Регламент роботи виконавчого комітету Луцької міської ради
РЕГЛАМЕНТ
роботи виконавчого комітету
та виконавчих органів Луцької міської ради,
затверджений рішенням виконавчого комітету міської ради від 17.02.2021 № 116-1
(зі змінами від 19.05.2021 № 374-1, від 28.12.2021 № 1093-1,
від 13.07.2022 № 370-1)
1. Загальні положення
1.1. Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – Регламент) регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Луцької міської ради (далі – виконком або виконавчий комітет) та виконавчих органів Луцької міської ради (далі – виконавчі органи міської ради), міського голови, його заступників, старост старостинських округів (далі – старост).
1.2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради з питань реалізації повноважень, встановлених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому та виконавчих органів міської ради.
1.3. Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у даний нормативний документ здійснюється за рішенням виконкому.
1.4. У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на засіданні виконкому ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.
1.5. Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників виконавчих органів міської ради, старост та керівників підприємств, організацій (установ, закладів), що належать до комунальної власності міської територіальної громади (далі – комунальних підприємств, організацій (установ, закладів). Систематичне невиконання вимог Регламенту без поважних причини є підставою для застосування заходів дисциплінарного стягнення відповідно до Кодексу законів про працю України.
2. Повноваження та склад виконавчого комітету міської ради, виконавчих органів міської ради. Розподіл обов'язків між міським головою, першим заступником та заступниками міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому
2.1. Виконавчий комітет утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.
2.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.
2.3. Виконком є виконавчим органом міської ради, їй підконтрольним та підзвітним, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.
2.4. Виконавчий комітет:
- розглядає і вирішує питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради, в межах своїх повноважень ухвалює рішення, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території Луцької міської територіальної громади підприємствами, установами, організаціями, посадовцями і мешканцями населених пунктів Луцької міської територіальної громади;
- попередньо розглядає та схвалює проєкти програм соціально-економічного і культурного розвитку, цільових програм з інших питань, прогноз бюджету Луцької міської територіальної громади, проєкт бюджету Луцької міської територіальної громади, проєкти рішень з інших питань, що вносяться на розгляд міської ради;
- координує діяльність виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, заслуховує звіти про роботу їх керівників;
- організовує виконання рішень міської ради, а також затверджених міською радою планів та програм економічного і соціального розвитку, бюджету.
2.5. До складу виконавчого комітету входять:
- міський голова;
- секретар міської ради;
- перший заступник міського голови, заступники міського голови, заступник міського голови, керуючий справами виконкому (далі – заступники міського голови);
- інші члени виконкому, затверджені міською радою за пропозицією міського голови з числа керівників виконавчих органів міської ради, підприємств та установ міської територіальної громади, старост, представників громадськості, інших осіб.
Внесення змін до складу виконавчого комітету здійснюється за пропозицією міського голови рішенням міської ради.
2.6. Очолює виконавчий комітет міський голова, який координує діяльність своїх заступників, забезпечує колегіальність в роботі, вдосконалення стилю і методів діяльності виконкому.
2.7. Міський голова видає розпорядження про розподіл обов'язків між міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з визначенням:
- їх повноважень і функцій;
- підпорядкованих виконавчих органів міської ради;
- переліку комунальних підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень виконавчих органів міської ради;
- порядку заміщення міського голови, його заступників, у разі їх відсутності.
2.8. У випадку відсутності міського голови (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо) його повноваження виконує перший заступник міського голови або заступник міського голови згідно з розпорядженням міського голови.
2.9. Виконавчий комітет є юридичною особою, має велику та малу гербову печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, реєстраційні та особові рахунки в органах державного казначейства.
2.10. На будівлях, де розміщені виконавчий комітет та інші виконавчі органи міської ради, піднімається Державний Прапор України.
Перед адмінбудівлею міської ради та її виконавчого комітету поряд з Державним Прапором України та прапором міста Луцька під час прийому офіційних іноземних делегацій піднімається прапор країни, з якої прибула делегація.
В разі оголошення трауру Державний Прапор України та прапор міста Луцька приспускаються.
2.11. Виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.
2.12. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.
2.13. Керівники виконавчих органів міської ради при проведенні перевірок, ревізій представниками органів виконавчої влади, працівниками контролюючих організацій, а також за письмовими зверненнями депутатів, керівників громадських та інших організацій зобов'язані доповісти про їх прибуття, цілі і плани міському голові, його заступникам (відповідно до питання перевірки) та надати відповідну інформацію заступнику міського голови, керуючому справами виконкому для внесення в журнал реєстрації перевірок.
2.14. За дорученням міського голови, письмовими вказівками його заступників керівники виконавчих органів міської ради надають документи для ознайомлення, перевірки, аналізу представникам органів влади вищого рівня і контролюючих організацій і забезпечують необхідні умови їх роботи.
2.15. Члени виконавчого комітету мають право звернутися до керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щодо питань, в межах компетенції виконавчого комітету (план роботи, питання порядку денного, протокольні доручення, розгляд звернень членів виконкому тощо).
2.16. Мовою офіційного спілкування, діловодства і документації виконавчого комітету та інших виконавчих органів міської ради є державна.
3. Планування й організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради
3.1. Планування роботи є основою організаційного забезпечення виконання власних і делегованих повноважень виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради, одним із основних засобів виконання стратегічного плану розвитку міської територіальної громади, програми економічного та соціального розвитку, відповідних цільових програм.
3.2. Діяльність виконавчого комітету міської ради організовується відповідно до річного та квартальних планів.
3.3. Плани роботи виконавчого комітету міської ради розробляються на основі рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень та доручень міського голови і його заступників, пропозицій членів виконавчого комітету, старост, пропозицій керівників виконавчих органів міської ради.
3.4. План роботи виконавчого комітету міської ради повинен включати:
- перелік актуальних питань, розгляд яких входить до компетенції виконавчого комітету міської ради та які пов'язані з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міської територіальної громади, функціонування галузей господарського комплексу та соціальної сфери;
- перелік проєктів галузевих та комплексних програм, а також питання про хід виконання вже ухвалених галузевих або комплексних програм;
- перелік заходів у сфері міжнародного співробітництва;
- перелік основних заходів державного, обласного та місцевого значення на відповідний плановий період.
3.5. До плану роботи виконавчого комітету в обов'язковому порядку включаються питання:
- про проєкт програми економічного і соціального розвитку міської територіальної громади, проєкт бюджету міської територіальної громади та підсумки їх виконання;
- про роботу виконавчих органів міської ради;
- про роботу комунальних підприємств, організацій (установ, закладів);
- план засідань комісій, комітетів, робочих груп, дорадчих органів, що утворені при виконавчих органах міської ради;
- затвердження проєктів фінансових планів комунальних підприємств та розгляд звітів про їх виконання.
3.6. Для підготовки проєкту плану роботи виконавчого комітету міської ради керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости не пізніше 5 числа місяця, що передує наступному кварталу, подають в організаційний відділ міської ради пропозиції відповідно до встановленої форми.
3.7. Узагальнення пропозицій, формування планів роботи виконкому та узагальнення інформації про їх виконання здійснює організаційний відділ міської ради (далі – організаційний відділ).
3.8. Організаційний відділ готує проєкт рішення виконавчого комітету міської ради про план роботи виконкому.
3.9. Проєкти планів роботи заздалегідь розглядаються міським головою, його заступниками, потім доопрацьовуються з урахуванням внесених зауважень.
3.10. План роботи виконавчого комітету на рік та на квартал затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради в установленому порядку.
Проєкт такого рішення вноситься на розгляд виконавчого комітету міської ради заступником міського голови, керуючим справами виконкому.
3.11. Копії рішення про план роботи виконавчого комітету загальний відділ міської ради (далі – загальний відділ) направляє міському голові, його заступникам, членам виконавчого комітету, виконавчим органам міської ради в електронному вигляді.
3.12. Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету здійснюється заступниками міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).
3.13. Виконавчі органи міської ради до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, подають в організаційний відділ інформацію про виконання плану роботи за попередній квартал. Якщо внесене до плану роботи виконкому питання не розглядалось у звітному періоді, керівник виконавчого органу у підсумковій інформації вказує причини зняття цього питання з розгляду або перенесення його на інший термін.
3.14. Загальний контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконкому, який на вимогу членів виконкому інформує виконавчий комітет про виконання плану за минулий період.
3.15. З метою організації ефективної роботи, реалізації цільових програм, виконання плану роботи виконкому міської ради, досягнення встановлених цілей, прийняття ефективних управлінських рішень та аналізу діяльності працівників виконавчі органи міської ради складають плани роботи на відповідний період.
3.16. Плани роботи виконавчих органів можуть бути місячними, квартальними, піврічними, річними, виходячи з принципів виробничої необхідності та ефективності управління. Рішення про періодичність планування роботи виконавчого органу приймає його керівник. Плани роботи виконавчих органів повинні бути узгодженими з планами роботи виконавчого комітету міської ради.
3.17. Плани роботи виконавчих органів міської ради узгоджуються з міським головою, його заступниками відповідно до розподілу обов'язків та включають такі розділи:
- виконання рішень виконкому, міської ради та розпоряджень міського голови;
- організація нарад, семінарів, навчань або участь у них;
- організація засідання комісій або участь у них;
- виконання основних завдань, участь у заходах;
- робота над проєктами та програмами;
- підготовка регуляторних актів;
- заходи щодо реалізації та виконання цілей і завдань виконавчого органу тощо.
3.18. План роботи виконавчого органу міської ради повинен мати таку структуру: зміст завдання, термін виконання, відповідальні за організацію та виконання завдань.
3.19. У встановлений керівником виконавчого органу спосіб відповідальні особи звітують (подають інформацію) про виконання завдань.
3.20. Керівники виконавчих органів міської ради несуть відповідальність за виконання планів роботи.
3.21. Виконавчі органи міської ради зберігають плани роботи відповідно до номенклатури справ.
3.22. Тижневий план роботи міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови (далі – тижневий план роботи) формується відповідно до планів роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради.
3.23. Для підготовки плану заходів на відповідний тиждень старости, керівники усіх виконавчих органів міської ради, а у разі потреби – керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), щочетверга до 16.00 подають в організаційний відділ узгоджені з міським головою та (або) заступниками міського голови, секретарем міської ради пропозиції до плану заходів на тиждень, де вказуються: дата, час, назва заходу, місце проведення і відповідальний за його організацію.
3.24. Про участь у заході міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови обов'язково зазначається у поданих до плану заходів пропозиціях.
3.25. Організаційний відділ, враховуючи зміст планів роботи міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради та виконавчих органів, складає зведений план заходів на наступний тиждень, в який включає перелік основних заходів загальноміського значення, і здійснює оперативний контроль за його виконанням та змінами у плані роботи.
3.26. Керівники виконавчих органів, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), старости несуть відповідальність за неподання інформації про запланований захід чи невчасне внесення змін у інформацію про анонсований захід.
3.27. Тижневий план роботи перед його розповсюдженням погоджується заступником міського голови, керуючим справами виконкому.
3.28. Тижневий план роботи в роздрукованому вигляді подається міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідальним черговим приміщення міської ради.
3.29. Організаційний відділ оперативно інформує міського голову (при потребі – секретаря міської ради, заступників міського голови), заступника міського голови, керуючого справами виконкому про зміни в тижневому плані роботи.
3.30. Бюро комп’ютерного набору та копіювальної техніки господарсько-технічного відділу виготовляє паперовий примірник тижневого плану роботи.
3.31. Управління інформаційної роботи на підставі тижневого плану роботи анонсує відповідні заходи на офіційному сайті міської ради.
3.32. Відділ секретаріату та загальний відділ надсилають тижневий план роботи на електронну пошту депутатам міської ради та членам виконавчого комітету відповідно.
3.33. Організаційний відділ заповнює у системі електронного документообігу відповідний календарний план роботи на наступний тиждень, вносить у нього оперативні зміни та доповнення.
3.34. Організаційний відділ здійснює формування Телефонного довідника Луцької міської ради, її виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради, старостинських округів Луцької міської територіальної громади, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, вносить у нього відповідні зміни.
3.35. З метою ведення та оперативного внесення змін до телефонного довідника керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) щокварталу до 10 числа місяця наступного за звітним кварталом подають в організаційний відділ інформацію про зміни (або їх відсутність) в назві, адресі, електронній адресі, структурі та контактних телефонів виконавчого органу, зміни в штатному розписі, особовому складі та подібну інформацію про такі ж зміни в галузевих установах, підприємствах та організаціях.
3.36. Щороку виконавчі органи Луцької міської ради встановлюють Цілі якості відповідно до Політики якості та повноважень виконавчого органу. Для цього керівники виконавчих органів міської ради подають в організаційний відділ:
- до 5 грудня пропозиції щодо Цілей якості на наступний рік;
- до 27 грудня інформацію про досягнення Цілей якості за попередній період.
3.37. Організаційний відділ узагальнює подану інформацію та подає її в установленому порядку міському голові на розгляд та затвердження.
3.38. У виконавчих органах Луцької міської ради систематично, але не рідше одного разу на два роки, проводяться внутрішні аудити діяльності відповідно до Політики якості та Положення, затвердженого розпорядженням міського голови. Група внутрішніх аудиторів під час аудитів проводить моніторинг дотримання Регламенту роботи, Політики якості, Інструкції з діловодства, Етичного кодексу та інших регламентних документів, а також вивчає кадрові питання, матеріально-технічне забезпечення, дотримання трудового розпорядку дня у відповідних виконавчих органах.
4. Порядок підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради
4.1. Засідання виконавчого комітету міської ради є основною організаційно-правовою формою його діяльності, що забезпечує колегіальне обговорення завдань і ухвалення рішень щодо їх виконання.
4.2. Скликає засідання виконавчого комітету міської ради міський голова відповідно до свого розпорядження або перший заступник міського голови/заступник міського голови, виконуючий його повноваження.
4.3. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться двічі на місяць: в першу і третю середу.
4.4. Після другого засідання виконкому загальний відділ готує проєкт розпорядження про проведення чергових засідань у наступному календарному місяці.
