відділом міської ради було організовано та проведено внутрішнє навчання для керівників виконавчих органів міської ради та працівників, відповідальних за реєстрацію документів в системі обліку публічної інформації та оприлюднення її на офіційному сайті Луцької міської ради.
Видано розпорядження міського голови від 08.05.2018 № 205 «Про затвердження переліку наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних», розробником якого є загальний відділ міської ради спільно з відділом програмно-комп’ютерного забезпечення.
8 травня начальник загального відділу взяла участь в презентації Індексу публічності Луцької міської ради у 2017 році, де були представлені результати дослідження, згідно з якими Луцька міська рада посіла третє місце в загальнонаціональному рейтингу.
30 травня працівники загального відділу успішно пройшли навчальний тренінг на тему: «Виконання розпорядниками вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», організований Офісом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини та Центром демократії та верховенства права в рамках проекту «Омбудсман плюс – моніторинг та співпраця з розпорядниками в регіонах» за підтримки Проекту розвитку ООН в Україні та Міністерства закордонних справ Данії».
За результатами моніторингу забезпечення «права знати» органами місцевого самоврядування, який здійснив Центр «Ейдос» з серпня по листопад 2018 року Луцька міська рада посіла першість серед міських рад обласних центрів та має найвищий рівень відкритості у наданні публічної інформації у відповідь на запити – 100%.
Протягом року загальним відділом міської ради:
- зареєстровано та забезпечено облік та контроль за дотриманням встановлених термінів розгляду 14 085 документів вхідної кореспонденції;
- зареєстровано та відправлено 10 011 документів вихідної кореспонденції.
30 січня архівний та загальний відділи організували та провели внутрішнє навчання для працівників відповідальних за діловодство та зберігання документів у виконавчих органах Луцької міської ради на тему: «Організація діловодства та забезпечення збереженості архівних документів».
15 серпня відповідно до плану роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради на ІІІ квартал 2018 року загальним відділом спільно з організаційним відділом підготовлено та внесено на розгляд виконавчого комітету рішення «Про стан виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради за підсумками І півріччя 2018 року».
З метою забезпечення ефективного впровадження системи електронного документообігу «Аскод» 16, 17 вересня загальним відділом спільно з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій за участю представників компанії «ІнфоПлюс» організовано та проведено навчання для керівників та працівників виконавчих органів міської ради.
Видано розпорядження міського голови від 28.09.2018 № 445 «Про тестову експлуатацію системи електронного документообігу АСКОД», розробниками якого є загальний відділ та управління інформаційно-комунікаційних технологій.
18 жовтня та 16 листопада загальним відділом спільно з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій організовано та проведено навчання для працівників виконавчих органів міської ради щодо роботи з документами в системі електронного документообігу «АСКОД».
3-5 грудня загальним відділом спільно з управлінням інформаційно-комунікаційних технологій організовано та проведені навчання для працівників виконавчих органів міської ради щодо схем проходження документів в системі електронного документообігу «АСКОД».
Видано розпорядження міського голови від 10.12.2018 № 570 «Про проходження документів в системі електронного документообігу АСКОД», розробниками якого є загальний відділ та управління інформаційно-комунікаційних технологій. На виконання цього розпорядження розпочато опрацювання документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) в системі електронного документообігу АСКОД, відповідно до затверджених схем проходження документів.
Загальний відділ 777 943, 777 948, 777 983, 777 947.