4.5. Загальний відділ міської ради надсилає копії розпоряджень міського голови про призначення засідань виконавчого комітету (в електронному вигляді) виконавчим органам міської ради, членам виконавчого комітету, депутатам міської ради та оприлюднює розпорядження на офіційному сайті міської ради.
Підготовка засідань виконкому
4.6. Підготовку засідань організовують заступник міського голови, керуючий справами виконкому та загальний відділ.
4.7. Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом організовують та контролюють заступники міського голови, керівники виконавчих органів міської ради.
4.8. При підготовці питань для розгляду на засіданні виконавчого комітету керівник виконавчого органу міської ради (за чиєю ініціативою вноситься питання), в разі необхідності, складає і затверджує у заступника міського голови, який контролює дане питання, план заходів щодо його підготовки і склад комісії, яка буде проводити необхідні перевірки стану справ у виконавчих органах міської ради, на підприємствах і в організаціях.
4.9. В підготовці питань беруть участь виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади), члени виконавчого комітету та депутати міської ради.
4.10. Члени виконавчого комітету міської ради завчасно подають письмове звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через загальний відділ міської ради.
4.11. Депутати міської ради, в разі внесення на розгляд виконавчого комітету питань, що належать до його повноважень, завчасно подають звернення на ім’я міського голови з доданими проєктами рішень через відділ секретаріату міської ради.
4.12. За резолюцією міського голови проєкт рішення передається першому заступнику, заступникам міського голови (відповідно до розподілу обов’язків). Перший заступник (заступник) міського голови після попереднього розгляду проєкту рішення направляє його керівнику відповідного виконавчого органу міської ради для детального вивчення та доопрацювання проєкту (за узгодженням з розробником – депутатом, членом виконавчого комітету міської ради), згідно з вимогами чинного законодавства, Інструкції з діловодства та цього Регламенту, а також для здійснення процедури погодження проєкту.
4.13. Загальний відділ міської ради контролює дотримання процедури погодження проєкту рішення, встановленої Регламентом.
4.14. До підготовки питань виконавчий комітет, інші виконавчі органи міської ради можуть залучати відповідних фахівців.
4.15. З метою попереднього вивчення питань можуть бути організовані виїзди членів виконкому на окремі комунальні підприємства, організації (установи, заклади).
Порядок денний
4.16. Питання на засіданнях виконавчого комітету розглядаються відповідно до порядку денного засідання.
4.17. Проєкт порядку денного засідання виконавчого комітету готується не пізніше, ніж за 2 дні до засідання загальним відділом під керівництвом заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
4.18. Проєкт порядку денного включає питання, з яких у загальний відділ подані проєкти рішень, підготовлені та погоджені відповідно до Регламенту, в тому числі:
- питання з квартального плану роботи виконкому;
- питання, розгляд яких витікає з актів органів виконавчої влади, прийнятих після затвердження квартального плану;
- питання про хід виконання рішень міської ради, виконкому, органів виконавчої влади;
- питання, включення яких до порядку денного викликане необхідністю;
- питання щодо розгляду звернень фізичних та юридичних осіб.
4.19. Проєкт порядку денного засідання та проєкти рішень виконавчого комітету оприлюднюються на офіційному сайті міської ради.
4.20. Загальний відділ формує та надсилає на електронну пошту членам виконавчого комітету, депутатам міської ради за два дні до засідання матеріали, що включають проєкт порядку денного та проєкти рішень виконкому, створені та погоджені в системі електронного документообігу міської ради, у тому числі додатки до рішень, пояснювальні записки, фото, графічні зображення, скановані документи тощо.
Учасники засідання
4.21. Інформування членів виконавчого комітету про час та місце засідання виконкому здійснює загальний відділ.
4.22. Члени виконавчого комітету завчасно (не пізніше, ніж за один день до засідання виконкому) інформують загальний відділ про свою участь у засіданні або називають причину відсутності.
4.23. Загальний відділ інформує заступника міського голови, керуючого справами виконкому про участь членів виконавчого комітету у засіданні.
4.24. Засідання виконавчого комітету міської ради є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.
4.25. Засідання виконавчого комітету проводяться відкрито, крім розгляду проєктів рішень, що містять інформацію з обмеженим доступом.
4.26. Засідання виконавчого комітету міської ради веде міський голова, а в разі його відсутності чи неможливості здійснення ним цієї функції – секретар міської ради, перший заступник міського голови/заступник міського голови, виконуючий його повноваження.
4.27. Участь членів виконавчого комітету у засіданні визначається в результаті реєстрації за допомогою електронної системи та персональних карток.
4.28. Персональні картки, які містять номер та індивідуальний електронний код, закріплюються за членами виконавчого комітету під підпис.
4.29. Персональні картки зберігаються в загальному відділі та видаються членам виконавчого комітету на час проведення засідання. Члени виконавчого комітету використовують персональні картки лише для особистого голосування. В разі виходу персональної картки з ладу член виконавчого комітету голосує із застосуванням резервної картки, що видається йому працівником загального відділу. У випадках, коли член виконавчого комітету залишає зал під час засідання, його картка має бути вилучена із системи для голосування ним особисто або працівником загального відділу.
4.30. На засіданнях виконавчого комітету міської ради присутній директор юридичного департаменту або уповноважений ним спеціаліст юридичного департаменту, а також, за потреби, юристи виконавчих органів міської ради (під час розгляду проєктів рішень, погоджених ними).
4.31. На засіданнях виконавчого комітету можуть бути присутніми депутати обласної і міської рад, народні депутати України, представники акредитованих засобів масової інформації, а також запрошені керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ і організацій, громадяни.
4.32. Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету, складається керівником виконавчого органу, відповідального за підготовку питання порядку денного, узгоджується із заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) і передається в загальний відділ.
4.33. Інформування запрошених (згідно зі списком) здійснюють виконавчі органи міської ради, що готували проєкти рішень та складали список запрошених, в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою).
4.34. Ознайомлення з проєктами рішень запрошених осіб до початку засідання забезпечують керівники виконавчих органів міської ради, які готують питання на засідання виконкому.
Проведення засідання виконкому
4.35. Головуючий на засіданні виконкому:
- веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;
- надає слово для доповіді, співдоповіді, запитань, виступів, оголошує наступного доповідача;
- вносить на голосування пропозиції про зміни та доповнення до порядку денного та проєктів рішень;
- вносить на голосування порядок денний та проєкти рішень (за основу та в цілому);
- оголошує результати голосування з врахуванням показів електронної системи (рішення ухвалене; рішення не ухвалене);
- забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні.
4.36. Члени виконкому на засіданні виконавчого комітету:
- вносять пропозиції до порядку денного засідання та порядку роботи;
- можуть вимагати від доповідачів додаткових роз'яснень з питань порядку денного та проєктів рішень;
- беруть участь в обговоренні питань, голосуванні;
- у виняткових випадках вносять пропозиції про внесення питання на повторне голосування, перенесення обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією;
- вносять пропозиції про зміни і доповнення в проєкти рішень або про їх доопрацювання.
4.37. Проєкт порядку денного оголошується головуючим на початку засідання та приймається за основу шляхом голосування.
4.38. Зміни та доповнення до проєкту порядку денного за наявності відповідних погоджених проєктів рішень, крім питання «Різне», ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження.
4.39. Додаткові питання, що вносяться на засіданні виконкому до проєкту порядку денного, стосуються, як правило, важливих політичних подій, виникнення аварійних ситуацій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування, інших випадків.
4.40. Порядок денний приймається в цілому шляхом голосування.
4.41. Після розгляду основних питань порядку денного засідання членам виконавчого комітету надається право виступити у питанні «Різне». Головуючий на засіданні може особисто дати роз’яснення або доручити надати відповідь відповідному фахівцю.
4.42. Рішення з питання «Різне» не приймаються, але може бути дане протокольне доручення.
4.43. Ухвалення рішень виконавчого комітету здійснюється шляхом поіменного голосування членів виконавчого комітету, із застосуванням персональних карток та електронної системи, що фіксує кількість членів виконавчого комітету, які голосували «за», «проти», «утримались», «не голосували», та визначає результат голосування щодо кожного проєкту рішення чи процедурного питання.
4.44. У випадках технічної неможливості застосувати електронну систему реєстрація та голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому.
4.45. Під час розгляду питань та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом ведеться онлайн трансляція, яка зберігається та архівується на офіційному сайті Луцької міської ради.
4.46. На засіданні виконкому встановлюється наступна тривалість виступів:
- на розгляд питань порядку денного (з врахуванням доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова) – не більше 30 хвилин (в разі необхідності тривалість розгляду питання може бути продовжена за рішенням виконкому);
- для доповіді, інформації з питань порядку денного – до 10 хвилин;
- для співдоповіді з питань порядку денного – до 5 хвилин;
- для оголошення запитань – до 1 хвилини;
- для відповіді на запитання – до 2 хвилин;
- для виступу з обговорення питання, внесення поправок до проєкту рішення, заключного слова – до 3 хвилин.
4.47. З питань, включених до порядку денного засідання виконавчого комітету, доповідають керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також члени виконавчого комітету, депутати міської ради, які внесли відповідні проєкти рішень.
4.48. Із співдоповідями можуть виступати заступники міського голови з питань діяльності відповідних виконавчих органів міської ради відповідно до розподілу обов’язків, старости, керівники інших виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, запрошені на засідання виконкому для розгляду питання.
4.49. Запис на виступ і для запитань проводиться за допомогою системи електронного голосування або шляхом підняття рук.
4.50. Після доповіді та співдоповіді з обговорюваного питання головуючий надає слово (відповідно до записів) для оголошення запитань та відповідей, а пізніше – для виступів з обговорюваного питання.
4.51. Присутнім на засіданні виконавчого комітету керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій під час розгляду питань, що стосуються їх діяльності, головуючий може надати слово для запитань, виступу по суті питання, а також пропозицій:
- про зміни і доповнення до проєктів рішень або про їх доопрацювання;
- про перенесення (у виняткових випадках) обговорення питання на інше засідання виконавчого комітету, про додаткове вивчення питання спеціально створеною комісією.
4.52. На прохання громадян, присутніх на засіданні виконавчого комітету під час розгляду питань порядку денного, що не містять інформації з обмеженим доступом, їм може бути надане слово для оголошення запитань чи виступу по суті питання більшістю членів виконавчого комітету, шляхом голосування.
4.53. Під час проведення засідань не допускаються неетичні прояви, порушення Регламенту та коментування виступів поза Регламентом. За вимогою головуючого може бути ухвалене рішення про неможливість подальшої участі в засіданні порушників Регламенту.
Особливості позачергових засідань
4.54. В разі необхідності міський голова своїм розпорядженням має право скликати позачергове засідання виконкому.
4.55. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проєктів рішень може здійснюватися в день проведення засідання.
Організаційно-технічне забезпечення
4.56. Управління інформаційно-комунікаційних технологій забезпечує:
- функціонування електронної системи голосування членів виконавчого комітету міської ради;
- трансляцію відеопрезентацій до проєктів рішень виконавчого комітету;
- відеотрансляцію та відеозапис розгляду питань на відкритих засіданнях виконавчого комітету та ухвалення рішень, що не містять інформації з обмеженим доступом;
- проведення відеоконференцій засідань виконавчого комітету;
- розміщення на офіційному сайті Луцької міської ради відеозаписів відкритих засідань виконавчого комітету та результатів поіменного голосування членів виконкому щодо кожного з проєктів рішень.
Особливості організації та проведення засідань виконавчого комітету міської ради в умовах карантину, надзвичайних ситуацій, надзвичайного або воєнного стану
4.57. В умовах запровадження карантину, надзвичайної ситуації, надзвичайного або воєнного стану, що створюють загрозу життю і здоров’ю значних верств населення, та введення такого стану відповідно до законодавства на всій території України або окремих територіях засідання виконавчого комітету міської ради можуть проводитися в режимі відеоконференції або аудіоконференції (дистанційне засідання). Організація дистанційних засідань та технічне забезпечення покладається на загальний відділ та управління інформаційно-комунікаційних технологій.
4.58. Порядок проведення дистанційних засідань повинен забезпечувати:
- можливість реалізації прав членів виконавчого комітету;
- ідентифікацію особи, яка бере участь у засіданні виконавчого комітету;
- встановлення та фіксацію результатів голосування стосовно кожного питання.
4.59. Черговість голосування проходить в алфавітному порядку кожним окремим членом виконавчого комітету після оголошення початку голосування та прізвища члена виконкому.
4.60. Розпорядження про дистанційне засідання доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення не пізніш як за 24 години до його початку із зазначенням порядку денного. Розпорядження про дистанційне засідання розміщується на офіційному сайті міської ради з одночасним направленням цієї інформації та проєктів рішень з супровідними документами на офіційну електронну адресу кожного члена виконавчого комітету.
4.61. Перед відкриттям засідання в режимі відеоконференції проводиться фіксація участі членів виконкому, які в режимі відеоконференції приєдналися до засідання. Головуючий повідомляє про результати голосового підтвердження участі членів виконавчого комітету міської ради.
4.62. Після завершення голосування всіма членами виконавчого комітету міської ради, які беруть участь у засіданні в режимі відеоконференції, головуючий оголошує результати голосування з врахуванням результатів голосування за проєкт рішення (рішення ухвалене; рішення не ухвалене).
4.63. Результати голосування затверджуються міським головою та розміщуються на офіційному сайті міської ради.
4.64. Тривалість проведення засідань виконкому відповідно до технічних вимог відеоконференції становить не більше 4 (чотирьох) годин.
4.65. Персональну відповідальність за підключення до відеоконференції несе член виконавчого комітету міської ради.
4.66. У період дії воєнного стану, з метою безпеки учасників засідання, пряма трансляція не проводиться, відеозапис засідання розміщується на офіційному сайті міської ради в день проведення засідання виконавчого комітету.
4.67. Управління інформаційно-комунікаційних технологій здійснює архівне зберігання відеотрансляцій засідань виконавчого комітету на зовнішніх носіях інформації. Термін зберігання відеотрансляцій один рік від дати проведення засідання виконавчого комітету».
5. Порядок підготовки, погодження, ухвалення рішень виконавчого комітету
Порядок підготовки електронних проєктів рішень
5.1. Цільова спрямованість проєктів рішень виконавчого комітету визначається перспективними, поточними (квартальними) планами роботи виконкому, рішеннями органів виконавчої влади, дорученнями міського голови, а також необхідністю вирішення оперативних і термінових питань та розгляду звернень фізичних і юридичних осіб.
5.2. Підготовка та внесення на розгляд виконавчого комітету проєктів рішень, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
5.3. Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на департамент економічної політики.
5.4. Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту рішення.
5.5. Відповідальним за підготовку проєкту рішення та інформації про виконання завдань і доручень є той виконавчий орган, до компетенції якого належить дане питання, а контрольні функції покладаються на заступника міського голови відповідно до розподілу обов'язків.
5.6. Проєкти рішень виконкому готуються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів рішень несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у їх підготовці та погодженні.
5.7. Проєкт рішення виконкому повинен містити:
- посилання на норми чинного законодавства;
- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва, розгляд звернень юридичних і фізичних осіб тощо);
- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою);
- інформацію про виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше (за потребою);
- коментар (за потребою);
- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);
- прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку;
- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;
- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;
- запис щодо втрати чинності, скасування виданих раніше документів з цього питання чи внесення до рішення змін, доповнень; в проєкті рішення про зміну, доповнення, втрату чинності чи скасування раніше прийнятого рішення зазначається, яких саме пунктів це стосується;
- прізвище та телефон виконавця;
- всі необхідні візи – погодження.
5.8. Проєкти рішень повинні містити вичерпну оцінку стану справ з відповідного питання з урахуванням раніше ухвалених рішень, щоб уникнути повторень або суперечностей.
5.9. В проєктах рішень про хід виконання раніше ухвалених рішень, у разі невиконання доручень, що містяться в них, наводяться причини невиконання, особи, винні в цьому, а також нові терміни виконання завдань.
5.10. До проєктів вказаних рішень повинна додаватися довідка за підписом керівника виконавчого органу міської ради з вказанням причин невиконання і обґрунтуванням необхідності продовження термінів виконання.
5.11. У разі виконання раніше ухвалених рішень до проєкту рішення вноситься пункт про зняття їх з контролю.
5.12. В проєктах рішень виконавчого комітету міської ради з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, про тарифи на житлово-комунальні послуги, вартість проїзду в транспорті та в проєктах рішень виконкому, що є регуляторними чи нормативними актами, розробник передбачає пункт про доведення рішення до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті міської ради.
5.13. До проєкту рішення додаються передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у тексті, а за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому.
5.14. До проєктів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, можуть додаватися копії відповідних нормативних актів.
5.15. До проєкту рішення про втрату чинності, зміну, доповнення, скасування прийнятих раніше рішень можуть додаватися копії відповідних рішень.
5.16. Головний розробник готує пояснювальну записку до проєкту рішення, що повинна містити необхідні обґрунтування і прогнози результатів реалізації рішення. До пояснювальної записки можуть додаватися необхідні розрахунки, інформаційно-довідкові матеріали.
5.17. Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.
5.18. Подання пояснювальних записок до проєктів нормативних, регуляторних актів є обов'язковим.
5.19. Дозволяється не додавати пояснювальні записки до проєктів рішень, що стосуються розгляду звернень окремих юридичних та фізичних осіб, зокрема, з питань захисту прав дітей, розміщення засобів зовнішньої реклами на території міської територіальної громади, з питань квартирного обліку, видачі окремим громадянам посвідчень для безкоштовного проїзду в міському громадському транспорті, надання допомоги на поховання.
Погодження та оприлюднення електронних проєктів рішень
5.20. Погодження електронного проєкту рішення полягає у його візуванні (накладанні посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проєкт електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проєкту документа) посадовими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу міської ради на підставі сформованого автором проєкту рішення переліку погоджувачів у такій послідовності:
- начальник юридичного відділу або юрист виконавчого органу, що готує проєкт рішення (за наявності відповідної посади у виконавчому органі);
- керівник виконавчого органу, що готує проєкт рішення;
- заступник начальника загального відділу або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст відділу, в разі їх відсутності проєкти рішень візує начальник загального відділу;
- директор юридичного департаменту міської ради, в разі його відсутності проєкти рішень візує заступник директора юридичного департаменту, або посадова особа, яка виконує обов’язки директора юридичного департаменту;
- керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, з яких підготовлені проєкти рішень;
- секретар міської ради, заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);
- перший заступник міського голови.
5.21. Проєкти рішень в обов’язковому порядку погоджуються:
- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики – директором департаменту економічної політики;
- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради – директором департаменту фінансів, бюджету та аудиту, начальником відділу обліку та звітності;
- з питань комунальної власності – начальником відділу управління майном міської комунальної власності;
- з питань містобудування та земельних ресурсів – директором департаменту містобудування, земельних ресурсів та реклами;
- з питань житлово-комунального господарства – директором департаменту житлово-комунального господарства;
- з питань благоустрою – директором департаменту муніципальної варти;
- з питань екології, природокористування – начальником відділу екології.
5.22. З метою належної підготовки проєкту електронного документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).
5.23. Відповідальність за включення додаткового переліку віз на погодження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника документа.
5.24. До переліку віз включається віза члена виконавчого комітету або депутата міської ради, який підготував відповідний проєкт рішення.
5.25. Після погодження в електронному вигляді проєкту рішення розробник друкує його із системи електронного документообігу міської ради разом із бланком.
5.26. Погодження оформляється на роздрукованому проєкті зі зворотної сторони проєкту рішення:
- друкується автоматично сформований QR-код;
- нижче сформованого QR-коду проставляється власноручна віза директора юридичного департаменту та керівника виконавчого органу міської ради – розробника документа: найменування посади, ініціал та прізвище посадовця, особистий підпис.
5.27. У випадку, коли погоджувач не є користувачем системи електронного документообігу міської ради, його власноручна візи проставляється зі зворотної сторони.
5.28. Додатки до проєктів рішень виконкому міської ради погоджуються в тому ж порядку, що й проєкти рішень.
5.29. Термін перебування проєкту рішення на візуванні в кожної посадової особи не повинен перевищувати одного робочого дня, у юриста в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) – двох робочих днів.
5.30. Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів рішень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.
5.31. Зауваження і пропозиції до електронного проєкту рішення, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, особою, яка створила коментар.
5.32. За результатами юридичної експертизи, в разі наявності зауважень до проєкту електронного документа, уповноважена особа юридичного департаменту готує в електронній формі висновок.
5.33. У разі відсутності зауважень до проєкту рішення директор юридичного департаменту візує проєкт електронного документа в системі електронного документообігу міської ради.
5.34. Юридичний департамент міської ради під час проведення правової експертизи:
- перевіряє проєкт рішення на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;
- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;
- перевіряє проєкт рішення на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.
5.35. У разі виявлення невідповідності проєкту рішення чи його окремих положень актам законодавства юридичний департамент повертає його на доопрацювання головному розробникові з відповідними пропозиціями.
5.36. Погоджені в установленому порядку електронні проєкти рішень виконкому надходять в загальний відділ не пізніше, ніж за три робочі дні до їх розгляду на засіданні виконавчого комітету.
5.37. Загальний відділ розміщує шляхом вивантаження з системи електронного документообігу проєкти рішень, що підлягають оприлюдненню відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», з питань, включених до порядку денного засідання виконкому, на офіційному сайті Луцької міської ради.
5.38. Проєкти рішень, що стосуються звітів про роботу керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), виконавчих органів міської ради, погоджуються завчасно – не пізніше, як за 5 робочих днів до засідання виконкому. Загальний відділ надсилає такі проєкти рішень на електронні адреси членів виконавчого комітету.
5.39. Проєкти рішень нормативно-правового характеру (в тому числі з питань встановлення тарифів на теплову енергію та комунальні послуги) оприлюднюються загальним відділом за поданням розробників даних проєктів не пізніше як за 10 робочих днів до дати розгляду на засіданні виконкому з метою прийняття.
5.40. Проєкти рішень з питань регуляторної політики оприлюднюються розробниками не пізніше як за 30 календарних днів до дати розгляду на засіданні виконкому.
5.41. Інформація про оприлюднення вказується в пояснювальній записці до відповідних проєктів рішень.
5.42. Питання, з яких погоджені проєкти рішень не надані у встановлений термін, вважаються непідготовленими і на розгляд виконкому не вносяться.
Ухвалення та оприлюднення рішень
5.43. Усі рішення виконавчого комітету (в тому числі, з процедурних питань) ухвалюються більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.
5.44. Після доповіді, співдоповіді, запитань, відповідей, виступів з обговорення питання головуючий пропонує членам виконкому перейти до голосування щодо проєкту рішення.
Головуючий на засіданні може об’єднати обговорення та голосування кількох пов’язаних між собою питань порядку денного засідання. Якщо з цього приводу виникають заперечення членів виконавчого комітету, то об’єднання питань не дозволяється.
5.45. Рішення виконавчого комітету ухвалюються в такій послідовності:
- в разі внесення пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення головуючий ставить такий проєкт на голосування за основу;
- після цього ставляться на голосування у порядку надходження усі пропозиції щодо змін та доповнень до проєкту рішення;
- проєкт рішення ставиться на голосування в цілому як рішення з урахуванням ухвалених змін та доповнень.
5.46. Якщо пропозицій щодо змін та доповнень до проєкту рішення під час обговорення питання не надходило, такий проєкт рішення ставиться на голосування відразу за основу та в цілому.
5.47. Головуючий на засіданні може відмовити ініціатору пропозиції поставити на голосування запропонований текст, якщо він сформульований нечітко або не стосується обговорюваного питання, суперечить раніше прийнятим рішенням, повторює по суті відхилений попередньо виконкомом текст.
5.48. За ініціативою головуючого, члена виконавчого комітету проєкт рішення, зміна, доповнення до проєкту можуть бути поставлені на повторне голосування.
5.49. У разі порушення процедури голосування або виникнення перешкод під час його проведення негайно проводиться повторне голосування без додаткового обговорення.
5.50. У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому він може зупинити дію рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.
5.51. Міський голова підписує рішення, ухвалені на засіданні виконкому. Після засідання загальний відділ подає підписані міським головою рішення на підпис заступнику міського голови, керуючому справами виконкому.
5.52. Рішення набирає чинності з моменту його прийняття та підписання, якщо виконавчий комітет або чинне законодавство не встановлюють іншого терміну введення його у дію.
5.53. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в рішенні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Рішення виконавчого комітету нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайт Луцької міської ради або в інший визначений в рішенні спосіб.
5.54. Регуляторні акти виконавчого комітету оприлюднюються у порядку, визначеному Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
5.55. Окремі ухвалені виконкомом рішення, з врахуванням внесених змін та доповнень, доопрацьовуються розробниками спільно із загальним відділом протягом трьох робочих днів (крім випадків, коли виконкомом встановлено інший термін), погоджуються відповідно до Регламенту, здаються в загальний відділ, який подає рішення на підпис заступнику міського голови, керуючому справами виконкому та міському голові.
5.56. Підписані в паперовій формі міським головою та заступником міського голови, керуючим справами виконкому рішення виконавчого комітету (з гербовою печаткою виконкому міської ради) надходять в загальний відділ, де реєструються – вказується дата ухвалення рішення та присвоюється номер, що складається з двох частин:
- перша частина відповідає номеру питання, що розглядалось на засіданні виконкому (нумерація ведеться з початку року);
- друга частина відповідає номеру рішення з питання (нумерація ведеться з № 1).
5.57. Рішення виконавчого комітету в електронній формі реєструються загальним відділом в системі електронного документообігу.
5.58. Загальний відділ протягом п’яти робочих днів після ухвалення рішень надсилає їх виконавчим органам міської ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.
5.59. Розробники проєктів протягом двох робочих днів після отримання рішень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються рішення (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності).
5.60. Факт доведення рішення до відома посадової особи здійснюється засобами системи електронного документообігу міської ради.
5.61. У разі потреби паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання заявникам та виконавцям рішень після їх ухвалення, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.
5.62. Копії рішень щодо затвердження висновку служби у справах дітей про підтвердження місця проживання дітей для тимчасового виїзду за межі України з відміткою про набрання законної сили рішення видаються службі у справах дітей на підставі письмової довідки, про те, що рішення не оскаржено протягом десяти робочих днів з дня його прийняття.
5.63. Виконавчі органи міської ради – розробники проєктів рішень видають (надсилають) копії ухваленого рішення замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв'язку, через адміністраторів тощо).
5.64. Загальний відділ не пізніше п’яти робочих днів з дня засідання виконкому оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному сайті Луцької міської ради рішення виконкому шляхом вивантаження з системи електронного документообігу.
Фіксування засідання виконавчого комітету
5.65. Засідання виконкому протоколюються, ведеться аудіозапис та відеозапис. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу, аудіозапис та відеозапис – працівники управління інформаційно-комунікаційних технологій.
5.66. Загальний відділ протягом 5 робочих днів після засідання виконкому оформлює протокол засідання. В протоколі вказується:
- номер протоколу;
- дата засідання;
- перелік членів виконкому, які взяли участь у засіданні, та перелік відсутніх на засіданні;
- перелік присутніх на засіданні керівників виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій, представників місцевих органів виконавчої влади;
- порядок денний, перелік питань, що обговорювались, прізвища доповідачів та виступаючих, результат голосування (ухвалено; кількість голосів за проєкт рішення, проти, утримались, не голосували, відсутні; не ухвалено), номери ухвалених рішень з кожного питання, що додаються до протоколу;
- протокольні доручення за результатами обговорення окремих питань.
5.67. Протоколи засідань виконкому підписує міський голова або перший заступник міського голови/заступник міського голови, виконуючий його повноваження, та заступник міського голови, керуючий справами виконкому.
5.68. Протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії протоколів засідань виконкому та витяги з них засвідчуються печаткою загального відділу.
5.69. Після підписання протоколу загальний відділ надсилає його окремим виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) в електронному вигляді із застосуванням системи електронного документообігу, в окремих випадках – паперові витяги з протоколу, завірені печаткою загального відділу.
5.70. Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та оригінали рішень виконавчого комітету зберігаються в загальному відділі протягом двох років, після чого передаються в архівний відділ міської ради.
5.71. Протоколи засідань виконкому оприлюднюються на офіційному сайті міської ради в розділі «Документи»/«Протоколи засідань виконавчого комітету».
5.72. Результати голосувань засідань виконавчого комітету розміщуються та зберігаються на сайті міської ради в розділі «Міська влада»/«Виконавчий комітет».
5.73. Аудіозаписи засідань виконавчого комітету зберігаються в системі електронного голосування «Віче».
5.74. Відеотрансляції зберігаються на відеохостингу youtube.com та розміщуються на офіційному сайті міської ради в розділі «Онлайн»/«Архів трансляцій».
6. Порядок підготовки розпоряджень міського голови з питань основної діяльності міської ради та її виконавчих органів
Порядок підготовки електронного проєкту розпорядження
6.1. Міський голова видає розпорядження відповідно до повноважень, визначених чинним законодавством.
6.2. Розпорядження міського голови, прийняті в межах наданих йому повноважень, обов'язкові для виконання всіма розташованими на території міської територіальної громади органами місцевого самоврядування, виконавчої влади, об'єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами.
6.3. Проєкти розпоряджень готують виконавчі органи міської ради під контролем заступників міського голови. У разі, коли розроблення проєкту розпорядження доручено кільком виконавцям, головним розробником є виконавець, зазначений у резолюції, інші – сприяють головному розробнику та надають відповідну інформацію.
6.4. Підготовка проєктів розпоряджень міського голови, що містять ознаки регуляторного акта, здійснюється з дотриманням процедури, встановленої Законом України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».
6.5. Організаційне забезпечення здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на департамент економічної політики.
Відповідальним за дотримання процедури підготовки та відстеження результативності регуляторного акта є керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту розпорядження.
6.6. Проєкти розпоряджень міського голови складаються в електронній формі відповідно до Інструкції з діловодства.
6.7. У разі потреби розробник готує пояснювальну записку до проєкту розпорядження, що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження.
6.8. До пояснювальної записки можуть додаватися інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо).
6.9. Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати двох аркушів.
6.10. Подання пояснювальної записки до проєктів розпоряджень нормативного характеру, в тому числі регуляторних актів, є обов'язковим.
6.11. Якщо проєкт розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень до раніше виданого розпорядження, наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни, або ті, які втратили чинність. Крім того, може додаватися копія розпорядження, до якого вносяться зміни та доповнення, або яке втрачає чинність.
6.12. У випадку підготовки розпорядження міського голови на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації або інших документів вищих органів влади до проєкту розпорядження додається копія відповідного документа.
6.13. У випадку підготовки проєктів розпоряджень з питань, які діють періодично протягом року, півріччя, раніше видане розпорядження з таких же питань знімається з контролю або вказується, що воно втратило чинність.
6.14. В проєктах розпоряджень міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади, проведення загальноміських заходів, відзначення державних свят розробник передбачає пункт про доведення розпорядження до відома громадськості через засоби масової інформації та розміщення на офіційному сайті Луцької міської ради.
6.15. Відповідальність за законність і достовірність текстів проєктів розпоряджень, відповідність їх Інструкції з діловодства несуть керівники виконавчих органів міської ради, заступники міського голови, які беруть участь у підготовці та погодженні проєктів.
6.16. Посадові особи, які готують проєкти розпоряджень, зобов'язані погоджувати їх із задіяними у процесі підготовки та виконання документа відповідальними посадовими особами у такому порядку:
- начальник юридичного відділу або юрист виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження (за наявності відповідної посади у виконавчому органі міської ради);
- керівник виконавчого органу, що готує проєкт розпорядження;
- заступник начальника загального відділу або виконуючий його обов’язки головний спеціаліст; в разі їх відсутності проєкт розпорядження візує начальник загального відділу;
- директор юридичного департаменту міської ради, в разі його відсутності проєкти розпоряджень візує заступник директора юридичного департаменту, або посадова особа, яка виконує обов’язки директора юридичного департаменту;
- начальник відділу з питань запобігання та виявлення корупції управління персоналу;
- керівники інших виконавчих органів міської ради, що контролюють питання, яких стосується проєкт розпорядження;
- секретар міської ради, заступник міського голови, що координує питання (відповідно до розподілу обов’язків);
- заступник міського голови, керуючий справами виконкому;
- перший заступник міського голови.
6.17. Проєкти розпоряджень в обов'язковому порядку погоджуються:
- з питань ціноутворення, тарифної та регуляторної політики – директором департаменту економічної політики;
- з фінансових питань, в тому числі з питань, що передбачають укладення договорів виконавчими органами міської ради – директором департаменту фінансів, бюджету та аудиту, начальником відділу обліку та звітності;
- з питань комунальної власності – начальником відділу управління майном міської комунальної власності;
- з питань містобудування та земельних ресурсів – директором департаменту містобудування, земельних ресурсів та реклами;
- з питань житлово-комунального господарства – директором департаменту житлово-комунального господарства;
- з питань благоустрою – директором департаменту муніципальної варти;
- з питань екології та природокористування – начальником відділу екології;
- з питань надання адміністративних послуг – директором департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку».
6.18. З метою належної підготовки проєкту документа, його компетентної оцінки та відповідності вимогам законодавчих актів, інших нормативних документів до переліку осіб, які візують проєкт, можуть бути включені інші керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).
6.19. Відповідальність за включення додаткового переліку віз та подання на погодження проєкту розпорядження несе керівник виконавчого органу міської ради – розробника проєкту документа.
6.20. Розробники проєктів розпоряджень, що є нормативно-правовими актами, розпоряджень, що підлягають обговоренню громадськості відповідно до чинного законодавства, зобов’язані оприлюднити їх не пізніше як за 10 робочих днів до дати затвердження; письмова інформація про оприлюднення додається до відповідних проєктів.
6.21. Термін розгляду та погодження проєкту розпорядження кожною посадовою особою не повинен перевищувати одного робочого дня; термін розгляду та погодження проєкту розпорядження юристом в окремих випадках (в разі необхідності проведення детальної експертизи та підготовки юридичного висновку) може тривати два дні.
6.22. Додатки до проєктів розпоряджень погоджуються в тому ж порядку, що й проєкти розпоряджень.
6.23. Зауваження і пропозиції до електронного проєкту розпорядження, що мають узагальнений (концептуальний) характер, можуть викладатися в окремому коментарі, що вноситься до реєстраційно-моніторингової картки, особою, яка створила коментар.
6.24. Загальний відділ здійснює контроль за відповідністю проєктів розпоряджень Інструкції з діловодства, Регламенту, українському правопису, попередньо узгоджує перелік посадових осіб, відповідальних за погодження, в разі виявлення, порушень редагує проєкт та повертає виконавцю на доопрацювання.
6.25. Юридичний департамент міської ради опрацьовує поданий проєкт розпорядження, зокрема, проводить його правову експертизу, вносить поправки, пов'язані з приведенням проєкту розпорядження у відповідність до вимог чинного законодавства України, а також, у разі потреби, редагує проєкт розпорядження.
6.26. Юридичний департамент міської ради під час проведення правової експертизи:
- перевіряє проєкт розпорядження на відповідність Конституції та законам України, іншим актам законодавства;
- оцінює ефективність обраного правового шляху врегулювання проблеми;
- перевіряє проєкт розпорядження на відповідність вимогам, встановленим цим Регламентом, а також повноту погодження із керівниками виконавчих органів міської ради, заступниками міського голови.
6.27. За результатами юридичної експертизи в разі наявності зауважень до проєкту електронного документа уповноважена особа юридичного департаменту готує в електронній формі висновок.
6.28. У разі відсутності зауважень до проєкту розпорядження директор юридичного департаменту візує проєкт електронного документа в системі електронного документообігу міської ради.
6.29. Після погодження в електронному вигляді проєкту розпорядження розробник друкує його із системи електронного документообігу міської ради разом із бланком.
6.30. Погодження оформляється на роздрукованому проєкті зі зворотної сторони проєкту розпорядження:
- друкується автоматично сформований QR-код;
- нижче сформованого QR-коду проставляється власноручна віза директора юридичного департаменту та керівника виконавчого органу міської ради – розробника документа: найменування посади, ініціал та прізвище посадовця, особистий підпис.
6.31. У випадку, коли погоджувач не є користувачем системи електронного документообігу міської ради, його власноручна віза проставляється зі зворотної сторони.
6.32. Підписання розпорядження здійснюється одночасно у паперовій та електронній формах.
Реєстрація та оприлюднення розпоряджень
6.33. Розпорядження набирає чинності після його підписання міським головою (або виконуючим його обов’язки заступником міського голови) та реєстрації в загальному відділі.
6.34. Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення, якщо в розпорядженні не встановлено пізніший строк введення його у дію. Розпорядження міського голови нормативно-правового характеру оприлюднюються на офіційному сайті Луцької міської ради або в інший визначений в розпорядженні спосіб.
6.35. Загальний відділ реєструє підписані розпорядження міського голови таким чином: проставляється дата реєстрації та порядковий номер розпорядження (нумерація ведеться з початку поточного року).
6.36. Реєстрація розпоряджень міського голови в електронній формі ведеться загальним відділом в системі електронного документообігу.
6.37. Загальний відділ після реєстрації надсилає розпорядження виконавчим органам міської ради, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – розробникам проєктів, в електронному вигляді, із застосуванням системи електронного документообігу.
6.38. Факт доведення розпорядження до відома посадової особи здійснюється засобами системи електронного документообігу міської ради.
6.39. Розробники проєктів протягом двох робочих днів після отримання розпоряджень доводять їх до відома безпосередніх виконавців та виконавців, яких стосуються розпорядження (виконавчих органів міської ради та підпорядкованих, підзвітних підприємств і закладів комунальної власності, старост).
6.40. Паперові копії, в кількості, необхідній для надсилання замовникам (фізичним та юридичним особам) та виконавцям, завіряються печаткою загального відділу та надаються виконавчому органу міської ради – розробнику документа.
6.41. Виконавчі органи міської ради – розробники проєктів розпоряджень видають (надсилають) копії підписаного розпорядження замовникам (фізичним та юридичним особам), а також доводять його до відома підпорядкованих, підзвітних підприємств та закладів комунальної власності (особисто, з використанням засобів поштового та електрозв'язку, через адміністраторів тощо).
6.42. Загальний відділ не пізніше п’яти робочих днів з дня реєстрації оприлюднює відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» на офіційному сайті Луцької міської ради електронні версії розпоряджень міського голови шляхом вивантаження з системи електронного документообігу.
6.43. Управління інформаційної роботи доводить розпорядження міського голови з найбільш важливих питань життєдіяльності міської територіальної громади до відома громадськості через засоби масової інформації.
6.44. Оригінали розпоряджень міського голови зберігаються в загальному відділі два роки, після чого здаються в архівний відділ міської ради.
7. Організація роботи зі службовими документами
7.1. Робота зі службовими документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до чинного законодавства, цього Регламенту, Інструкції з діловодства, Номенклатури справ, із застосуванням системи електронного документообігу.
7.2. Загальний відділ здійснює (в системі електронного документообігу) реєстрацію та загальний контроль за дотриманням термінів розгляду, виконанням вхідних документів від юридичних осіб, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови, заступнику міського голови, керуючому справами виконкому, та реєстрацію вихідних документів.
7.3. Листи, адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови мають бути підписані старостою, керівником виконавчого органу міської ради, комунального підприємства та організації (установи, закладу) або особою, яка виконує його обов’язки, в окремих випадках (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо) – заступником керівника, відповідно до повноважень.
7.4. Службові документи, що надходять у міську раду, реєструються загальним відділом і того ж дня направляються міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, відповідно до розподілу обов'язків, залежно від характеру і змісту документа до 16.30, в п’ятницю – до 15.15.
7.5. Для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов'язкові, додаткові та, в разі потреби, інші реквізити документа відповідно до вимог Інструкції.
7.6. Оригінали документів, що стосуються претензійно-позовної роботи, після реєстрації та відповідної резолюції міського голови (заступника міського голови) загальний відділ передає юридичному департаменту.
7.7. Юридичний департамент забезпечує:
- виконання, зберігання та архівування переданих йому оригіналів документів, що стосуються претензійно-позовної роботи;
- створення та постійне ведення реєстру судових справ Луцької міської ради.
7.8. Строки виконання службових документів можуть бути типовими або індивідуальними. Типові строки документів встановлюються законодавством. Індивідуальні строки виконання документів зазначаються в резолюції міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради.
7.9. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа.
7.10. Документ, виконавцями якого є кілька виконавчих органів (посадових осіб), надходить одночасно до всіх його виконавців, визначених електронною резолюцією чи переліком розсилки, створеним реєстратором або автором документа.
7.11. Система електронного документообігу автоматично фіксує факти передавання електронних документів виконавцям у реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано документ.
7.12. Співвиконавці подають пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. Співвиконавці в рівній мірі несуть відповідальність за своєчасну і якісну підготовку відповідей на документи.
7.13. Зміна головного виконавця здійснюється в системі електронного документообігу на підставі резолюції керівника, який здійснював первинний розгляд електронного документа.
7.14. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
7.15. За результатами розгляду, виконання службових документів виконавчі органи міської ради, старости, керівники комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) готують в електронній формі та надсилають на перевірку в загальний відділ не пізніше, ніж до 16.30, проєкт листа на підпис міському голові, секретарю міської ради або заступнику міського голови (відповідно до розподілу обов'язків).
7.16. Службовий лист в електронній формі оформлюється на бланку, розміщеному в загальному мережевому ресурсі, або автоматично згенерованому системою електронного документообігу міської ради.
7.17. Датою листа є дата його реєстрації.
7.18. За підготовлений проєкт електронного документа відповідальним є автор документа.
7.19. За організацію виконання електронного документа відповідають особи, зазначені в електронній резолюції, накладеній за результатами первинного розгляду документа.
7.20. Підготовка проєкту електронного документа здійснюється з урахуванням таких вимог:
- проєкт електронного документа готується автором документа в системі електронного документообігу міської ради;
- у разі наявності супровідних матеріалів до проєкту електронного документа вони додаються виключно в електронній формі (зокрема табличні та графічні матеріали, фотокопії документів, завантажені в систему у файлах форматів, визначених актами законодавства);
- внесення до проєкту електронного документа посилання на документ(и), на виконання якого(их) створено відповідний проєкт;
- внесення до реєстраційно-моніторингової картки індексу справи за номенклатурою справ, до якої відноситься електронний документ, що створюється;
- зазначення підрозділу реєстрації відповідно до виду документа;
- зазначення обов'язкового статусу призначення проєкту (ініціативний, інформаційний, проміжна відповідь, подання про зміну строку, запит на додаткову інформацію, остаточне виконання);
- формулювання проєкту доручення до документа здійснюється в тексті документа, до якого планується видання відповідного доручення, у формі конкретного завдання із зазначенням строку його виконання та виконавців, наприклад: організаційному відділу; керівникам виконавчих органів тощо;
- формування переліку погоджувачів та підписувачів у реєстраційно-моніторинговій картці.
7.21. У разі, якщо в тексті службового документа містяться ознаки конфлікту інтересів або корупційних ризиків в діяльності відповідного виконавчого органу міської ради, в переліку осіб, які погоджують даний документ, зазначається начальник відділу з питань запобігання та виявлення корупції управління персоналу.
7.22. Реєстрація вихідних електронних документів міської ради здійснюється в автоматизованому режимі після їх підписання (в окремих випадках допускається реєстрація певних видів документів за фактом їх підписання).
7.23. Загальний відділ перевіряє листи та додану до них інформацію на відповідність Інструкції з діловодства та Регламенту, в разі виявлення порушень повертає виконавцю на доопрацювання.
7.24. Автор проєкту електронного документа після повернення йому відхиленого проєкту документа здійснює його доопрацювання, за результатами якого приймає (повністю або частково) надані зауваження, пропозиції, редакційні правки та надсилає на повторне погодження нову версію проєкту електронного документа.
7.25. За усною вказівкою міського голови, заступників міського голови виконавчі органи міської ради готують проєкти доручень, спрямованих на виконання окремих, як правило, термінових завдань.
7.26. Проєкт доручення готується в системі електронного документообігу з дотриманням вимог Інструкції з діловодства, погоджується керівником виконавчого органу міської ради – розробника проєкту, а в разі підготовки проєкту доручення міського голови – також погоджується заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
7.27. Доручення після підписання міським головою або заступником міського голови автоматично реєструється в системі електронного документообігу та надсилається виконавчим органам міської ради, старостам, керівникам комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), відповідно до запропонованої розробником документа схеми погоджень.
7.28. Оригінали доручень зберігаються за місцем реєстрації – в загальному відділі, відповідно до Номенклатури справ.
7.29. Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.
7.30. Відправка (передача) кореспонденції іноземцям здійснюється з дотриманням вимог, зазначених в п. 121-126 Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.
8. Організація контролю за виконанням документів
Завдання і порядок контролю за виконанням документів
8.1. Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі законодавчих актів та відповідно до Інструкції з діловодства, із застосуванням системи електронного документообігу.
8.2. Моніторинг виконання управлінських рішень є складовою системи контролю в міській раді та проводиться з метою нагляду за виконавською дисципліною.
8.3. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.
8.4. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та терміни їх виконання.
8.5. Моніторинг включає в себе безперервне спостереження за процесом виконання управлінських рішень та виявлення відхилень від строків виконання індикаторів.
8.6. Контроль за виконанням документів покладається на міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови, керівників виконавчих органів міської ради, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).
8.7. Моніторинг виконання постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, розпорядчих документів обласної ради та облдержадміністрації, органів виконавчої влади, доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад здійснює організаційний відділ.
8.8. Моніторинг виконання службових документів, запитів та звернень народних депутатів України, рішень виконавчого комітету міської ради та протокольних доручень, оголошених на засіданнях виконкому, розпоряджень міського голови здійснює загальний відділ.
8.9. Моніторинг виконання окремих письмових доручень міського голови, заступників міського голови здійснюють виконавчі органи міської ради, які підготували проєкт доручення.
8.10. Моніторинг виконання документів у виконавчих органах міської ради здійснює працівник, призначений відповідальним за контроль наказом керівника. Працівник, відповідальний за здійснення контролю за виконанням документів, щоп'ятниці інформує загальний відділ про хід виконання службових документів.
8.11. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є головний виконавець, який визначений електронною резолюцією керівника.
8.12. Строки виконання документів встановлюються відповідно до нормативно-правових актів, розділу 7 цього Регламенту, вказуються в розпорядчих документах або в резолюції керівника.
Організація моніторингу виконання документів
8.13. Моніторинг виконання управлінських рішень здійснюється за допомогою системи моніторингу, інтегрованої в систему електронного документообігу міської ради на основі даних з реєстраційно-моніторингової картки.
8.14. Моніторинг проводиться шляхом збору, обробки та систематизації інформації про стан виконання управлінських рішень за визначеними індикаторами.
8.15. Індикаторами стану виконання управлінських рішень є момент закінчення визначених дій, наприклад: накладення електронної резолюції, створення документа, погодження документа, підписання документа, реєстрація та відправлення документа тощо.
8.16. Індикатори, строки виконання індикаторів та інші дані, необхідні для моніторингу в міській раді, вносяться до реєстраційно-моніторингової картки під час реєстрації вхідного документа, керівником під час первинного розгляду або автором документа під час його створення.
8.17. Строки виконання внутрішніх документів зазначаються розробником проєкту документа після його підписання або встановлюються у резолюції керівника. Моніторинг стану виконання внутрішніх документів здійснює відповідальна особа виконавчого органу, в якому зареєстрований документ.
8.18. Якщо документ містить кілька окремих управлінських завдань, моніторинг виконання цих завдань здійснюється в одній реєстраційно-моніторинговій картці.
8.19. Після завершення роботи над документом до реєстраційно-моніторингової картки вноситься відмітка про завершення його виконання. Відмітка про завершення виконання документа свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
8.20. Загальний та організаційний відділи міської ради (відповідно до повноважень щодо здійснення моніторингу) готують та подають інформацію про виконання контрольних документів:
- щомісяця – заступнику міського голови, керуючому справами виконкому – статистичну інформацію про виконання службових документів;
- щокварталу – міському голові, заступникам міського голови – статистичну та аналітичну інформацію про виконання доручень міського голови за результатами щомісячних розширених нарад.
8.21. Моніторинг виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, протоколів засідань виконавчого комітету, що містять завдання та термін виконання загальний відділ здійснює в системі електронного документообігу.
8.22. Виконавець вносить до реєстраційно-моніториногової картки інформацію про виконання завдання, на підставі якої загальний відділ знімає документ з контролю.
9. Організація роботи із запитами на інформацію
9.1. Організація розгляду запитів, адресованих міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику, заступникам міського голови, заступнику міського голови, керуючому справами виконкому, стосовно діяльності міської ради та її виконавчих органів, покладається на загальний відділ міської ради.
9.2. Організація розгляду запитів, що надходять до керівників виконавчих органів міської ради, забезпечується відповідальними посадовими особами з питань доступу до публічної інформації виконавчих органів.
9.3. Запити, адресовані старостам, розглядаються безпосередньо старостами.
9.4. Діловодство запитів на інформацію у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Порядку роботи із запитами на інформацію у Луцькій міській раді.
9.5. Усі запити, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням єдиного режиму роботи, затвердженого цим Регламентом.
9.6. Відповідно до підп. 4 п. 1 ст. 14 Закону України «Про доступ до публічної інформації» у загальному відділі міської ради визначене спеціальне місце для роботи запитувачів з документами чи їх копіями (вул. Богдана Хмельницького, 19, кабінет 108).
9.7. За результатами розгляду запитів міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому чи керівниками виконавчих органів у резолюціях зазначаються виконавці запиту. Розгляд запитів триває не більше одного робочого дня з дня отримання запиту. Для запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформляється протягом одної години після реєстрації запиту.
9.8. Відповідь на запит готується протягом п’яти робочих днів з дня його отримання за підписом керівника, який наклав резолюцію. Інформація на запит надається у спосіб, визначений запитувачем (електронною поштою, поштою тощо). Відправку відповідей запитувачам забезпечує відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації.
9.9. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, може бути продовжено строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження та повідомленням запитувача про таке рішення не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту у спосіб, зазначений у запиті.
9.10. Інформація на запити надається безкоштовно:
- особі у разі надання інформації про неї;
- запитувачу інформації, що становить суспільний інтерес.
9.11. Відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання або друк документів здійснюється у разі виготовлення більш як 10 сторінок запитуваних документів. Для оплати копій документів запитувачу інформації надається рахунок з вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій. Рахунок оформляє відділ обліку та звітності міської ради.
9.12. Запитувачу може бути відмовлено або відстрочено в задоволенні запиту, а також запит може бути перенаправлено належному розпоряднику інформації. Відповідь запитувачу інформації про те, що інформація може бути одержана із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.
9.13. Відмова або відстрочка в задоволенні запиту, а також його перенаправлення належному розпоряднику інформації, здійснюються відповідно до положень ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» та доводяться до відома запитувача в письмовій формі та у спосіб, вказаний у запиті (електронною поштою, поштою тощо), не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
10. Організація роботи зі зверненнями громадян
10.1. Організація роботи зі зверненнями громадян у міській раді покладається на відділ звернень громадян департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку» (далі – відділ звернень громадян), у виконавчих органах, комунальних підприємствах, організаціях (установах, закладах) – на відповідальних працівників чи на відповідний підрозділ, у старостинських округах – на старост.
10.2. Діловодство за зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради ведеться окремо від загального діловодства, відповідно до Порядку розгляду письмових і усних звернень громадян у Луцькій міській раді.
10.3. Усі звернення громадян (фізичних осіб), адресовані міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови, реєструються у відділі звернень громадян, а звернення, адресовані старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), реєструються безпосередньо у них (в системі електронного документообігу).
10.4. Зареєстровані звернення в день надходження передаються міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
10.5. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови розглядають звернення, у разі потреби доручають в резолюції виконавцю провести розгляд звернення за участю комісії з розгляду звернень громадян, з виїздом на місце або за участю заявника та визначити заходи щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для скарги або обґрунтованого звернення. Розгляд звернень громадян керівниками повинен проводитись протягом одного робочого дня з дня отримання його на розгляд.
10.6. За зверненнями громадян, в яких порушене питання не належить до повноважень виконавчих органів міської ради, міський голова, секретар міської ради та заступники міського голови можуть дати такі доручення:
- визначити виконавця, якому необхідно розглянути звернення і підготувати відповідь-роз’яснення заявнику (в таких випадках на контроль керівником такі звернення не ставляться);
- направити звернення на розгляд за належністю на підставі п. 3 ст. 7 Закону України «Про звернення громадян»;
- під час розгляду повторних звернень керівник може доручити виконавцю, до повноважень якого належить вирішення питання по суті, підготувати матеріали на розгляд постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян або проєкт листа про припинення листування на підставі п.п. 2, 3 ст. 8 Закону України «Про звернення громадян».
10.7. Після розгляду міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та накладення резолюції звернення скеровуються виконавцям через систему електронного документообігу.
10.8. Контроль за розглядом звернень громадян та виконанням доручень керівництва міської ради за зверненнями покладається на старост, керівників виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів).
10.9. Загальний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян здійснює відділ звернень громадян в системі електронного документообігу.
10.10. Після виконання доручень, визначених у резолюціях керівництва за зверненнями громадян, старости, виконавчі органи міської ради, комунальні підприємства, організації (установи, заклади) готують проєкти відповідей авторам звернень.
10.11. В окремих випадках, за дорученням, вказаним в резолюції міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) надають відповіді на звернення громадян за власним підписом.
10.12. Звернення, в якому порушені питання не належать до повноважень виконавчих органів міської ради, в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення. Якщо порушені у зверненні питання частково належать до повноважень старост, виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів) – відповідь з питань у межах компетенції надається громадянину в установленому порядку, а щодо питань, які підлягають вирішенню в інших органах виконавчої влади, при наданні відповіді на звернення роз’яснюється порядок їх вирішення.
Організація особистого прийому
10.13. Особистий прийом громадян у Луцькій міській раді здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, старостами, керівниками виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств та організацій (установ, закладів).
10.14. Особистий прийом громадян керівництвом міської ради, її виконавчих органів та старостами здійснюється згідно з графіком, який затверджується рішенням виконавчого комітету, керівниками комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) – із графіками, затвердженими відповідними наказами.
10.15. Графік особистого прийому громадян розміщується на офіційному сайті міської ради, у приміщеннях, де здійснюють повноваження старости, у приміщеннях виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) в доступних для вільного огляду місцях, оприлюднюється через засоби масової інформації.
10.16. Особистий прийом громадян проводиться у час і в приміщеннях, передбачених затвердженим графіком прийому.
10.17. Попередній прийом громадян у міській раді в робочі дні проводиться працівниками відділу звернень громадян протягом робочого дня.
10.18. За відсутності з поважних причин посадової особи, яка повинна здійснювати особистий прийом, громадянам надаються вичерпні пояснення і пропонується зустріч з іншим керівником, до повноважень якого належить вирішення порушеного питання.
10.19. У разі відмови від такої зустрічі, громадянам пропонується залишити письмове звернення, яке подається на розгляд керівництву.
10.20. Особистий прийом міського голови проводиться тільки за попереднім записом та за умови розгляду питання, яке ставить громадянин, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
10.21. Попередній запис на особистий прийом здійснюється начальником відділу звернень громадян з понеділка по четвер та закінчується за два робочі дні до дати прийому. Запис проводиться у реєстраційно-контрольній картці системи електронного документообігу, яка заповнюється на підставі письмового чи усного звернення.
10.22. В реєстраційно-контрольній картці вказується:
- прізвище, ім’я та по батькові заявника, місце проживання, контактний телефон, соціальний стан;
- короткий зміст питання, що порушується у зверненні;
- чи звертався заявник до виконавчих органів міської ради, до повноважень яких належить вирішення питання, і результат розгляду цього питання, підтверджений відповідними письмовими документами.
10.23. Начальник відділу звернень громадян повідомляє заявнику про день і час особистого прийому міського голови, секретаря міської ради чи заступників міського голови.
10.24. Чисельність громадян, записаних на особистий прийом до керівника, визначається з врахуванням середньої тривалості прийому громадян та складності порушених питань і не має бути більшою за 30 осіб на один прийом.
10.25. Запис на прийом не проводиться за умови звернення:
- до однієї і тієї ж посадової особи того самого громадянина, якщо на попередньому прийомі порушені питання були вирішені по суті, або надано вичерпні роз’яснення;
- з питання оскарження рішення з порушенням терміну подання оскарження, визначеного статтею 17 Закону України «Про звернення громадян»;
- особи, визнаної судом недієздатною;
- у разі, якщо питання не належить до повноважень міської ради.
10.26. У разі повторного звернення громадянина працівниками відділу звернень громадян вивчаються матеріали справи щодо порушеного питання, з’ясовуються причини повторного звернення, надаються необхідні роз’яснення та можлива допомога.
10.27. Запис на повторний прийом до міського голови протягом календарного року може бути проведено, якщо питання, порушене у першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті (не задоволено, відмовлено у задоволенні), а заявнику не надано роз’яснень щодо порядку вирішення поставленого питання.
10.28. Спеціалісти відділу звернень громадян забезпечують добірку матеріалів з питань, що розглядатимуться на особистому прийомі у міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, для чого вони мають право запросити від відповідних виконавчих органів міської ради документи, необхідні для обґрунтованого розгляду звернення.
10.29. У разі потреби міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, які проводять особистий прийом громадян, начальником відділу звернень громадян до участі в особистому прийомі громадян запрошуються старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) до повноважень яких відноситься вирішення даного питання.
10.30. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких на представництво оформлені у встановленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.
10.31. Присутність представників засобів масової інформації під час проведення особистого прийому допускається лише за згоди заявників.
10.32. Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
10.33. Питання, з якими звертаються громадяни, по можливості вирішуються під час особистого прийому. Під час розгляду звернень міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови керуються законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і в межах своїх повноважень мають право прийняти відповідне рішення: задовольнити прохання; відмовити у задоволенні, проінформувавши заявника про причини відмови і порядок оскарження прийнятого рішення; надати усне роз’яснення по суті піднятих питань.
10.34. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, воно разом із додатками (матеріалами справи) направляється на розгляд виконавцю в системі електронного документообігу.
10.35. Звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструється та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових і усних звернень громадян у Луцькій міській раді в системі електронного документообігу.
10.36. Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
10.37. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), яким доручено розгляд звернення, зобов’язані в установлені законодавством терміни підготувати заявнику відповідь по суті питання за підписом особи, яка проводила особистий прийом, або, в разі розгляду звернення підприємством, організацією чи установою, незалежно від форм власності, інформувати ту посадову особу, доручення якої виконувалося.
Порядок проведення особистих виїзних прийомів громадян
10.38. Особисті виїзні прийоми громадян міським головою, секретарем міської ради та заступниками міського голови проводяться згідно з затвердженим графіком.
10.39. Дата та місце проведення виїзних прийомів на квартал складається працівниками відділу звернень громадян за пропозиціями міського голови, секретаря міської ради та заступників міського голови.
10.40. Працівники відділу звернень громадян організовують особистий виїзний прийом громадян, а саме:
- попереджують міського голову, секретаря міської ради, заступників міського голови про наступний виїзний прийом громадян з особистих питань (дату, час та місце проведення);
- інформують старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян;
- повідомляють управління інформаційної роботи про виїзний прийом для доведення інформації до мешканців міської територіальної громади через засоби масової інформації.
10.41. Старости, керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), де заплановано проведення особистого виїзного прийому громадян, виділяють приміщення та створюють необхідні умови для проведення прийому.
10.42. Працівники відділу звернень громадян забезпечують:
- організацію проведення виїзного прийому;
- реєстрацію, направлення звернень, поданих на особистому виїзному прийомі, старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), до повноважень яких відноситься вирішення порушених питань, контроль за дотриманням термінів їх розгляду та наданням відповідей заявникам.
Організація роботи відділу комунікацій “15-80”
10.43. Цілодобове оперативне реагування на телефонні звернення, пропозиції та скарги громадян, що стосуються життєдіяльності міської територіальної громади, реєстрацію телефонних дзвінків, звернень через сервіс Сіті-бот Назар та передачу їх для розгляду старостам, керівникам виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), забезпечують відповідальні чергові відділу комунікацій “15-80” департаменту “Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку”.
10.44. Відповідальний черговий відділу комунікацій “15-80” вимагає від виконавчих органів міської ради, старост, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) звітування щодо вирішення питань, піднятих у телефонних зверненнях громадян, забезпечує аналіз, узагальнення звернень, що надійшли протягом доби. Письмова інформація щодо кількості, змісту та стану виконання звернень подається міському голові, секретарю міської ради та заступникам міського голови.
10.45. У разі надходження повідомлень про надзвичайні ситуації фахівець здійснює оповіщення відповідальних виконавчих органів міської ради, служб цивільної оборони, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності і підпорядкування, з метою запобігання і оперативного реагування на надзвичайні ситуації техногенного та природного характеру.
10.46. За вказівкою міського голови проводить оповіщення сил швидкого реагування міста та населення про загрозу і виникнення надзвичайних ситуацій.
Особливості роботи відділу ведення Державного реєстру виборців зі зверненнями виборців
10.47. Заяви та запити виборців розглядаються відділом ведення Державного реєстру виборців у порядку та строки, визначені статтями 19-21 Закону України «Про Державний реєстр виборців».
10.48. Звернення в електронній формі надсилається виборцем із використанням мережі «Інтернет» за підписом, прирівняним до власноручного підпису згідно із Законом України «Про електронні довірчі послуги» (кваліфікований електронний підпис), шляхом заповнення виборцем форми з використанням відповідного електронного сервісу, розміщеного на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.
10.49. Звернення виборців в електронній формі обліковуються програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи «Державний реєстр виборців».
10.50. Подана в паперовій формі заява в день її надходження до відділу реєструється із застосуванням журнальної форми реєстрації документів відповідно до Інструкції з діловодства у Луцькій міській ради та обліковується програмними засобами автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи «Державний реєстр виборців».
11. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради
11.1. Кадрова робота спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування виконавчих органів міської ради висококваліфікованими і компетентними кадрами.
11.2. Координацію роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснює заступник міського голови, керуючий справами виконкому.
11.3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється:
- на посаду міського голови – шляхом обрання Луцькою міською територіальною громадою на основі загального, рівного, прямого виборчого права шляхом таємного голосування, в порядку, визначеному законом; строк повноважень міського голови, обраного на чергових місцевих виборах, визначається Конституцією України;
- на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання міською радою;
- на посади заступників міського голови – шляхом затвердження міською радою за пропозицією міського голови;
- на посаду старости – шляхом затвердження міською радою за пропозицією міського голови, що вноситься за результатами громадського обговорення (громадських слухань, зборів громадян, інших форм консультацій з громадськістю), проведеного у межах відповідного старостинського округу;
- на посади керівників та працівників виконавчих органів міської ради – шляхом призначення міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.
11.4. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноособово, а у випадках, передбачених законом, – за погодженням з відповідними органами виконавчої влади.
11.5. Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).
11.6. Інформація про вакантні посади та вимоги щодо них публікується у засобах масової інформації та на офіційному сайті міської ради. Конкурси на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування проводить конкурсна комісія з організації та проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування виконавчих органів Луцької міської ради. Рішення про призначення на посаду приймається міським головою на підставі пропозиції конкурсної комісії. Переможець конкурсу подає заяву на призначення не пізніше триденного терміну з дня прийняття такого рішення, погоджену керівником виконавчого органу, у який призначається особа, заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків) та завізовану міським головою. Управління персоналу готує проєкт розпорядження міського голови про призначення на посаду. Підписане розпорядження є підставою для подальшого оформлення документів особової справи та видачі службового посвідчення. Облік посадових осіб місцевого самоврядування ведеться за допомогою електронної локальної системи.
11.7. При звільненні з посади працівників виконавчих органів міської ради до управління персоналу подається особиста заява працівника, оформлена в електронному вигляді. Заява погоджується відповідно до розробленої форми та візується міським головою. В заяві також мають бути погодження керівників виконавчих органів чи відповідальних працівників, що засвідчують відсутність у працівника заборгованості перед виконавчим комітетом міської ради чи виконавчим органом міської ради.
11.8. На підставі заяви управління персоналу готує проєкт розпорядження міського голови про звільнення з посади.
11.9. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника, консультанта чи помічника міського голови без конкурсного відбору.
11.10. Прийом та звільнення технічних працівників та обслуговуючого персоналу здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.
11.11. На час відсутності (тривалої відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад), а також на період до завершення конкурсної процедури, для виконання їх обов’язків можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (надалі – договір). Особи, прийняті на роботу в органи місцевого самоврядування на умовах договору, не складають Присяги, їм не встановлюється ранг, період роботи на умовах строкового трудового договору не зараховується до стажу служби в органах місцевого самоврядування чи державної служби
11.12. Підставою для укладення договору є подання керівника виконавчого органу міської ради на ім’я міського голови. У поданні зазначається необхідність прийняття особи, посада на яку пропонується прийняти особу, та строки укладання договору. До подання додається резюме претендента на посаду. Договір укладається у трьох примірниках, що мають однакову юридичну силу і зберігаються у працівника, управлінні персоналу, бухгалтерії відповідного виконавчого органу міської ради. Договір укладається між міським головою та працівником.
11.13. Електронний проєкт договору готується виконавчим органом міської ради, у який приймається особа, погоджується заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), заступником міського голови, керуючим справами виконкому, керівником виконавчого органу міської ради, керівниками юридичного департаменту та управління персоналу, а також бухгалтером відповідного виконавчого органу чи начальником відділу обліку та звітності.
11.14. Договори реєструються та зберігаються в управлінні персоналу.
11.15. На підставі трудового договору та заяви претендента видається розпорядження міського голови, що є підставою для оформлення особової справи працівника.
11.16. Трудові книжки осіб, які працюють у виконавчих органах міської ради за трудовим договором, зберігаються в управлінні персоналу.
11.17. Договори з громадянами на використання їх праці можуть оформлюватися цивільно-правовим договором. Такі угоди застосовуються для виконання конкретної роботи, що спрямована на одержання результатів праці, і у разі досягнення цієї мети вважаються виконаними і дія їх припиняється.
11.18. Розпорядження про прийом на роботу на підставі договору на виконання робіт не видається та записи про періоди праці не заносяться до трудової книжки виконавця робіт.
11.19. Цивільно-правові договори укладаються між замовником та виконавцем робіт. Один примірник цивільно-правового договору зберігається у виконавця робіт, інший – у бухгалтерії відповідного виконавчого органу.
11.20. У випадку прийняття на роботу нового працівника керівник виконавчого органу або за його дорученням інша посадова особа місцевого самоврядування зобов’язані:
- роз’яснити працівникові його права і обов’язки, ознайомити під розписку з посадовою інструкцією, проінформувати про умови праці;
- ознайомити працівника під розписку з колективним договором та іншими документами, які регулюють питання діяльності міської ради і виконавчого органу;
- визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;
- проінструктувати працівника з техніки безпеки, охорони праці та протипожежної охорони.
11.21. Управління персоналу ознайомлює працівника з Попередженням про спеціальні обмеження, пов’язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, Етичним кодексом працівників виконавчих органів міської ради, Загальними правилами етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.
11.22. Прийняття на роботу керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), крім керівників закладів дошкільної, загальної середньої та позашкільної освіти, підприємств охорони здоров’я, закладів культури, здійснюється шляхом проведення конкурсного відбору на контрактній основі. Контракт укладається у двох примірниках. Електронний проєкт контракту готується відповідно до Інструкції з діловодства та погоджується заступником міського голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівником виконавчого органу міської ради – відповідальним органом управління, юридичним департаментом, департаментом фінансів, бюджету та аудиту, департаментом економічної політики. Контракти з керівниками підприємств реєструються та зберігаються в управлінні персоналу. Контракт та заява керівника підприємства, погоджена заступником міського голови є підставою для видання розпорядження міського голови про призначення на посаду.
11.23. Керівник підприємства не пізніше ніж за два місяці до закінчення терміну дії контракту, звітується на засіданні виконавчого комітету про фактичні результати фінансово-господарської діяльності та планові заходи з питань ефективності використання майна і прибутку комунального підприємства, організації (установи, закладу). Керівник відповідального органу управління міської ради за два місяці до закінчення терміну дії контракту подає міському голові подання з обґрунтованими пропозиціями щодо укладання, продовження чи припинення його дії. В разі необхідності до зазначеного подання додаються додаткові документи (акти, матеріали службового розслідування тощо).
11.24. Міський голова на підставі рішення виконавчого комітету та подання керівника відповідального органу управління протягом тижня приймає рішення про звільнення керівника або продовження терміну дії контракту шляхом укладення додаткової угоди. Не менш, ніж за два тижні до закінчення строку дії контракту управління персоналу доводить до відома керівника рішення міського голови.
11.25. Звільнення керівника підприємства здійснюються у встановленому законом порядку.
11.26. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) виконавчих органів міської ради, його конкретні завдання та обов'язки, права та відповідальність, а також взаємовідносини за посадою.
11.27. Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв'язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.
11.28. Посадові обов’язки працівників виконавчого органу міської ради складаються їх безпосереднім керівником й затверджуються розпорядженням міського голови.
11.29. Кожен працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі.
11.30. Громадяни України, які вперше приймаються (обираються) на службу в органи місцевого самоврядування, складають Присягу посадової особи місцевого самоврядування (далі – Присяга).
11.31. Присяга складається в урочистій обстановці у присутності керівника виконавчого органу, працівника управління персоналу (відповідно до розподілу обов’язків), колективу виконавчого органу, в якому працівник буде працювати.
11.32. Новообраний міський голова складає Присягу на сесії міської ради.
11.33. Після зачитування Присяги особа підписує її текст, який в подальшому зберігається в особовій справі.
11.34. Ранг міському голові та старості присвоюється рішенням міської ради в межах відповідної категорії посад.
11.35. Ранги, які відповідають посадам третьої – шостої категорії (за винятком рангів старості), присвоюються міським головою за поданням керівника виконавчого органу міської ради.
11.36. Ранги присвоюються відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації, результатів роботи.
11.37. Ранги присвоюються одночасно з обранням (прийняттям) на службу в органи місцевого самоврядування або обранням (призначенням) на вищу посаду. Надбавка за ранг (за наявності) у період випробувального строку виплачується відповідно до рангів, присвоєних за попереднім місцем роботи.
11.38. Особам, які призначаються на посаду в орган місцевого самоврядування і мають ранг державного службовця, присвоєний за попереднім місцем роботи, присвоюється ранг посадової особи місцевого самоврядування на рівні рангу державного службовця, якщо Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» не передбачено присвоєння вищого рангу посадової особи відповідно до займаної посади.
11.39. Черговий ранг присвоюється за умови, якщо посадова особа успішно відпрацювала на займаній посаді не менш як два роки.
11.40. За виконання особливо відповідальних завдань посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг достроково у межах відповідної категорії посад.
11.41. За сумлінну працю при виході на пенсію посадовій особі місцевого самоврядування може бути присвоєно черговий ранг поза межами відповідної категорії посад.
11.42. Посадова особа місцевого самоврядування може бути позбавлена присвоєного рангу лише за вироком суду.
11.43. Якщо посадова особа місцевого самоврядування обрана чи призначена на посаду нижчої категорії або залишила службу в органі місцевого самоврядування, за нею зберігається присвоєний ранг.
11.44. У трудовій книжці посадової особи місцевого самоврядування робиться запис про присвоєння, зміну чи позбавлення її відповідного рангу.
11.45. Кадровий резерв затверджується міським головою.
11.46. До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в органах місцевого самоврядування і мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її.
11.47. Кадровий резерв формується з:
- посадових осіб місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади;
- державних службовців, які бажають перейти на службу в органи місцевого самоврядування;
- спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників навчальних закладів відповідного профілю.
11.48. З метою оцінки ділових та професійних якостей, а також кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування посадові особи місцевого самоврядування один раз на 4 роки підлягають атестації.
11.49. Атестації не підлягають міський голова, секретар міської ради, працівники патронатної служби, особи, які перебувають на посаді менше одного року, молоді спеціалісти, вагітні жінки чи жінки, які працюють менше одного року після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною, особи, прийняті на посаду на визначений строк.
11.50. Атестаційна комісія створюється за розпорядженням міського голови. Головою атестаційної комісії призначається секретар міської ради.
11.51. Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації, брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування, оскаржувати, у разі незгоди, рішення атестаційної комісії міському голові протягом 10 днів з дня винесення її рішення або до суду.
11.52. За результатами атестації атестаційна комісія робить один з таких висновків: про відповідність займаній посаді; про відповідність займаній посаді за певних умов (здобуття освіти, проходження стажування, набуття відповідних навичок, підвищення кваліфікації тощо); про невідповідність займаній посаді.
11.53. Результати атестації мають рекомендаційний характер.
11.54. Відповідно до висновку атестаційна комісія пропонує міському голові:
- визнати посадову особу атестованою;
- призначити протягом року повторне атестування (за згодою посадової особи);
- зарахувати посадову особу до кадрового резерву або призначити її на вищу посаду;
- перевести посадову особу на іншу посаду, що відповідає її кваліфікації, або звільнити її з займаної посади.
11.55. Спори, що виникають у зв'язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.
11.56. Інші питання атестації посадових осіб регулюються положенням про проведення атестації, яке затверджується міським головою.
11.57. Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України, служба в органах місцевого самоврядування припиняється на підставі і в порядку, визначених законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», іншими законами України, у разі:
- порушення посадовою особою місцевого самоврядування Присяги;
- порушення умов реалізації права на службу в органах місцевого самоврядування;
- виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню на службі, чи недотримання вимог, пов'язаних із проходженням служби в органах місцевого самоврядування;
- досягнення посадовою особою місцевого самоврядування граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування.
11.58. Перевибори міського голови, зміна керівників органів місцевого самоврядування не є підставою для припинення служби посадовими особами виконавчих органів міської ради, крім працівників патронатної служби.
11.59. Повноваження міського голови припиняються відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
11.60. Направлення у відрядження керівників виконавчих органів міської ради, працівників апарату міської ради та виконавчого комітету міської ради здійснює міський голова. Підставою для відрядження є запрошення сторони, що приймає, і діяльність якої стосується діяльності виконавчого органу міської ради, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради чи заступника міського голови, яка з резолюцією міського голови надається в управління персоналу, не пізніше як за п’ять робочих днів, а в окремих (виняткових) випадках – не пізніше як за три робочі дні до відрядження.
У листах вказується потреба у виділенні службового автомобіля для участі у відповідних заходах, кошторис видатків, у разі вручення подарунків стороні, що приймає, та інформація про виконання обов’язків працівника на період відрядження
11.61. Визначення кількості днів відрядження для виплати добових та компенсації (у разі потреби) проводиться на підставі поданої в електронному вигляді заяви з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні. У випадку несвоєчасної подачі запрошення (виклику, доповідної записки) або заяви про компенсацію управління персоналу має право відмовити у відрядженні.
11.62. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає у письмовій або усній формі безпосередньому керівнику про виконання завдання та у триденний строк після прибуття з відрядження подає в управління персоналу міської ради звіт про виконання завдання на відрядження, а також протягом п’яти банківських днів подає авансовий звіт за встановленою формою у відділ обліку та звітності міської ради. На основі відповідних документів відділ обліку та звітності в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов'язані з перебуванням у відрядженні.
11.63. У разі відрядження з метою участі у навчанні працівник подає в управління персоналу сертифікат чи інший підтверджуючий документ про підвищення кваліфікації.
11.64. Щорічні відпустки надаються згідно з графіком, який затверджується міським головою щороку до 15 січня. Відпустка оформляється на підставі електронної заяви з усіма необхідними погодженнями, яка подається на ім'я міського голови в управління персоналу не пізніше, ніж за два тижні до початку відпустки, а в окремих (виняткових) випадках, не пізніше, ніж за три дні до початку такої відпустки. Відпустка оформляється розпорядженням міського голови. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює управління персоналу.
11.65. Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється згідно з розпорядженням міського голови за погодженням з керівниками виконавчих органів міської ради.
11.66. Керівники комунальних підприємств, організацій (установ, закладів) визначають час і порядок використання своєї щорічної відпустки (час початку, поділу на частини тощо) за погодженням з міським головою.
11.67. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, може проводитись їх стажування терміном до двох місяців.
11.68. Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи відповідного виконавчого органу міської ради, де має відбутися стажування. При цьому керівник виконавчого органу подає службову записку на ім’я міського голови, у разі стажування на керівній посаді, а на посаді спеціаліста – на ім’я заступника міського голови, керуючого справами виконкому, в якій зазначається необхідність проведення такого стажування, посада, на якій пропонується пройти стажування, та терміни проходження стажування. До службової записки додається резюме кандидата на стажування. В разі прийняття міським головою позитивного рішення стажист подає електронну форму заяви, погоджену керівником виконавчого органу, в якому буде проходити стажування. Для осіб, які працюють на час стажування в установах міста, необхідна письмова згода керівника установи.
11.69. Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформляються розпорядженням міського голови.
11.70. Особа, яка не є посадовою особою місцевого самоврядування чи державним службовцем, після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку. При цьому їй надається перевага над особами, які беруть участь у такому конкурсі, але не проходили стажування.
11.71. Посадова особа місцевого самоврядування або державний службовець після успішного закінчення стажування можуть бути переведені на службу в органи місцевого самоврядування за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або зараховані до кадрового резерву посадових осіб місцевого самоврядування.
11.72. Під час проходження стажування працівник повинен дотримуватись правил внутрішнього трудового розпорядку. На період стажування у виконавчому органі міської ради за стажистом закріплюється посадова особа місцевого самоврядування, відповідальна за стажування.
11.73. Зміст стажування визначається індивідуальним планом, що затверджується керівником виконавчого органу, де проводиться стажування. Стажист за час проходження стажування повинен виконати індивідуальний план стажування та після його закінчення подати доповідну записку про результати стажування міському голові, у разі стажування на керівній посаді, або заступнику міського голови, керуючому справами виконкому, у разі стажування на посаді спеціаліста, а за основним місцем роботи – стислий звіт. Керівник виконавчого органу, в якому проводилося стажування, готує висновки щодо можливості використання стажиста на службі в органах місцевого самоврядування.
11.74. 3 метою оволодіння студентами сучасних методів та форм організації на базі одержаних у вищому навчальному закладі знань, професійних умінь та навичок з управлінської діяльності на підставі договору, укладеного відповідно до Положення про проведення практики студентів вищих навчальних закладів України, проводиться практика студентів у виконавчих органах міської ради.
11.75. Вищий навчальний заклад не пізніше як за тиждень до початку практики надсилає на ім’я міського голови лист-направлення на практику студентів, де зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, курс, спеціальність та терміни проходження практики.
11.76. Зарахування на практику (терміни та виконавчий орган міської ради, в якому проходитиме практика, призначення керівника практики) оформляються розпорядженням міського голови.
11.77. В останній день практики студент зобов’язаний подати в управління персоналу міської ради звіт про виконання програми практики, висновки та пропозиції за результатами ïї проходження. Керівник практики готує характеристику на студента у вищий навчальний заклад та надає міському голові відгук про результати виконання програми практики на бланку виконавчого органу. Відгуки для аналізу та зберігання передаються в управління персоналу.
11.78. Відзначення та нагородження працівників виконавчих органів міської ради, колективів, окремих громадян за бездоганну працю, високі трудові досягнення, професійну майстерність, успіхи в реалізації програм економічного та соціального розвитку Луцької міської територіальної громади, активну благодійну, громадську та політичну діяльність, роботу по вихованню підростаючого покоління, значний внесок у розвиток культури, мистецтва, науки, освіти, спорту та охорони здоров’я, місцевого самоврядування, міжнародного співробітництва, за мужність і відвагу, виявлені при порятунку людей та матеріальних цінностей, забезпечення законності, прав і свобод громадян здійснюється відповідно до положень про Почесну грамоту міської ради, про відзнаки міського голови, про присвоєння звання «Почесний громадянин Луцької міської територіальної громади». Право подання клопотання про відзначення та нагородження надається міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови, заступникам міського голови, заступнику міського голови, керуючому справами виконкому, керівникам депутатських фракцій та комісій, керівникам виконавчих органів міської ради, виконавчої влади, державних установ, правоохоронних органів, підрозділів Збройних сил України, підприємств, організацій (установ, закладів), різних форм власності, громадським організаціям, профспілкам, творчим спілкам.
11.79. Виконавчий орган міської ради, до відання, якого належить певна галузь, забезпечує:
- дотримання строків подання клопотань через систему електронного документообігу щодо відзначення (відповідно до Положення про відзнаки міського голови не пізніше, ніж за 20 днів до дати вручення відзнаки, та відповідно до Положення про Почесну грамоту міської ради – за місяць до дати нагородження Почесною грамотою Луцької міської ради) з обов’язковим наданням характеристики на особу або довідки про колектив;
- надання ідентифікаційних кодів осіб, яких пропонується відзначити, відділу обліку та звітності;
- узгодження з міським головою, заступником міського голови, відповідно до розподілу обов’язків, місця, дати та години проведення заходу, сценарного плану;
- інформування осіб, яких запропоновано відзначити, про годину, дату та місце проведення урочистого заходу, їх реєстрацію на заході.
11.80. Проєкти вітальних адресів готуються виконавчими органами міської ради відповідно до галузевого спрямування та не пізніше як за 5 днів до вручення погоджуються заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
11.81. Колективам та окремим особам, відзначеним Почесною грамотою міського голови, Подякою міського голови, Вітальним адресом міського голови може вручатись грошова винагорода або цінний подарунок. Цінний подарунок може вручатись окремо.
11.82. Управління персоналу готує розпорядження міського голови про відзначення осіб та надає нагородні матеріали відповідному виконавчому органу міської ради для вручення на урочистому заході; веде облік осіб, підприємств, установ та організацій, яких було нагороджено. Про вручення відзнак вноситься запис до трудової книжки нагородженого працівника за місцем основної роботи.
11.83. Господарсько-технічний відділ замовляє та здійснює доставку квітів на захід.
11.84. Керівники виконавчих органів міської ради створюють умови для навчання і підвищення кваліфікації працівників. Посадові особи місцевого самоврядування підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах тощо. Згідно з окремим планом проводиться внутрішнє навчання працівників виконавчих органів міської ради. План навчання готує управління персоналу за пропозиціями виконавчих органів міської ради.
12. Порядок підготовки і проведення нарад
12.1. З метою розгляду важливих поточних питань життєдіяльності міської територіальної громади, обговорення повсякденних проблем та пошуку шляхів їх вирішення, аналізу розгляду звернень громадян, що надходять у відділ комунікацій “15-80”, міський голова щомісяця проводить розширені наради за участю секретаря міської ради, заступників міського голови, старост, керівників комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), а також керівників окремих місцевих органів виконавчої влади, підприємств та організацій.
12.2. Розширені наради проводяться кожний перший вівторок місяця о 09.00 в залі засідань міської ради.
12.3. У разі зміни дати або години проведення наради організаційний відділ міської ради не пізніше понеділка, що передує нараді, інформує її учасників.
12.4. В умовах карантину, надзвичайних ситуацій та/або надзвичайного стану такі наради можуть проводитися в режимі відеоконференції/аудіо конференцій (дистанційна нарада).
12.5. Загальна організація щомісячної розширеної наради у міського голови покладається на заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
12.6. Підготовка списку учасників наради, їх реєстрація, розміщення у залі, формування порядку проведення наради покладається на організаційний відділ міської ради.
12.7. Перед нарадою проводиться реєстрація учасників. Список присутніх подається міському голові перед початком наради.
12.8. Керівник, який з об’єктивних причин не може бути присутнім на нараді, делегує участь заступникові (іншій посадовій особі).
12.9. Схема розміщення постійних учасників розширеної наради у залі засідань затверджується міським головою.
12.10. На щомісячну розширену нараду за вказівкою міського голови для розгляду окремих питань можуть додатково запрошуватись керівники інших підприємств, установ, організацій міської територіальної громади, працівники виконавчих органів міської ради, депутати міської ради та ін.
12.11. Організаційний відділ за дорученням заступника міського голови, керуючого справами виконкому готує порядок проведення щомісячної розширеної наради.
12.12. На нараді серед інших обов’язково заслуховується питання про розгляд звернень громадян, що надійшли у відділ комунікацій “15-80” за попередній період.
Крім цього, заслуховуються питання про поточний стан бюджету міської територіальної громади, благоустрій та проблеми житлово-комунального господарства.
Інші питання розглядаються за необхідності, актуальності чи нагальності.
12.13. Старости, керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, організацій (установ, закладів), які готують інформацію для розгляду на щомісячній розширеній нараді, повинні не пізніше 12.00 понеділка, що передує нараді, подати в організаційний відділ довідку, що відображає суть питання, його аналіз та пропозиції щодо покращення стану справ, а також список осіб, яких доцільно запросити до участі у нараді. Обсяг вищезазначеної інформаційної довідки не повинен перевищувати 2 аркушів формату А4. Довідка повинна містити основні акценти з питання, що розглядається.
12.14. Зібрані матеріали щомісячної розширеної наради організаційний відділ подає міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови.
12.15. Основна інформація доповідача може супроводжуватись відеоматеріалом. Відеоматеріал подається управлінню інформаційно-комунікаційних технологій не пізніше 08.30 у день наради.
12.16. Регламент проведення щомісячної розширеної наради встановлюється міським головою.
12.17. Організаційний відділ веде, оформлює, узгоджує із заступником міського голови, керуючим справами виконкому, подає на підпис міському голові, зберігає протоколи щомісячних розширених нарад, надсилає копії протоколів старостам, виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам, закладам міської територіальної громади – виконавцям доручень, а також здійснює контроль за виконанням протокольних доручень.
12.18. Щокварталу до 5 числа місяця, наступного за звітним кварталом, старости, керівники виконавчих органів, підприємств, установ, закладів міської територіальної громади – виконавці доручень, подають організаційному відділу інформацію про виконання протокольних доручень, встановлених міським головою на нарадах.
Організаційний відділ до 10 числа місяця, наступного за звітним кварталом, узагальнену інформацію про виконання протокольних доручень надає міському голові.
12.19. Управління інформаційної роботи проводить акредитацію журналістів для участі у щомісячних розширених нарадах.
12.20. Матеріально-технічне забезпечення та підготовка залу засідань для проведення нарад покладається на господарсько-технічний відділ та управління інформаційно-комунікаційних технологій.
12.21. Організація дистанційних щомісячних розширених нарад та технічне забезпечення покладаються на організаційний відділ та управління інформаційно-комунікаційних технологій.
12.22. Відповідно до розподілу обов’язків секретар міської ради, заступники міського голови можуть скликати наради для встановлення завдань, організації та проведення відповідних заходів, оперативного контролю за виконанням планів роботи.
12.23. Організація такої наради, оповіщення її учасників, формування плану проведення та контроль за виконанням встановлених завдань покладається на підрозділ, що відповідає за підготовку наради.
12.24. У разі необхідності, за вказівкою секретаря міської ради, заступника міського голови, може вестись протокол наради.
12.25. Протокол наради оформляється відповідно до Інструкції з діловодства та підписується головуючим.
12.26. Керівники виконавчих органів міської ради у встановлені дні проводять наради з працівниками підпорядкованих їм структур з питань основної діяльності виконавчого органу, планування та результатів роботи, дотримання трудової дисципліни тощо.
12.27. Визначений керівником працівник виконавчого органу, в разі необхідності, веде протокол наради. Протокол оформляється та зберігається у виконавчому органі відповідно до Інструкції з діловодства та Номенклатури справ.
13. Організація діяльності робочих органів, що утворюються виконкомом та міським головою
13.1. Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконавчих органів міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проєктів рішень, програм економічного, соціального і культурного розвитку міської територіальної громади, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).
13.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань, включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів міської ради, а також депутати міської ради, члени виконавчого комітету, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.
13.3. Члени виконавчого комітету, які не є членами робочого органу, мають право брати участь у засіданні з правом дорадчого голосу.
13.4. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.
13.5. Засідання робочого органу скликаються його головою.
13.6. Порядок денний засідання робочого органу формується його секретарем.
13.7. З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.
13.8. Керівники виконавчих органів, відповідальні за підготовку проєкту рішення виконавчого комітету, яке попередньо розглядається на засіданні робочого органу, повідомляють, не пізніше ніж за один робочий день, членів виконавчого комітету про порядок денний, час та місце засідання робочого органу (комісії, комітету, координаційної ради, робочої групи тощо).
13.9. Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.
13.10. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням про робочий орган.
13.11. Засідання робочого органу проводить його голова. У разі, коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або особа, яка забезпечує здійснення повноважень робочого органу.
13.12. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.
14. Висвітлення діяльності виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради
14.1. Оперативне інформування громадськості про діяльність виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради здійснюється через офіційний сайт Луцької міської ради та оприлюднення інформаційних матеріалів у засобах масової інформації.
14.2. З метою відкритості та прозорості управління інформаційної роботи забезпечує взаємодію виконавчого комітету і виконавчих органів міської ради із засобами масової інформації; організовує висвітлення актуальних питань соціально-економічного і суспільно-політичного життя міської територіальної громади.
14.3. Керівники виконавчих органів міської ради та старости:
- з метою анонсування подій та подальшого їх висвітлення у засобах масової інформації подають необхідні матеріали в управління інформаційної роботи за добу до запланованого заходу для розміщення їх на офіційному сайті міської ради;
- для оперативного розміщення новин на офіційному сайті міської ради після проведення заходу подають в управління інформаційної роботи повну, змістовну та об’єктивну інформацію обсягом не більше однієї сторінки формату А4;
- для оприлюднення матеріалів у друкованих засобах масової інформації надають їх в управління інформаційної роботи в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до виходу газети;
- готують проєкти вітальних адресів з нагоди державних і професійних свят та подають їх в управління інформаційної роботи в електронному та друкованому вигляді не пізніше як за три дні до святкової дати.
14.4. Виконавчі органи міської ради відповідно до Положення про офіційний сайт Луцької міської ради, затвердженого розпорядженням міського голови, розміщують на офіційному сайті інформацію про діяльність Луцької міської ради та її виконавчого комітету, а також ухвалені міською радою та виконавчим комітетом рішення та розпорядження міського голови, що підлягають оприлюдненню відповідно до чинного законодавства.
14.5. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» виконавчі органи міської ради на офіційному сайті зобов’язані розміщувати звіти про роботу виконавчого органу.
15. Організація роботи в локальній комп'ютерній мережі та актуалізація офіційного сайту Луцької міської ради
15.1. За організацію роботи в локальній комп’ютерній мережі відповідає управління інформаційно-комунікаційних технологій.
15.2. Кожний виконавчий орган має свою папку у розподіленому мережевому ресурсі (\\192.168.50.8\public\назва виконавчого органу), яка призначена для збереження загальної для всіх інформації та є засобом внутрішньої комунікації для передачі документів і забезпечує розміщення і постійну актуалізацію та знищення інформації відповідно до розподілу ресурсів та компетенції відповідних виконавчих органів міської ради.
15.3. Система електронного документообігу – сукупність програмно-технічних засобів, призначених для автоматизованого виконання завдань щодо організації роботи з електронними документами в діловодстві міської ради.
15.4. За збереження інформації на локальному комп’ютері відповідає користувач цього комп’ютера.
15.5. Технічний супровід офіційного сайту Луцької міської ради здійснює управління інформаційно-комунікаційних технологій (співпраця з розробником сайту, підтримка користувачів, надання права доступу, створення нових розділів, надання консультацій).
15.6. Технічний супровід системи електронного документообігу в міській раді та його програмно-апаратне забезпечення, відповідальність за збереженість документів та сформованих справ, формування структури електронних довідників у системі електронного документообігу покладаються на управління інформаційно-комунікаційних технологій міської ради і відділ адміністрування та інформаційно-аналітичних технологій департаменту «Центр надання адміністративних послуг у місті Луцьку».
15.7. Забезпечення захисту інформації, що обробляється в системі електронного документообігу міської ради, покладається на управління інформаційно-комунікаційних технологій.
15.8. Виконавчі органи міської ради забезпечують:
- актуальність, достовірність та оновлення публічної інформації, що підлягає оприлюдненню у формі відкритих даних, з визначеною періодичністю оновлення інформації та у відповідних форматах, згідно з рекомендаціями для оприлюднення наборів відкритих даних та Переліком набору даних, затвердженим розпорядженням міського голови;
- розміщення та оновлення інформації, що стосується їх діяльності.
15.9. Управління інформаційно-комунікаційних технологій контролює, координує оприлюднення відкритих даних та забезпечує подальше їх оновлення на офіційному сайті міської ради та на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних.
15.10. Щосуботи з 14.00 до 18.00 проводяться профілактичні роботи на сервері міської ради, у цей період можливе відключення мережевих ресурсів.
16. Забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання
16.1. Відповідно до розподілу обов’язків між міським головою, заступниками міського голови та секретарем міської ради велика та мала гербові печатки виконкому знаходяться у заступника міського голови, керуючого справами виконкому. На час відсутності заступника міського голови, керуючого справами виконкому гербові печатки передаються особі, яка його заміщує.
16.2. Великою гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.
Гербовими печатками виконкому №№ 1–5 засвідчуються підписи старост на документах, передбачених чинним законодавством.
16.3. Малою гербовою печаткою виконкому засвідчуються підписи міського голови, його заступників на посвідченнях членів виконавчого комітету міської ради, службових посвідченнях працівників виконавчих органів міської ради, на посвідченнях, виданих окремим громадянам на підставі рішень виконкому (про право на пільговий проїзд тощо), а також в інших випадках, передбачених чинним законодавством.
16.4. Печатка міста Луцька, яка призначена для неофіційного використання (скріплення відзнак, вітальних листів тощо) знаходиться у заступника міського голови, керуючого справами виконкому.
16.5. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Зразки печаток та кутових штампів виконавчих органів міської ради погоджуються із заступником міського голови, керуючим справами виконкому та виготовлюються самостійно виконавчим органом.
16.6. Виготовлення та ведення обліку гербових печаток виконкому, а також печаток та штампів з найменуванням установи, що використовуються для здійснення повноважень посадовими особами виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, та старостами забезпечує господарсько-технічний відділ у встановленому порядку.
16.7. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.10.2016 № 736. Відповідальність за зберігання та правильне використання печаток, штампів несуть особи, в посадових інструкціях яких про це зазначено.
16.8. Перевірка обліку печаток, штампів та дотримання правил їх зберігання у виконавчих органах міської ради здійснюється комісією у складі, що затверджується розпорядженням міського голови.
16.9. Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, заступниками міського голови, старостами.
16.10. Документи, складені на бланку Луцького міського голови, підписуються міським головою або виконувачем його повноважень.
17. Організація використання робочого часу, режим роботи, матеріально-технічне забезпечення
17.1. В усіх виконавчих органах міської ради, незалежно від місця їх розташування, встановлюється єдиний режим роботи:
- з понеділка по четвер з 08.30 до 17.30;
- у п'ятницю з 08.30 до 16.15;
- обідня перерва з 13.00 до 13.45.
17.2. Для обліку часу працівників, що працюють за змінним графіком роботи, застосовується дотримання норми тривалості робочого часу при 40-годинному робочому тижні.
17.3. У міській раді ведеться електронний облік робочого часу працівників. При відлученні працівника у робочий час робиться про це запис у відповідному журналі.
17.4. Під час виконання службових обов’язків працівники виконавчих органів міської ради, перебуваючи в службових приміщеннях міської ради, повинні мати при собі посвідчення-ідентифікатори особи, виготовлені за встановленим зразком.
17.5. В адміністративному приміщенні виконавчого комітету міської ради діють Правила пропускного режиму та система контролю і управління доступом (СКУД), відповідно до затвердженого порядку її роботи та використання.
17.6. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, а також реалізація заходів щодо утримання в належному стані адміністративних приміщень міської ради та їх комунікацій, забезпечення дотримання в них норм санітарно-гігієнічних вимог та безпеки працівників і відвідувачів, охорона та збереження матеріальних цінностей здійснюється господарсько-технічним відділом.
17.7. Забезпечення виконавчих органів міської ради, що не є юридичними особами, оргтехнікою, засобами та комунікаціями зв’язку здійснюється управлінням інформаційно-комунікаційних технологій.
17.8. В адміністративних приміщеннях міської ради діє система відеонагляду.
17.9. Робочі кімнати, розташовані в адміністративних приміщеннях міської ради, у яких зберігаються документи основної діяльності міської ради та виконавчого комітету, значні матеріальні цінності, на неробочий період здаються під охорону. В разі відсутності технічних засобів охорони двері вказаних приміщень опечатуються.
17.10. Працівники несуть відповідальність за збереження та належне використання службового майна та інших матеріальних цінностей.
18. Особливості врегулювання конфлікту інтересів в діяльності осіб, які входять до складу виконавчого комітету
18.1. У разі виникнення реального чи потенційного конфлікту інтересів під час участі у засіданні виконавчого комітету у особи, яка входить до його складу, вона публічно самостійно повідомляє про нього та не бере участі у розгляді, підготовці та прийнятті відповідного рішення виконавчим комітетом.
18.2. Повідомлення про конфлікт інтересів здійснюється під час засідання виконавчого комітету до початку розгляду питання, у вирішенні якого є приватний інтерес. Інформація про таке повідомлення обов’язково вноситься до протоколу засідання виконавчого комітету.
18.3. Про наявність у особи, що входить до складу виконавчого комітету, конфлікту інтересів може повідомити також будь-який інший член виконавчого комітету, або учасник засідання, якого безпосередньо стосується питання, що розглядається, про що вноситься відповідний запис до протоколу засідання виконавчого комітету.
18.4. Якщо неучасть особи, що входить до складу виконавчого комітету, у прийнятті рішення призведе до втрати правомочності цього органу, особа, у якої наявний конфлікт інтересів, бере участь у прийнятті виконавчим комітетом рішення, за умови публічного самостійного повідомлення про конфлікт інтересів під час засідання цього органу.
Загальний відділ 777 943